档案馆制度设计规范

PAGE档案馆制度设计规范一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度设计规范。（二）适用范围本规范适用于本公司/组织内各部门形成的各类档案的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：实行档案集中统一管理，明确各部门在档案管理中的职责，确保档案管理工作的有序进行。3.完整准确原则：保证档案的内容完整、准确，能够真实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅和利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织的档案管理制度和工作规范。2.负责接收、整理、保管和统计本公司/组织的各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、数字化处理等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁到期档案。5.开展档案业务培训和指导工作，提高各部门档案管理人员的业务水平。6.参与公司/组织的重大活动和项目，提供档案支持和服务。7.开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供参考依据。（二）部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整和准确。2.按照公司/组织的档案管理制度和工作规范，对本部门的档案进行分类、编号、装订等处理。3.建立本部门档案台账，记录档案的收集、整理、保管、查阅和利用等情况。4.定期向档案馆移交本部门的档案，办理档案移交手续。5.协助档案馆开展档案业务培训和指导工作，提高本部门档案管理人员的业务水平。6.遵守档案安全保密制度，确保本部门档案的安全。（三）档案形成部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的形成和管理工作，确保档案的及时收集和整理。2.按照公司/组织的档案管理制度和工作规范，对本部门形成的档案进行分类、编号、装订等处理。3.建立本部门档案台账，记录档案的形成、收集、整理、保管、查阅和利用等情况。4.定期向本部门档案管理员移交档案，办理档案移交手续。5.遵守档案安全保密制度，确保本部门档案的安全。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并定期向本部门档案管理员移交。2.档案收集范围包括但不限于以下内容：文书档案：包括各类公文、报告、请示、批复、通知、会议纪要等。科技档案：包括科研项目、工程设计、技术方案、产品图纸等。人事档案：包括员工的个人简历、学历证书、职称证书、劳动合同、考核记录等。财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。业务档案：包括市场营销、客户服务、项目管理、合同管理等方面的档案。3.档案收集应遵循以下原则：全面性原则：确保收集的档案能够全面反映公司/组织的各项活动和历史面貌。及时性原则：及时收集档案，避免档案的散失和遗漏。准确性原则：保证收集的档案内容真实、准确，符合档案管理的要求。（二）档案整理1.档案管理员应按照档案管理的要求，对收集到的档案进行整理。2.档案整理的主要内容包括：分类：根据档案的形成部门、时间、内容等因素，对档案进行分类。编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于档案的管理和查阅。装订：对零散的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案查询。3.档案整理应遵循以下原则：系统性原则：按照档案的内在联系和规律，进行科学分类和整理，建立健全档案检索体系。规范性原则：严格按照档案管理的标准和规范进行整理，确保档案的质量。实用性原则：整理后的档案应便于查阅和利用，提高档案管理的效率。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案保管场所，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。3.档案保管场所应配备必要的设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号的顺序进行存放，便于查阅和管理。2.对于重要的档案和珍贵的档案，应采取特殊的保管方式，如专柜存放、数字化备份等。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和质量。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般职能活动和历史面貌的，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应长期保管。长期保管期限一般为30年。短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部职能活动和历史面貌的，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应短期保管。短期保管期限一般为10年。3.档案管理员应定期对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案馆查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应严格遵守保密制度，未经批准不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.外部单位查阅档案，应提前与公司/组织相关部门联系，提交查阅申请，经公司/组织分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应有公司/组织相关人员陪同，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，提交档案馆。2.档案馆工作人员根据查阅申请表，查找并提供相关档案。3.查阅人员在档案馆指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案馆。4.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案馆，办理档案归还手续。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案馆办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。3.复制档案应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制数量等信息，经所在部门负责人批准后，到档案馆办理复制手续。复制档案应按照规定收取复制费用。4.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，利用人员应及时报告档案馆，并承担相应的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.档案鉴定工作小组由档案馆工作人员、相关部门负责人和专业技术人员组成。（二）鉴定标准1.根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定标准应包括档案的内容、价值、保管期限等方面的要求。（三）鉴定程序1.档案管理员定期对档案进行清查，将拟鉴定的档案清单提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组根据档案鉴定标准，对拟鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作小组对鉴定意见进行集体讨论，形成鉴定结论。4.对已到保管期限且无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，经公司/组织分管领导批准后，进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。2.档案销毁方式包括焚烧、粉碎等。3.档案销毁时，应填写《档案销毁登记表》，记录档案销毁的时间、地点、内容、数量等信息。4.档案销毁登记表应一式两份，一份由档案馆留存，一份由监销人员签字后存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，为公司/组织的各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将纸质档案转化为电子档案。2.档案管理系统建设：建立档案管理系统，实现档案的分类、编号、编目、存储、检索、利用等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作。（2）扫描：使用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，生成电子图像。图像处理：对扫描生成的数据进行去污、裁剪、纠偏、拼接等图像处理，提高图像质量。数据录入：将图像处理后的档案信息录入档案管理系统，建立档案数据库。2.档案利用流程：用户申请：用户通过档案管理系统提交档案查阅、借阅、复制等申请。权限审核：档案馆工作人员对用户申请进行权限审