部队资料室制度规范

PAGE部队资料室制度规范一、总则（一）目的为加强部队资料室的管理，确保资料的完整、准确、安全和有效利用，提高部队的信息化建设水平和战斗力，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于部队各级资料室的管理工作，包括资料的收集、整理、存储、借阅、使用、维护和销毁等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和军队相关规章制度，确保资料室管理工作合法合规。2.安全保密原则：强化资料的安全保密意识，采取有效措施防止资料泄露、丢失和损坏。3.科学管理原则：运用科学的管理方法和技术手段，提高资料室管理的效率和质量。4.服务保障原则：以服务部队建设和官兵需求为宗旨，充分发挥资料室的信息资源优势。二、资料收集（一）收集范围1.军事理论资料：包括军事战略、战役战术、军事技术等方面的书籍、期刊、研究报告等。2.军事法规资料：国家和军队颁布的各类军事法律法规、条令条例、规章制度等。3.作战训练资料：部队作战、训练计划、方案、总结，以及相关的教材、教案、课件等。4.装备技术资料：武器装备的技术性能、操作规程、维护保养手册等。5.政治工作资料：思想政治教育教材、政治工作经验材料、党团组织建设资料等。6.后勤保障资料：后勤管理、物资供应、医疗卫生等方面的资料。7.其他相关资料：与部队建设有关的国内外军事动态、学术研究成果、历史资料等。（二）收集渠道1.上级下发：及时收集上级机关印发的各类文件、资料。2.内部采编：组织部队内部人员撰写、整理相关资料。3.购买订阅：根据需要购买军事书籍、期刊、数据库等资料。4.交换共享：与友邻部队、院校、科研机构等进行资料交换和共享。5.网络下载：从合法的军事网站、数据库等平台下载相关资料，但要确保资料来源可靠、合法。（三）收集要求1.及时准确：密切关注资料的更新动态，及时收集各类资料，确保资料的时效性和准确性。2.全面系统：收集资料要涵盖部队建设的各个方面，形成完整的资料体系。3.分类整理：对收集到的资料进行初步分类，便于后续的整理和存储。三、资料整理（一）分类标准1.按照军事学科分类：如军事理论、军事历史、军事技术、军事法规等。2.按照资料类型分类：如图书、期刊、文件、报告、数据库等。3.按照部队业务分类：如作战训练、政治工作、后勤保障等。（二）整理方法1.编号登记：对每份资料进行编号，并建立详细的登记台账，记录资料的名称、来源、日期、保管期限等信息。2.编目建卡：编制资料目录，制作资料卡片，注明资料的基本信息和存放位置，方便查找和使用。3.装订归档：对纸质资料进行装订，按照分类标准进行归档存放，同时建立电子档案，实现纸质档案和电子档案的同步管理。（三）整理要求1.规范统一：严格按照分类标准和整理方法进行整理，确保资料整理的规范性和一致性。2.清晰准确：资料编号、登记、编目等信息要清晰准确，便于查询和使用。3.定期更新：根据资料的变动情况，及时对整理后的资料进行更新和调整。四、资料存储（一）存储环境1.资料室应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件，温度、湿度应符合相关标准要求。2.配备必要的存储设备，如书架、文件柜、保险柜、光盘柜、服务器等，确保资料存放安全、有序。（二）存储方式1.纸质资料应分类存放在书架或文件柜中，按照编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子资料应存储在服务器或存储设备中，建立合理的文件夹结构，按照分类标准进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.重要资料应进行加密存储，并分别存储在不同的存储介质和地点，以提高数据的安全性。（三）存储管理1.建立资料存储管理制度，明确存储管理人员的职责和权限，定期对资料存储情况进行检查和盘点。2.对存储设备进行定期维护和保养，确保设备正常运行，防止因设备故障导致资料损坏或丢失。3.严格控制资料存储场所的人员进出，非授权人员不得进入资料室，防止资料被盗或泄露。五、资料借阅（一）借阅范围1.本部队官兵因工作需要，可借阅资料室的相关资料。2.外单位因军事交流、合作等需要，经批准后可借阅部分资料。（二）借阅流程1.填写借阅申请表：借阅人员需填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.审批：由资料室负责人或相关领导对借阅申请进行审批，批准后方可借阅。3.借阅登记：借阅人员凭审批后的申请表到资料室办理借阅登记手续，领取资料。4.归还：借阅人员应在规定的归还日期前归还资料，资料室管理人员要对归还的资料进行检查，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行处理。（三）借阅要求1.严格遵守借阅审批制度，未经批准不得擅自借阅资料。2.借阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、圈划、污损，不得转借他人。3.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应提前办理续借手续。六、资料使用（一）使用范围资料的使用应严格限定在与部队建设和官兵工作、学习相关的范围内，不得用于其他非军事目的。（二）使用方式1.查阅：借阅人员可在资料室内查阅资料，如需复印、扫描等，应经资料室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。2.引用：在撰写报告、论文、教案等材料时，如需引用资料室的资料，应注明资料来源，确保引用的准确性和合法性。（三）使用要求1.资料使用人员应严格遵守资料的保密规定，不得泄露资料内容。2.使用资料时应尊重知识产权，不得抄袭、剽窃他人成果。3.资料使用完毕后，应及时归还资料室，不得私自留存。七、资料维护（一）日常维护1.资料室管理人员应定期对资料进行整理、清点和检查，确保资料的存放位置准确、资料完好无损。2.对纸质资料进行除尘、防潮、防虫等处理，对电子资料进行病毒查杀、数据备份等维护工作。（二）损坏修复1.发现资料有损坏时，应及时进行修复或复制。对于一般性损坏，可由资料室管理人员自行修复；对于较为严重的损坏，应联系专业人员进行修复。2.修复后的资料应进行重新整理和归档，确保资料的完整性和可用性。（三）版本更新1.关注资料的版本更新情况，及时获取新版资料，并对旧版资料进行标识和处理。2.对于已过时或不再适用的资料，应按照规定进行清理和销毁。八、资料销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的资料。2.因保密期限已过、内容涉密不再适用等原因需要销毁的资料。3.经鉴定确认为无效或错误的资料。（二）销毁流程1.鉴定：由资料室管理人员会同相关业务部门对拟销毁的资料进行鉴定，确定是否符合销毁条件。2.审批：经鉴定符合销毁条件的资料，填写《资料销毁申请表》，报资料室负责人或相关领导审批。3.销毁实施：审批通过后，由专人负责对资料进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，确保资料无法恢复。4.销毁记录：对资料销毁的时间、地点、方式、数量等进行详细记录，并存档备查。（三）销毁要求1.严格按照销毁审批制度进行操作，未经批准不得擅自销毁资料。2.销毁过程要确保安全，防止发生火灾、泄密等事故。3.销毁记录应长期保存，以备查阅。九、监督检查（一）检查内容1.资料室管理制度的执行情况，包括资料收集、整理、存储、借阅、使用、维护和销毁等环节。2.资料的完整性、准确性和安全性，是否存在资料丢失、损坏、泄密等问题。3.资料室管理人员的工作情况，是否履行职责、遵守规定。（二）检查方式1.定期检查：资料室负责人定期对资料室管理工作进行全面检查，每月至少检查一次。2.不定期抽查：相关业务部门或领导不定期对资料室进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对资料室管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，加强管理力度。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，