行政公文写作规范模板企业

行政公文写作规范模板企业通用一、适用范围与典型应用场景本规范模板适用于企业内部各类行政公文的拟制、审核与发布，涵盖日常管理、工作部署、信息报送、跨部门协作、对外沟通等场景。具体包括但不限于：内部工作部署：如年度工作计划、专项任务通知、会议安排等；请示与汇报：如向上级单位请求指示、汇报项目进展或专项工作成果；跨部门协作：如联合行动函、资源协调申请等；对外沟通：如合作邀请函、业务咨询回复等；制度与规范：如管理办法、实施细则等。二、公文拟制全流程操作指南（一）明确发文目的与受众确定核心目标：清晰界定公文要解决的具体问题、传达的信息或达成的效果（如“通知各部门2024年春节放假安排”“向总部汇报Q3销售业绩”）。分析受众特征：区分内部受众（各部门、员工）与外部受众（合作单位、监管机构），明确受众的认知水平、关注点及需求，保证内容针对性（如对基层员工的通知需简洁明了，对上级的汇报需重点突出成果与数据）。（二）收集资料与梳理信息资料收集：根据发文目的，收集相关依据文件（如上级政策、公司制度）、数据支撑（如报表、案例）、背景信息（如项目背景、会议纪要）等，保证内容真实、准确。信息梳理：对收集的资料进行分类整理，提炼核心要点，逻辑化组织信息（如按“背景-现状-问题-建议-要求”结构梳理工作汇报内容）。（三）拟写公文初稿规范标题格式：采用“发文机关+事由+文种”三要素结构（如“公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”），标题应简洁明了，不超过30字。主送机关明确：顶格书写，指公文的主要受理机关（如“各部门、各子公司”“市市场监督管理局”），多个机关用顿号分隔，统称机关用“各有关单位”。结构清晰：开头：说明发文依据、目的或背景（如“为贯彻落实《市企业安全生产管理办法》（安监〔2023〕12号），保证公司生产安全，现就有关事项通知”）；主体：分条列项阐述具体内容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等层级序号，每条内容单一，逻辑连贯（如通知类公文需包含“事项、要求、时间、责任人”等要素）；结尾：根据文种使用规范结束语（如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，函用“专此函复”）。附件标注：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.2024年度安全生产检查表”），附件名称后不加标点。（四）审核与修改初审（拟稿部门自查）：检查内容完整性（是否涵盖核心要素）、逻辑性（条理是否清晰）、格式规范性（标题、主送机关、序号等是否符合要求）、语言准确性（有无错别字、歧义表述）。复审（相关会签部门审核）：涉及跨部门内容的，需送相关部门会签（如财务类公文送财务部审核，人事类公文送人力资源部审核），保证内容无冲突、可执行。终审（分管领导/签发人审批）：由分管领导或授权的签发人审核，重点把关政策合规性、内容权威性、发文必要性，审核通过后签字确认（签发人姓名用“某某”代替，如“签发人：某某”）。（五）定稿排版与发布格式排版：页面设置：A4纸张，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅，字体用仿宋GB2312，字号一般用三号（标题可二号加粗，三号，附件说明三号）。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），右空四字编排。文号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成（如“公司办〔2024〕8号”），年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如“01”应为“1”）。发布归档：内部公文：通过OA系统、内部邮件或公告栏发布，同步抄送相关部门存档；外部公文：加盖公司公章（骑年盖月），通过快递、正式函件或指定平台送达，留存发送凭证与回执。三、通用公文要素规范模板表要素类别必备要素说明示例标题发文机关+事由+文种，简洁明确《公司关于2024年春季员工培训计划的通知》文号发文机关代字+年份+顺序号（年份用六角括号）公司人资〔2024〕5号主送机关顶格书写，明确公文受理对象各部门、各子公司开头说明发文依据、目的或背景“为提升员工专业技能，适应公司业务发展需求，根据2024年度培训计划安排，现就春季员工培训有关事项通知”主体分条列项阐述核心内容，层级清晰（一、（一）1.（1））“一、培训时间：2024年4月10日至4月20日；（一）培训对象：全体在职员工；1.培训内容：岗位技能、公司制度、安全生产。”附件如有附件，标注“附件：”及附件名称附件：2024年春季员工培训课程安排表发文机关全称或规范化简称公司成文日期阿拉伯数字标明年、月、日2024年3月20日印章内部公文加盖部门章，外部公文加盖公司公章（骑年盖月）（此处为公章位置示例）四、公文拟制常见问题与规避要点（一）内容规范性问题问题：表述模糊（如“尽快完成”“适当调整”）、数据不准确、政策依据缺失。规避：使用具体量化表述（如“3月31日前完成”“调整幅度不超过5%”），数据需经核实无误，引用政策需标注文号及全称（如“依据《公司考勤管理办法》（办〔2023〕6号）第十二条”）。（二）格式标准化问题问题：标题缺少文种（如“公司2024年度工作计划”未明确“通知”或“报告”）、主送机关顶格缩混用、文号年份用方括号“[]”、成文日期用汉字“二〇二四年”。规避：严格按“三要素”拟写标题，主送机关顶格书写，文号年份用六角括号“〔〕”，成文日期用阿拉伯数字“2024年”。（三）语言表达问题问题：口语化（如“大家注意一下”“这事得赶紧办”）、歧义表述（如“部分员工反映”未明确比例）、滥用简称（如“人资部”未规范为“人力资源部”）。规避：使用公文常用语（如“请”“特此通知”“现就有关事项明确如下”），避免歧义（如“30%员工反映”），首次出现用全称并标注简称（如“人力资源部（以下简称‘人资部’）”）。（四）流程合规性问题问题：未经审核直接发布、跨部门内容未会签、外部公文未盖章。规避：严格执行“拟稿-初审-复审-终审”流程，涉及多部门内容提前会签，外