沟通协作会议记录表

一、适用工作场景本工具适用于企业内部各类需要规范记录、明确责任、跟进进展的沟通协作会议，包括但不限于：部门周例会、月度工作总结会、跨部门项目推进会、专项问题研讨会、阶段性目标对齐会等。通过统一记录格式，保证会议信息传递准确、决策落地有据、待办事项可追溯，提升团队协作效率。二、会议记录填写流程（一）会前准备工作明确会议核心目标：会议发起人需提前确认会议目的（如同步进展、解决问题、决策事项等），并告知记录人重点记录方向。收集基础信息：记录人提前获取会议基本信息，包括会议名称、时间、地点（或线上会议）、参会人员名单（含主持人、核心发言角色）、会议议程（如有）。准备记录工具：提前熟悉本模板表格，可准备电子版（如Excel、在线文档）或纸质版，保证能快速记录关键内容。（二）会中实时记录要点基础信息完整录入：会议开始后，第一时间填写“会议名称”“会议编号”（如有）、“日期时间”“地点”“主持人”“记录人”等固定信息，核对参会人员名单，标注缺席人员及原因（如“请假：**——因出差”）。按议程顺序记录讨论内容：针对“会议议程”中的每个议题，记录核心发言人的主要观点（如“**（市场部）：建议Q3重点推广华东区域，目前调研显示该区域用户增长潜力达20%”）；记录争议点及不同意见（如“**（技术部）：担心华东区域服务器负载能力，需扩容评估”）；关键数据、结论需准确记录（如“会议决定：Q3推广预算暂定50万，由市场部**牵头，技术部配合3日内完成服务器扩容评估”）。聚焦决议与待办事项：“决议事项”需明确最终结论（避免模糊表述，如“同意”而非“可以考虑”）；“待办事项”需细化至具体任务、负责人（如“**——运营部”）、截止时间（如“2023年X月X日前”），保证可执行、可跟进。（三）会后整理与确认信息核对与补充：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（如有）、笔记及参会人员反馈，补充遗漏信息，保证内容完整、表述清晰。审阅与修订：将整理后的会议记录发送给主持人及核心参会人员审阅，根据反馈修改后定稿（如“经**（主持人）确认，决议事项最终调整为……”）。规范命名与存档：定稿后的会议记录按“会议名称-日期-版本号”格式命名（如“2023年Q3市场规划会-0715-v1.0”），电子版存至共享文件夹（如“公司文件-会议记录-2023年”），纸质版交由行政部门统一归档。（四）分发与跟进及时分发：定稿后24小时内，将会议记录发送至所有参会人员及相关协作部门，并抄送部门负责人及存档部门。待办事项跟踪：记录人需在截止日前3天提醒负责人，并在会后一周内汇总待办事项完成情况，形成“会议待办跟进表”，同步至项目群或相关负责人。三、标准化会议记录模板表格会议基本信息会议名称（例：2023年第三季度销售目标推进会）会议编号（按公司规则填写，如“XY-MT-202307-001”）日期时间年月日时分至时分会议地点/线上（例：总部301会议室/腾讯会议：XXX-XXXX-XXXX）主持人**记录人**参会人员（含部门）*（销售部）、（产品部）、（运营部）、*（财务部）等缺席人员及原因*（技术部）：因客户现场支持；*（市场部）：事假会议议程与讨论内容议题一：Q3销售目标分解及资源支持需求发言人：**（销售部）主要观点：1.目标分解：华东区30万、华南区25万、华北区20万；2.需产品部提供竞品分析报告，支持客户谈判。发言人：**（产品部）回应：竞品报告已初稿，预计8月5日前提交完整版。议题二：新客户签约流程优化发言人：**（运营部）问题：当前合同审批需5个部门，平均耗时7天，影响客户签约体验。讨论结论：建议将审批环节压缩至3个，由销售部初审、法务部终审，运营部跟进流程落地。决议事项1.Q3销售目标按华东30万、华南25万、华北20万执行，由销售部**负责分解至个人；2.产品部**牵头，8月5日前提交新竞品分析报告（含竞品定价、功能对比）；3.运营部**负责优化客户签约流程，8月10日前提交简化版审批SOP，同步至各部门培训。待办事项清单任务描述负责人销售部Q3目标分解至个人**（销售部）提交新竞品分析报告**（产品部）优化客户签约流程并提交SOP**（运营部）其他信息附件清单1.Q3销售目标分解表；2.竞品分析报告（初稿）审阅人签字主持人：__________记录人：__________备注（如：下次会议时间暂定8月15日14:00，地点：线上）四、填写要点与注意事项及时性优先：会议记录需在会后24小时内完成初稿，48小时内定稿并分发，避免信息遗忘或细节模糊。客观中立原则：记录时需忠实还原会议内容，不添加个人观点或情绪化表述，对争议性内容需同时记录多方意见（如“*建议A方案，*认为B方案更优，双方未达成一致”）。待办事项颗粒化：任务描述需具体（避免“推进XX工作”），明确唯一负责人及可量化的截止时间，避免责任模糊。敏感信息处理：涉及公司机密、未公开决策或个人隐私的内容，需标注“内部保密”，并严格控制分发范围。版本管理规范：若会议记录需多次修订，需更新