企业控制手册与操作流程

企业内部控制手册与操作流程前言本手册旨在规范企业内部运营管理，防范各类风险，保证资产安全、财务信息真实完整及经营合规性。手册基于《企业内部控制基本规范》及配套指引，结合企业实际业务场景制定，适用于企业各部门及全体员工，是日常内控工作的操作指引。一、采购付款业务流程（一）操作指引需求提出与审批业务部门根据生产经营需要，填写《采购申请单》，注明物品名称、规格、数量、预估单价、用途及预算金额，部门负责人*审核签字。金额在[具体金额，如5万元]以下的，由采购部经理审批；金额超过[具体金额]的，需提交分管副总审批，重大项目需总经理*审批。供应商选择与合同签订采购部根据审批通过的《采购申请单》，通过招标、比价或定向采购方式选择供应商（至少3家比价，形成《供应商比价记录表》）。确定供应商后，采购部与供应商签订《采购合同》，明确质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款，法务部审核合同合规性，总经理签字盖章。订单下达与验收采购部根据《采购合同》向供应商下达《采购订单》，同步发送至仓库部。货物送达后，仓库部对照《采购订单》和《采购合同》进行数量清点和质量检验，填写《入库验收单》，验收人*签字确认；如需质检部门协助，需附《质检报告》。发票审核与付款审批供应商开具合规原始凭证（如增值税发票），采购部核对发票信息与《入库验收单》《采购合同》一致性，填写《发票审核单》。财务部审核发票真伪、金额及税务合规性，确认无误后，根据合同约定付款条件，填写《付款审批单》，附《采购合同》《入库验收单》《发票审核单》，按审批权限逐级报批（如：财务经理→分管副总→总经理*）。资金支付与账务处理财务部根据审批通过的《付款审批单》，通过银行转账或电汇方式支付款项，保留付款凭证。会计人员根据《付款审批单》《发票》《入库验收单》等原始凭证，进行账务处理，登记应付账款及存货明细账。（二）表单模板表1-1采购申请单申请部门申请日期物品名称规格型号单位需求数量预估单价预估金额用途说明部门负责人签字采购部意见财务部审核审批结果表1-2入库验收单验收单号验收日期供应商名称物品名称规格型号单位应收数量实收数量验收结果（合格/不合格）验收人仓管员签字质检员意见采购部确认（三）风险提示需求虚报风险：严控需求审批，避免超预算或虚假采购；供应商选择风险：建立供应商准入和评估机制，保证供应商资质合规；验收不严风险：严格执行验收流程，杜绝不合格产品入库；重复付款风险：财务部需核对已付账款，避免同一笔业务重复支付。二、销售收款业务流程（一）操作指引客户开发与信用评估销售部开发新客户时，需收集客户营业执照、征信报告等资料，填写《客户信用评估表》，评估客户信用等级（A/B/C类），由销售部经理和财务部共同审核确定。信用等级决定客户信用额度（如A类≤50万元，B类≤20万元）和账期（如A类30天，B类15天）。合同签订与订单处理销售部与客户签订《销售合同》，明确产品名称、数量、单价、交货方式、付款期限及违约责任，法务部审核合同，总经理签字盖章。合同签订后，销售部制作《销售订单》，发送至生产部（或仓库部）及财务部，作为生产、发货和收款依据。发货与出库仓库部根据《销售订单》备货，填写《出库单》，注明订单号、客户名称、物品名称、数量等，发货人和仓管员签字确认。发货后，销售部及时通知客户物流信息，要求客户签收并反馈《签收单》。开票与应收管理财务部根据《销售订单》和《签收单》，开具增值税发票，销售部将发票送达客户，并确认客户签收记录。财务部建立《应收账款台账》，定期跟踪客户付款进度，对超信用期未付款客户，由销售部发送《催款通知书》，必要时上报分管领导*处理。收款与账务处理客户付款后，财务部核对收款金额与《应收账款台账》一致性，确认无误后，核销应收账款，并开具《收款收据》。会计人员根据银行回单、《销售合同》《签收单》等凭证，进行账务处理，登记主营业务收入及应收账款明细账。（二）表单模板表2-1客户信用评估表客户名称统一社会信用代码注册资本主营业务联系人联系方式征信等级信用额度账期评估人审核人审批人表2-2应收账款台账日期客户名称合同号发票号应收金额已收金额余额账龄负责人（三）风险提示客户信用风险：严格客户信用评估，避免向高风险客户赊销；发货与合同不符风险：保证发货信息与《销售合同》一致，避免纠纷；应收账款坏账风险：定期对账，及时催收，长期无法收回的按规定计提坏账准备；开票错误风险：财务部复核发票信息，避免因开票错误导致客户拒付。三、费用报销业务流程（一）操作指引费用发生与票据收集员工因公发生费用时，需取得合规原始凭证（如定额发票、行程单、费用明细单等），凭证上需注明费用发生事由、日期、金额及经办人签字。差旅费报销需附《差旅审批单》，注明出差事由、地点、时间、交通工具及预算标准，部门负责人*审批。报销单填写与部门审核员工填写《费用报销单》，将原始凭证按类型分类粘贴，注明报销金额、费用归属部门及预算项目，经办人*签字确认。部门负责人审核报销单的真实性、合规性及预算符合性，签字后提交财务部。财务部审核与审批财务部审核原始凭证的合规性（如发票真伪、抬头是否为企业全称、费用是否在预算范围内）、报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额）。审核通过后，按审批权限报批（如：金额≤5000元，财务经理审批；5000元＜金额≤2万元，分管副总审批；金额＞2万元，总经理*审批）。付款与账务处理审批通过后，财务部通过银行转账方式支付报销款项，或以备用金形式发放，员工签字确认收款。会计人员根据《费用报销单》及原始凭证，登记费用明细账，保证费用归属准确。（二）表单模板表3-1费用报销单报销部门报销人报销日期费用类型（差旅/办公/招待等）预算项目报销金额预算余额费用明细（附票据）：部门负责人签字财务审核审批结果（三）风险提示虚假报销风险：加强原始凭证审核，杜绝伪造票据或虚报费用；超标准报销风险：严格执行费用报销标准，超部分需特别审批；预算超支风险：费用报销需控制在预算范围内，避免无预算支出；审批流程不规范风险：保证报销单经各级负责人审批签字，避免越权审批。四、固定资产管理流程（一）操作指引购置申请与审批各部门因工作需要购置固定资产，填写《固定资产购置申请单》，注明资产名称、规格、数量、预估金额、资金来源及使用人，部门负责人*审核。金额在[具体金额，如10万元]以下的，由行政部和财务部联合审批；超过[具体金额]的，需提交总经理*审批。采购与验收行政部根据审批通过的《固定资产购置申请单》，通过采购流程购置资产（参照“采购付款业务流程”）。资产送达后，行政部、使用部门及财务部共同验收，核对资产型号、数量、质量，填写《固定资产验收单》，三方签字确认，资产贴上固定资产标签。登记与建卡财务部根据《固定资产验收单》，建立《固定资产台账》，记录资产名称、编号、规格、购置日期、原值、使用部门、使用人、折旧年限等信息，并录入固定资产管理系统。行政部为资产建立《固定资产卡片》，注明资产编号、存放地点、责任人等信息，定期更新。维护与盘点使用部门负责资产的日常维护，如故障需及时报修，行政部协调维修并记录《固定资产维修台账》。财务部会同行政部、使用部门每季度进行固定资产盘点，核对账实一致性，盘盈、盘亏或毁损资产需填写《固定资产盘点报告表》，查明原因并报总经理*审批后处理。处置与转移固定资产报废、出售或转移时，使用部门填写《固定资产处置申请单》，注明处置原因、数量、原值等，经行政部和财务部审核，总经理*审批后处置。处置收入需及时入账，财务部更新《固定资产台账》和卡片信息。（二）表单模板表4-1固定资产台账资产编号资产名称规格型号使用部门使用人购置日期原值累计折旧净值存放地点表4-2固定资产盘点报告表盘点日期盘点部门盘点人资产编号账面数量实盘数量盘盈/盘亏原因说明处理意见（三）风险提示资产购置重复风险：建立固定资产共享机制，避免闲置浪费；验收不严风险：多方验收保证资产质量，防止不合格资产入库；资产流失风险：定期盘点，明确责任人，杜绝私自处置或挪用；账实不符风险：及时更新台账信息，保证资产变动及时入账。五、合同管理流程（一）操作指引合同起草与评审业务部门根据合作需求，起草合同文本，明确合同主体、标的、权利义务、违约责任等核心条款，部门负责人*审核。法务部对合同合法性、合规性及完整性进行评审，提出修改意见，业务部门根据意见修订后，形成合同终稿。审批与签署合同终稿按审批权限逐级报批（如：金额≤10万元，业务部门负责人→法务部→财务部→分管副总；金额＞10万元，需总经理*审批）。审批通过后，法定代表人或授权代理人签署合同，加盖企业公章及合同专用章，合同文本至少一式两份，业务部门、财务部各执一份。履行与跟踪业务部门负责合同履行，按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），并跟踪对方履约情况，填写《合同履行记录表》。财务部根据合同约定收款或付款，核对履约进度与款项支付的一致性。归档与查询合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本、审批文件、履行记录等资料整理归档，移交档案管理部门*保管。档案管理部门建立《合同档案台账》，便于查阅和审计，档案保管期限按公司档案管理规定执行。（二）表单模板表5-1合同审批表合同名称合同编号合同金额签约对方业务部门起草人法务部意见财务部意见分管副总意见表5-2合同履行记录表合同编号履行阶段履行内容履行日期对方确认经办人（三）风险提示合同条款风险：法务部严格评审条款，避免歧义或法律漏洞；审批越权风险：严格执行审批权限，避免未经审批签署合同；履行不当风险：业务部门全程跟踪履约，及时处理违约情况；档案丢失风险：规范合同归档流程，保证档案完整、可追溯。六、内部审计监督流程（一）操作指引审计计划制定内部审计部每年初根据企业战略目标及风险状况，制定《年度内部审计计划》，明确审计项目、时间安排、审计范围及人员分工，报总经理审批。专项审计根据实际需求临时立项，由分管领导*审批后实施。审计实施与取证审计组根据审计计划，编制《审计实施方案》，确定审计方法及步骤。通过查阅资料、现场观察、访谈员工等方式获取审计证据，编制《审计工作底稿》，记录审计过程及发觉问题。报告与整改审计完成后，审计组出具《审计报告》，提出问题及整改建议，报送被审计部门及管理层。被审计部门在规定期限内（如15个工作日）提交《整改计划》，明确整改措施、责任人及完成时间；审计组跟踪整改进度，验证整改效果。资料归档审计项目结束后，审计部将审计计划、实施方案、工作底稿、审计报告、整改资料等整理归档，建立《审计档案台账》。（二）表单模板表6-1审计发觉问题整改跟踪表问题编号审计报告编号问题描述整改措施责任部门