采购流程管理与执行标准

采购流程管理与执行标准工具模板一、适用范围与场景本工具模板适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的日常采购活动管理，覆盖生产物资、办公用品、服务外包、设备采购等多类型需求。具体场景包括：部门常规物资补采、新项目专项采购、紧急零星采购、年度框架协议采购等，旨在通过标准化流程规范采购行为，提升效率、控制风险。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与审批责任主体：需求部门、部门负责人、采购部、财务部、管理层操作内容：需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，经部门负责人初审签字。预算审核：采购部汇总采购申请，提交财务部审核预算合理性（重点核查是否超年度预算、预算科目是否匹配），财务部需在1个工作日内反馈审核意见。分级审批：根据采购金额及类型，履行相应审批权限：金额≤5000元：需求部门负责人→采购部负责人审批；5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部负责人→财务部负责人审批；金额＞5万元：需求部门负责人→采购部负责人→财务部负责人→总经理（或分管副总）审批。输出成果：审批通过的《采购申请单》（原件留存采购部，复印件反馈需求部门）。（二）供应商寻源与评估责任主体：采购部、需求部门、质检部（如需）操作内容：寻源方式：根据采购物品/服务特性，选择合适寻源方式：标准化物资（如办公用品）：优先从《合格供应商名录》中选择，或通过电商平台比价；非标准化物资/服务：采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判或单一来源采购（仅限独家产品/紧急情况，需附特殊说明）。供应商资质审核：对候选供应商进行资质审查，包括营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、过往合作业绩、质量体系认证等，保证供应商具备合法经营资质。综合评估：组织需求部门、质检部（如需）从价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度进行评分（评分表见“关键环节表单模板”），选择综合最优供应商。输出成果：《供应商评估表》《比价/招标记录表》。（三）采购订单与确认责任主体：采购部、供应商操作内容：订单编制：采购部根据审批通过的《采购申请单》及确定的供应商信息，编制《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。订单审批：采购订单经采购部负责人审核（金额＞5万元需总经理审批）后，加盖采购专用章。订单确认：采购部将《采购订单》正式版发送供应商，要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回复），双方对订单信息达成一致。输出成果：双方确认的《采购订单》（原件一式两份，采购部与供应商各执一份）。（四）订单执行与交付责任主体：供应商、采购部、需求部门操作内容：交付跟踪：供应商按订单约定时间交付货物/提供服务，采购部提前1-2个工作日与需求部门确认接收准备情况（如仓储空间、人员安排等）。到货验收：数量核对：需求部门与供应商共同现场清点货物数量，确认与订单一致；质量检验：质检部（或需求部门专业人员）依据订单约定的质量标准进行检验（如外观检查、功能测试、文件资料审核等），填写《到货验收单》；异常处理：若数量不符或质量不合格，采购部需在24小时内联系供应商协商退换货或补货事宜，相关记录留存备查。输出成果：《到货验收单》（需需求部门、供应商签字确认，原件留存采购部）。（五）入库与付款结算责任主体：仓储部、采购部、财务部操作内容：入库管理：验收合格的货物，由仓储部办理入库手续，填写《入库单》，注明货物信息、入库数量、验收单号等，并同步更新库存台账。发票核对：供应商根据交付情况开具合规发票（发票抬头、税号等信息需与公司一致），采购部在收到发票后3个工作日内与《采购订单》《到货验收单》《入库单》进行“四单匹配”核对，保证信息一致、金额无误。付款审批：核对无误后，采购部填写《付款申请单》，附发票、订单、验收单、入库单等凭证，按审批权限（同需求审批层级）提交审批。资金支付：财务部收到审批通过的《付款申请单》后，按公司财务制度安排付款（如银行转账、承兑汇票等），付款完成后将支付凭证反馈采购部。输出成果：《入库单》《付款申请单》、支付凭证、发票。三、关键环节表单模板（一）采购申请单申请部门申请日期采购编号申请人联系方式需求日期采购物品/服务名称规格型号/服务内容单位预算金额（元）资金来源□年度预算□专项预算□其他用途说明（可附页）部门负责人意见：签字：日期：采购部审核意见：签字：日期：财务部审核意见（如需）：签字：日期：管理层审批意见（如需）：签字：日期：（二）供应商评估表供应商名称评估日期采购项目名称评估维度评分标准（满分100分）得分价格（30分）报价≤预算且最低得30分，每高1%扣2分质量（30分）历史合作合格率≥95%得30分，每低5%扣5分交期（20分）按时交付得20分，延迟1-3天扣5分，＞3天扣10分服务（15分）售后响应及时性、问题解决效率，优15分，良10分，差5分资质（5分）资证齐全且有效得5分，缺失1项扣2分综合得分评估结论：□推荐合作□备选□淘汰评估人：需求部门签字：采购部签字：日期：（三）到货验收单采购订单编号验收日期验收地点供应商名称车牌号（如送货）联系人物品名称规格型号单位质量检验情况（可附检验报告）：□合格□不合格（不合格原因说明：）需求部门验收人：供应商签字：日期：采购部确认：签字：日期：（四）付款申请单供应商名称付款日期采购订单编号付款金额（大写）：小写：¥付款方式□银行转账□承兑汇票□其他付款事由：□货款□服务费□预付款□尾款附单据：□发票□订单□验收单□入库单□合同（如需）采购部意见：签字：日期：财务部审核：签字：日期：管理层审批（如需）：签字：日期：四、执行要点与风险提示（一）流程衔接要点需求与预算联动：无预算或超预算需求需提前提交预算调整申请，审批通过后方可启动采购流程，避免预算外支出。供应商动态管理：建立《合格供应商名录》，每半年对供应商合作表现（质量、交期、服务）进行复评，不合格供应商及时清退，优秀供应商纳入长期合作名单。单据完整性：每个环节需留存书面表单（电子单据需打印签字盖章），保证“采购申请-订单-验收-入库-付款”全流程单据闭环，便于追溯审计。（二）关键风险防控需求描述模糊：需求部门需明确物品/服务的具体参数（如规格、材质、技术标准），避免因描述不清导致采购偏差或供应商理解差异。供应商选择不规范：严禁未经评估直接指定供应商，紧急采购（如生产突发故障需立即备件）需事后补充评估记录，保证采购合规。验收标准不统一：大宗或复杂采购需提前与供应商约定书面验收标准（如国标行标、技术协议），验收时需多方参与（需求、采购、质检），避免“一言堂”。付款依据缺失：未完成“四单匹配”或验收不合格的，财务部有权拒绝付款，防范资金风险。（三）特殊情况处理紧急采购：因