企业建设项目档案规范管理办法

企业建设项目档案规范管理办法第一章总则为规范企业建设项目档案管理，确保项目档案完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在项目建设、运维及企业发展中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》等法律法规，结合企业实际制定本办法。本办法适用于企业投资建设的新建、改建、扩建、技术改造等各类建设项目（含涉密项目）的档案管理工作，覆盖项目全生命周期（前期论证、建设期、竣工及后期运维）。建设项目档案管理遵循“统一领导、分级管理、全程管控、规范有序”原则，实行项目法人负责制，确保档案工作与项目建设“三同步”（同步规划、同步实施、同步验收）。第二章归档范围（一）项目前期文件涵盖项目立项至开工前形成的文件，包括但不限于：立项申报及批复、可行性研究报告（含评审意见）、项目建议书及批复；环境影响评价、节能评估、安全预评价报告及批复；建设用地规划许可、项目选址意见书、土地权属证明及征用文件；勘察设计招标、设计合同及初步设计（含批复）文件。（二）项目建设期文件按参建单位及专业分类，核心文件包括：1.设计文件：施工图设计（含建筑、结构、机电等专业）、设计变更通知、技术交底记录；2.施工管理文件：施工许可证、施工组织设计（含审批）、开工/复工报告、施工日志、质量检验评定记录；3.监理文件：监理规划、监理月报、质量/安全整改通知及回复、工程质量评估报告；4.设备与材料文件：设备采购合同（含技术协议）、开箱检验记录、材料出厂合格证及进场验收报告；5.施工技术文件：地基处理记录、隐蔽工程验收单、分部分项工程验收记录、施工试验报告（如混凝土试块、钢结构探伤等）。（三）竣工及验收文件竣工文件：竣工图（含全套专业图纸、变更标注）、竣工结算报告、竣工决算审计文件；验收文件：竣工验收申请及批复、竣工验收会议纪要、消防/环保/人防等专项验收文件、竣工验收备案表。（四）后期运维文件包括项目运维手册、设备维护保养记录、故障维修台账、技术改造方案及验收文件、项目后评价报告等。第三章整理与归档要求（一）文件收集实行“谁形成、谁负责”原则：建设单位统筹协调，定期检查参建单位（设计、施工、监理等）的收集进度；参建单位明确专人负责，确保文件“应归尽归”（含纸质、电子文件及声像资料）。（二）文件整理1.分类与编号：按“项目阶段-专业-文件类型”分类（如“前期-规划-批复文件”），编号规则为“项目代码+阶段代码+顺序号”（例：XM-QQ-001），确保唯一性。2.装订与编目：纸质文件去除金属物，采用线装/胶装；电子文件转换为通用格式（PDF、CAD、DOC等）。每份文件编制《卷内文件目录》，注明题名、日期、页数、责任人。（三）组卷与归档1.组卷原则：按“建设程序、专业特点、问题性质”组卷，保持文件逻辑关联（如同一分部工程的施工、验收文件归为一卷）。2.归档时间：建设期文件随工程进度同步归档，竣工文件在验收前完成，运维文件按年度/事件周期归档。建设单位应在项目验收后[X]个月内完成最终归档。3.移交手续：移交时签署《档案移交清单》，明确数量、质量；电子档案附《电子档案登记表》（含载体、格式、密级等）。第四章保管与利用（一）保管条件档案场所需“六防”（防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘），配备温湿度调控、消防、安防设施；纸质档案存专用档案柜，电子档案定期备份（至少双份，异地存储），存储介质防磁、防震。（二）检索与编研建立信息化检索体系，编制《项目档案总目录》《电子档案检索手册》，利用档案管理软件实现快速查询；定期编研档案（如《项目关键节点文件汇编》《运维案例库》），为企业决策、技术传承提供支撑。（三）利用管理1.内部利用：填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，在阅览室查阅；借阅纸质档案需按期归还，确保完整。2.外部利用：外单位需持介绍信及证件，经分管领导批准后，在指定场所查阅（原则上不借阅纸质档案，可提供加盖专用章的复印件）。3.保密管理：涉密档案严格执行保密制度，借阅、复制需履行审批手续，严禁擅自传播。第五章责任与考核（一）职责分工建设单位：统筹档案管理，制定制度、协调参建单位、组织档案验收；参建单位：按要求收集、整理本单位文件，及时移交，配合验收；档案部门：负责接收、保管、利用，指导业务培训。（二）考核与奖惩将档案管理纳入部门及个人绩效考核，对工作突出的单位/个人予以表彰；对未按要求归档、档案丢失损坏、违规利用的行为，视情节给予批评教育、扣减绩效，涉嫌违法的移交司法机关。