器材保管员制度规范

PAGE器材保管员制度规范一、总则（一）目的为加强公司器材管理，确保器材的安全、完整和有效使用，特制定本制度规范。本制度适用于公司内所有器材的保管工作，旨在明确器材保管员的职责、规范器材的出入库流程、保障器材的存储环境以及监督器材的使用情况，以提高公司器材管理水平，降低运营成本，保障各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司内所有器材的保管工作，包括但不限于生产设备、办公设备、工具、仪器仪表、备品备件等各类器材。（三）基本原则1.安全第一原则：确保器材的存储和使用安全，防止发生安全事故。2.分类管理原则：根据器材的性质、用途、规格等进行分类存放，便于管理和查找。3.账物相符原则：建立准确的器材账目，确保账物一致，定期进行盘点核对。4.先进先出原则：在器材发放和使用时，遵循先进先出的原则，保证器材的质量。二、器材保管员职责（一）入库管理职责1.负责对入库器材进行验收，检查器材的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同或相关标准要求。2.对验收合格的器材，及时办理入库手续，填写入库单，详细记录器材的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。3.根据器材的类别、性质和特点，合理安排存放位置，确保器材存放整齐、有序，便于查找和管理。（二）存储管理职责1.负责器材存储环境的管理，保持仓库清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合器材存储要求。2.定期对器材进行检查和盘点，查看器材的状态是否良好，有无损坏、变质等情况，发现问题及时报告并处理。3.对易燃、易爆、有毒等危险器材，要严格按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。（三）出库管理职责1.根据批准的领料单或使用部门的需求，及时、准确地发放器材。发放时要认真核对器材的名称、规格、型号、数量等，确保与领料单一致。2.填写出库单，详细记录器材的发放日期、领用部门、领用人员、器材名称、规格、型号、数量等信息，并由领用人员签字确认。3.对贵重器材、关键器材的发放，要严格按照公司规定的审批程序进行，确保器材发放的合理性和安全性。（四）账目管理职责1.建立健全器材台账，详细记录器材的出入库情况、库存数量、存放位置等信息，并及时更新账目。2.定期与财务部门核对账目，确保器材账目与财务账目一致，做到账账相符、账物相符。3.对器材的盘盈、盘亏情况进行及时记录和分析，查明原因，按照规定进行处理，并调整账目。（五）其他职责1.协助公司相关部门做好器材的选型、采购、报废等工作，提供专业的意见和建议。2.负责仓库的安全管理工作，落实安全防范措施，防止发生火灾、盗窃等安全事故。3.完成领导交办的其他与器材保管相关的工作任务。三、器材入库管理（一）入库流程1.采购到货通知：采购部门在器材采购合同约定的到货时间前，提前通知器材保管员到货信息，包括器材名称、规格、型号、数量、供应商等。2.验收准备：器材保管员接到通知后，根据器材的性质和特点，准备好相应的验收工具和场地，如量具、检验设备、清洁的验收区域等。3.实物验收：器材到货后，器材保管员按照采购合同或相关标准要求，对器材的数量、规格、型号、外观质量、技术性能等进行逐一验收。对于重要器材或技术要求较高的器材，必要时可邀请相关技术人员或专业机构进行验收。4.验收结果处理：验收合格的器材，器材保管员在入库单上签字确认，并注明验收情况；验收不合格的器材，器材保管员要及时填写不合格报告，注明不合格原因，报采购部门和相关领导处理。采购部门负责与供应商协商退换货、补货或索赔等事宜。5.入库登记：验收合格的器材，器材保管员按照分类管理原则，将其存放到指定的仓库位置，并及时填写入库单，详细记录器材的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息。入库单应一式三联，一联留存仓库，一联交采购部门，一联交财务部门。（二）验收标准1.数量验收：按照采购合同或送货单的数量进行清点，确保器材数量准确无误。2.规格型号验收：核对器材的规格型号是否与采购合同一致，器材的铭牌、标识等应清晰、准确地标明规格型号、技术参数等信息。3.外观质量验收：检查器材的外观是否有损坏、变形、锈蚀、磕碰等缺陷，表面应光滑、平整、无毛刺，油漆应均匀、无剥落等现象。4.技术性能验收：对于具有技术性能要求的器材，按照相关标准或技术文件进行测试、检验，确保器材的技术性能符合要求。四、器材存储管理（一）存储环境要求1.仓库选址：仓库应选择地势较高、干燥、通风、排水良好的地方，避免建在低洼、潮湿、易积水的区域。2.仓库布局：仓库内应合理划分存储区域，设置货架、货柜等存储设备，根据器材的类别、性质、规格型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。3.温湿度控制：对于对温湿度有要求的器材，仓库应配备相应的温湿度调节设备，如空调、除湿机、加湿器等，确保仓库内的温度、湿度符合器材存储要求。一般情况下，仓库温度应保持在5℃35℃之间，相对湿度应保持在40%70%之间。4.清洁卫生：仓库应保持清洁卫生，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等，防止器材受到污染。（二）器材存放方式1.货架存放：对于小型器材、工具、备品备件等，应存放在货架上，按照类别、规格型号等进行分层存放，并在货架上标明器材名称、规格型号、存放位置等信息。2.货柜存放：对于较大型的器材或精密仪器仪表等，应存放在货柜内，货柜应具备良好的密封性和防护性能，防止器材受到损坏或受潮。3.地面存放：对于一些体积较大、重量较重的器材，如大型设备、钢材等，可直接存放在地面上，但应在器材底部垫上垫板，防止器材与地面接触受潮生锈。4.特殊器材存放：对于易燃、易爆、有毒等危险器材，应按照相关规定进行单独存放，存放在专门的危险化学品仓库内，并设置明显的警示标识。危险器材的存放应符合安全距离要求，与其他器材保持一定的间隔。（三）库存盘点1.盘点周期：公司应定期对器材进行盘点，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。对于贵重器材、关键器材应增加盘点次数。2.盘点方法：盘点时，器材保管员应按照器材台账逐一核对库存器材的数量、规格型号、存放位置等信息，确保账物相符。盘点可采用实地盘点法，即对库存器材进行逐一清点；也可采用抽样盘点法，即按照一定的比例对库存器材进行抽样清点，然后根据抽样结果推算整体库存情况。3.盘点结果处理：盘点结束后，器材保管员应填写盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘盈、盘亏的器材名称、规格型号、数量、原因等。对于盘盈、盘亏的器材，要查明原因，按照规定进行处理。盘盈的器材要及时入账，盘亏的器材要分析原因，属于正常损耗的，经批准后核销账目；属于人为原因造成的，要追究相关人员责任，并要求其赔偿损失。五、器材出库管理（一）出库流程1.领料申请：使用部门根据工作需要，填写领料单，注明器材名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.领料单审核：器材保管员收到领料单后，对领料单的内容进行审核，检查领料单的填写是否完整、准确，审批手续是否齐全。对于不符合要求的领料单，应及时退回使用部门重新填写。3.器材发放：审核通过的领料单，器材保管员按照领料单上的要求，及时、准确地发放器材。发放时要认真核对器材的名称、规格型号、数量等，确保与领料单一致。发放后，在领料单上签字确认，并注明发放日期。4.出库登记：器材保管员发放器材后，要及时在器材台账上记录器材的出库日期、领用部门、领用人员、器材名称、规格型号、数量等信息，更新账目。同时，将出库单的一联留存仓库，一联交使用部门，一联交财务部门。（二）特殊情况出库1.紧急出库：因生产急需等特殊情况，使用部门可提出紧急领料申请。紧急领料申请应经部门负责人和相关领导签字批准后，器材保管员方可先发放器材，但事后应及时补办正式的领料手续。2.借用出库：公司内部部门之间因工作需要借用器材时，应填写借用单，注明借用器材名称、规格型号、数量、借用期限、借用部门、借用人员等信息，并经双方部门负责人签字批准。器材保管员按照借用单上的要求发放器材，并做好记录。借用期限届满后，借用部门应及时归还借用器材，器材保管员要进行核对验收，确保器材完好无损。如发现器材损坏或丢失，借用部门应负责赔偿。六、器材报废管理（一）报废条件1.器材已超过规定的使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要。2.器材因损坏严重，无法修复或修复成本过高，已无使用价值。3.器材因技术更新换代，被新型器材所替代，原有器材不再使用。4.器材因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，已无法正常使用。（二）报废申请使用部门发现器材符合报废条件时，应填写器材报废申请单，注明器材名称、规格型号、购置日期、报废原因等信息，并附上相关证明材料，如损坏照片、检测报告等。报废申请单经部门负责人签字后，报器材管理部门审核。（三）报废鉴定器材管理部门收到报废申请单后，组织相关技术人员或专业机构对申请报废器材进行鉴定，确认器材是否符合报废条件。对于价值较高的器材或重要器材，必要时可邀请公司内部审计部门或外部审计机构参与鉴定。（四）报废审批经鉴定符合报废条件的器材，器材管理部门将报废申请单报公司领导审批。公司领导根据审批权限进行审批，批准后的报废申请单交器材保管员办理报废手续。（五）报废处理器材保管员根据批准的报废申请单，对报废器材进行清理、登记，并按照公司规定的报废处理方式进行处理。报废器材的处理方式包括出售给废品回收公司、拆解后回收利用等。在报废器材处理过程中，要做好记录，确保报废器材得到妥善处理。同时，器材保管员要及时在器材台账上核销报废器材的账目。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对器材保管工作进行审计监督，检查器材管理制度的执行情况、账目记录的准确性、器材的存储和使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.器材管理部门定期对器材保管员的工作进行检查和考核，检查器材保管员的职责履行情况、工作质量、工作效率等，对表现优秀的器材保管员给予表彰和奖励，对不称职的器材保管员进行批评教育或调整岗位。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如质量技术监督部门对计量器具的监督检查、安全生产监督管理部门对危险器材的