规范档案制度

PAGE规范档案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，使其系统化、条理化。3.档案保管与保护建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。定期对档案进行检查、清点，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.档案查阅与利用建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务。根据工作需要，合理提供档案信息，确保档案的合理利用。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务指导与培训对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，开展档案管理知识培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政公文、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议等。2.财务档案类涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案类根据公司/组织业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。4.项目档案类针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。5.声像档案类包括公司/组织活动照片、录像、录音等资料。6.电子档案类存储在电子介质上的各类文件，如电子文档、电子表格、数据库文件等。（二）档案编号1.编号规则采用“年度+类别代码+流水号”的编号方式。例如，2023年行政档案类的第一份文件编号为“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政档案类别代码，“001”表示流水号。2.类别代码设置行政档案类代码为“XZ”，财务档案类代码为“CW”，业务档案类代码根据不同业务类型分别设置，如市场营销档案代码为“SYSC”，生产管理档案代码为“SYSCGL”等，项目档案类代码为“XM”，声像档案类代码为“SX”，电子档案类代码为“DZ”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.部门职责公司/组织各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作。各部门应指定专人负责档案管理，按照档案管理制度的要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集范围各部门应收集的档案包括但不限于以下内容：行政部门：各类行政公文、会议纪要、工作计划与总结、人事任免文件、员工培训资料等。财务部门：会计凭证、会计账簿、财务报表初稿、财务审计报告、税务申报资料等。业务部门：市场调研报告、销售合同、客户资料、生产订单、质量检验报告、技术研发文档等。项目部门：项目立项申请书、项目可行性研究报告、项目预算书、项目进度报告、项目验收报告等。3.收集时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕并移交档案管理部门。对于重要文件或紧急文件，应及时移交。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类标准，将收集到的档案进行分类。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于查找和管理。五、档案保管与保护（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.建筑要求库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能。库房内地面应平整、光洁，墙面应进行防潮处理，天花板应安装防火、防潮材料。3.设备配备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材、防虫药品、除湿机等。（二）档案保管措施1.上架排列按照档案编号顺序，将档案上架排列，便于查找和管理。不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次。检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等，发现问题及时处理。3.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取调节措施。4.安全防护加强库房安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。安装监控设备，确保库房24小时监控。定期检查消防器材，确保其性能良好。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅涉及机密的档案，需经公司/组织保密管理部门批准。2.外部查阅外单位因工作需要查阅公司/组织档案，须持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅涉及机密的档案，外单位人员须与公司/组织签订保密协议。（二）查阅程序1.申请查阅人填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批申请表经所在部门负责人或公司/组织主管领导审批签字。3.查阅查阅人凭审批后的申请表到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好查阅记录。4.归还查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。（三）利用限制1.复制限制一般情况下，档案原件不得外借。因工作需要复制档案，需经档案管理部门负责人批准。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期和用途。2.保密要求查阅和利用档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对涉及公司/组织机密的档案，应妥善保管，防止失密、泄密事件发生。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定标准1.保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要文件，如公司章程、重大合同协议、财务审计报告终审稿等。长期保管的档案保管期限为15年至50年，短期保管的档案保管期限为5年至15年。2.鉴定依据根据档案的重要性、查考价值、历史意义等因素进行鉴定。对已过保管期限且无保存价值的档案，可考虑销毁；对仍有一定保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制《档案销毁清单》，清单内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清单》经公司/组织主管领导审批签字。3.销毁实施：档案管理部门按照审批后的销毁清单，组织专人对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。4.监销：销毁过程中，应指定专人监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。销毁工作完成后，监销人员应将销毁情况报告档案管理部门负责人。八、电子档案管理（一）电子档案收集与整理1.收集范围公司/组织各部门在工作中形成的电子文件，如办公文档、电子表格、数据库文件、电子邮件等，均应纳入电子档案管理范围。2.整理方法按照电子档案分类标准，对电子文件进行分类整理。建立电子文件命名规则，确保文件名准确反映文件内容和日期。对电子文件进行元数据著录，包括文件编号、题名、日期、作者、格式等信息，便于检索和利用。（二）电子档案存储与备份1.存储方式采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子档案进行集中存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全。2.备份策略制定电子档案备份策略，定期对电子档案进行全量备份和增量备份。备份数据应存储在异地，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）电子档案查阅与利用1.查阅权限电子档案查阅权限与纸质档案查阅权限相同，需经审批后查阅。2.查阅方式通过档案信息管理系统进行查阅，档案管理人员应根据查阅人的权限开放相应的电子档案。查阅人应遵守系统操作规范，不得擅自修改、删除电子档案内容。（四）电子档案安全管理1.网络安全加强电子档案管理系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻