记录规范制度

PAGE记录规范制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，确保各类记录真实、准确、完整、及时，便于追溯和查询，特制定本记录规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、岗位在工作过程中产生的各类记录，包括但不限于文件、报表、台账、凭证、合同、协议、会议纪要、工作记录等。（三）基本原则1.合法性原则：记录的内容和形式必须符合国家法律法规、行业标准以及公司/组织内部的规章制度要求。2.真实性原则：记录应如实反映工作实际情况，不得伪造、篡改或隐瞒重要信息。3.完整性原则：涵盖工作过程的各个环节和要素，确保记录全面、系统，无遗漏。4.准确性原则：数据准确、表述清晰，避免模糊、歧义或错误的记录。5.及时性原则：在规定的时间内及时完成记录，不得拖延积压，确保记录的时效性。6.可追溯性原则：记录应具备清晰的标识和索引，便于查询和追溯相关工作的历史信息。二、记录的分类与编号（一）记录分类1.行政类记录：包括公司文件、通知、报告、会议纪要、办公用品采购记录、车辆使用记录等。2.财务类记录：会计凭证、账簿、财务报表、发票、费用报销记录、资金收支记录等。3.业务类记录：销售合同、订单、客户信息记录、生产计划、工艺流程记录、质量检验报告、库存盘点记录等。4.人力资源类记录：员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核记录、薪酬发放记录等。5.其他类记录：如项目文档、技术资料、设备维护记录、安全检查记录等，根据公司/组织实际业务需求进行细分。（二）记录编号1.为便于管理和查询，对各类记录进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。2.编号格式示例：[记录类别代码（2位字母）][年份（4位数字）][流水号（4位数字）]。例如，行政类记录中2023年第123号文件编号为XZ20230123。3.记录类别代码根据上述记录分类设定，如行政类为XZ，财务类为CW，业务类为YW，人力资源类为RL，其他类为QT。三、记录的生成与填写（一）责任主体1.各项记录的生成和填写由具体负责该项工作的岗位或人员承担直接责任。2.部门负责人对本部门记录的真实性、完整性和规范性负责，应加强对下属员工记录工作的指导和监督。（二）填写要求1.字迹清晰：使用蓝黑墨水、碳素墨水或符合档案管理要求的中性笔书写，确保字迹工整、易于辨认。不得使用铅笔、圆珠笔（红色除外）或褪色墨水填写。2.内容完整：按照规定的格式和栏目，逐项填写相关信息，不得遗漏重要内容。对于必填项，必须填写完整准确；对于非必填项，但与工作相关且有必要记录的信息，也应如实填写。3.数据准确：涉及数据计算、统计的记录，应确保数据来源可靠，计算准确无误。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签字确认，并注明涂改日期。4.表述规范：使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和语句。对于专业术语和缩写，应按照行业通用标准或公司/组织内部规定进行准确表述。（三）电子记录的生成1.随着信息化办公的推进，部分记录采用电子形式生成。电子记录应符合国家电子文件管理相关规定和公司/组织内部的信息化管理要求。2.电子记录应采用安全可靠的存储介质和软件系统进行保存，确保数据的完整性和保密性。同时，应定期进行备份，防止数据丢失。3.电子记录的格式应便于阅读、查询和打印，必要时应进行格式转换或加密处理。对于重要的电子记录，应按照规定进行数字签名或电子签章，以确保其真实性和有效性。四、记录的审核与批准（一）审核流程1.一般性记录由记录生成部门的直接上级进行审核。审核内容包括记录的完整性、准确性、规范性以及与实际工作的相符性等。2.涉及重要事项、关键数据或跨部门的记录，应组织相关部门或人员进行联合审核。审核通过后，由审核负责人签字确认。3.审核人员应认真履行职责，对审核中发现的问题及时提出修改意见，并跟踪记录的修改情况，确保记录质量符合要求。（二）批准权限1.根据记录的性质和重要程度，确定相应的批准权限。一般记录由部门负责人批准；重要记录、涉及公司重大决策或财务事项的记录，需经公司高层领导批准。2.批准人应对记录的真实性、准确性和合规性进行全面审查，签署明确的批准意见。对于不符合要求的记录，应不予批准，并要求记录生成部门重新修改完善。五、记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质记录：应分类整理，按照编号顺序存放于专用的文件柜或档案盒中。文件柜应具备防火、防潮、防虫等功能，档案盒应标明记录类别、年份、起止编号等信息。2.电子记录：应存储于公司/组织指定的服务器或存储设备中，并按照分类建立文件夹结构进行管理。文件夹命名应与记录编号相对应，便于查找和识别。同时，应定期对电子记录进行清理和备份，删除过期或无用的记录。（二）保管期限1.根据法律法规、行业标准以及公司/组织内部管理需要，确定各类记录的保管期限。保管期限分为短期（15年）、中期（5永久）和长期（永久）。2.具体保管期限规定如下：行政类记录：一般性文件、通知等保管期限为15年；重要文件、合同协议等保管期限为5永久。财务类记录：会计凭证、账簿等保管期限为15年；财务报表等保管期限为10年；其他重要财务记录保管期限为永久。业务类记录：销售合同、订单等保管期限为5永久；生产计划、工艺流程记录等保管期限为1永久，根据实际业务情况确定具体期限。人力资源类记录：员工档案、考勤记录等保管期限为员工离职后5年；培训记录、绩效考核记录等保管期限为15年。其他类记录：项目文档、技术资料等保管期限根据项目周期和重要性确定，一般为1永久。（三）保管责任1.各部门应指定专人负责记录的保管工作，并明确保管人员的职责和权限。保管人员应定期对记录进行检查、整理和清点，确保记录的安全和完整。2.对于超过保管期限的记录，应按照规定的程序进行销毁处理。销毁前应进行登记造册，经相关部门负责人批准后，由专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应妥善保存，以备查考。六、记录的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅记录的，应填写《记录查阅申请表》，注明查阅目的、记录名称和编号等信息，经所在部门负责人批准后，到记录保管部门查阅。2.涉及公司机密或敏感信息的记录，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、传播。查阅后应及时归还记录保管部门，并不得在记录上进行涂改、标记等操作。3.外部单位或人员因业务合作、审计、调查等原因需要查阅记录的，应提前提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、范围和期限等内容，经公司/组织高层领导批准后，由记录保管部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）借阅流程1.公司/组织内部人员因特殊原因需要借阅记录的，应填写《记录借阅申请表》，详细说明借阅用途、借阅期限等情况，经所在部门负责人审核、记录保管部门负责人批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的记录，不得转借他人或用于非工作目的。3.借阅人员归还记录时，记录保管部门应进行认真检查，如发现记录有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、记录的保密与安全（一）保密措施1.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等机密内容的记录，应严格按照公司保密制度进行管理。记录保管部门应采取加密存储、限制访问权限、设置保密标识等措施，防止机密信息泄露。2.接触机密记录的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在工作过程中，应严格遵守保密规定，不得私自复制、传播或泄露机密记录内容。3.对机密记录的查阅、借阅和使用情况应进行详细记录，以便跟踪和审计。如发现机密记录存在安全隐患或泄露迹象，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司高层领导。（二）安全管理1.记录保管部门应建立健全记录安全管理制度，加强对记录存储场所的安全防范措施。配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备，确保记录的安全保存。2.定期对记录进行安全检查，发现问题及时整改。同时，应制定应急预案，应对可能发生的自然灾害、火灾、网络故障等突发事件，确保记录在紧急情况下能够得到妥善保护和恢复。3.加强对记录管理人员的安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。记录管理人员应严格遵守安全操作规程，不得擅自更改记录存储设备的设置或密码等信息。八、附则（一）解释权