规范活动预算制度

PAGE规范活动预算制度一、总则（一）目的为加强公司活动预算管理，确保活动经费的合理使用，提高资金使用效益，保障活动顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类会议、培训、团建、营销推广等活动的预算管理。（三）基本原则1.合法性原则：活动预算的编制、执行和调整必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.合理性原则：预算应根据活动的实际需求和规模，科学合理地安排各项费用，避免浪费和不合理支出。3.完整性原则：全面涵盖活动所需的各项费用，确保预算的完整性。4.严肃性原则：预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整和突破。二、预算编制（一）编制依据1.活动策划方案，明确活动的主题、形式、规模、时间、地点等内容。2.过往类似活动的费用支出情况，进行参考和分析。3.公司相关费用标准和市场行情。（二）编制流程1.活动主办部门负责：根据活动策划方案，结合上述编制依据，详细列出活动所需的各项费用明细，包括但不限于场地租赁、设备租赁、餐饮、交通、物料制作、嘉宾费用、宣传推广等，并预估各项费用的金额。2.财务部门审核：财务部门对活动主办部门提交的预算草案进行审核，重点审核费用项目的合理性、金额的准确性以及是否符合公司财务制度和相关规定。对于不符合要求的项目，提出修改意见，由活动主办部门进行调整。3.分管领导审批：经财务部门审核通过的预算草案，报分管领导审批。分管领导根据活动的重要性、预算规模等因素进行综合评估，审批通过后，预算正式确定。（三）预算内容1.场地费用：包括活动场地的租赁费用、场地布置费用等。2.设备费用：如音响设备、灯光设备、投影仪、舞台道具等的租赁或购置费用。3.餐饮费用：根据活动的形式和规模，确定餐饮的标准和预算，包括午餐、晚餐及茶歇等。4.交通费用：如活动期间的车辆租赁、接送机（站）等费用。5.物料费用：制作活动所需的宣传资料、礼品、证件、指示牌等物料的费用。6.嘉宾费用：邀请嘉宾的出场费、住宿费、差旅费等。7.宣传推广费用：包括线上线下广告投放、媒体合作、活动宣传资料制作等费用。8.其他费用：如活动保险、临时工作人员费用等。三、预算执行（一）费用申请与审批1.活动主办部门根据预算安排，在费用发生前填写费用申请表，详细说明费用项目、金额、用途等，并附上相关的合同、发票等证明材料。2.费用申请表按照公司审批流程进行审批，经部门负责人、财务负责人、分管领导签字批准后，方可支付费用。（二）费用支付1.财务部门根据审批通过的费用申请表，按照公司财务制度和相关规定进行费用支付。对于符合报销规定的费用，及时予以报销；对于不符合规定的费用，拒绝支付，并向相关部门和人员说明原因。2.费用支付方式应根据实际情况选择合适的方式，如银行转账、支票、现金等。对于金额较大的费用，原则上应采用银行转账方式支付。（三）预算监控1.财务部门定期对活动预算的执行情况进行监控，对比实际支出与预算的差异，及时发现问题并采取措施进行调整。2.活动主办部门应配合财务部门的监控工作，及时提供预算执行情况的相关信息，如费用支出明细、发票等。四、预算调整（一）调整原因1.活动策划方案发生重大变更，导致原预算无法满足活动需求。2.市场价格波动较大，如场地租赁费用、物料制作费用等上涨，原预算金额不足以支付实际费用。3.其他不可抗力因素，如自然灾害、政策调整等，对活动预算产生影响。（二）调整流程1.活动主办部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、调整的项目及金额，并附上相关的证明材料。2.财务部门对预算调整申请进行审核，重点审核调整原因的合理性、调整金额的准确性以及对活动整体预算的影响。3.经财务部门审核通过的预算调整申请，报分管领导审批。分管领导根据实际情况进行审批，审批通过后，预算调整正式生效。五、预算决算（一）决算时间活动结束后[X]个工作日内，活动主办部门应完成预算决算工作。（二）决算内容1.活动实际发生的各项费用明细，包括费用项目、金额、支付方式等。2.对比预算与实际支出的差异，分析差异产生的原因。3.提供相关的发票、合同、报销凭证等证明材料。（三）决算审核1.财务部门对活动主办部门提交的预算决算报告进行审核，重点审核费用的真实性、合理性、合规性以及预算执行情况的分析。2.对于审核中发现的问题，财务部门及时与活动主办部门沟通，要求其进行整改和补充说明。（四）决算报告经财务部门审核通过的预算决算报告，报分管领导审批。审批通过后，作为活动预算管理的重要档案资料进行存档。六、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门定期对活动预算的编制、执行、调整和决算情况进行监督检查，确保预算管理工作符合法律法规和公司规定。2.对于发现的问题，审计部门及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立活动预算管理考核评价机制，对活动主办部门和相关责任人的预算管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括预算编制的准确性、预算执行的合规性、预算调整的合理性、预算决算的及时性等。3.根