门房取物制度规范

PAGE门房取物制度规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织物品的取送流程，确保物品交接的准确性、安全性和及时性，特制定本门房取物制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部员工、外部访客以及与公司/组织有业务往来的相关人员在门房进行物品取送的行为。（三）基本原则1.准确原则：取送物品时，必须确保物品信息准确无误，避免因信息错误导致物品交接混乱。2.安全原则：保障物品在取送过程中的安全，防止物品损坏、丢失或被盗。3.及时原则：提高工作效率，及时处理物品取送请求，减少等待时间。4.规范原则：严格按照规定的流程和标准进行操作，确保制度的有效执行。二、门房职责（一）人员配备门房应配备足够数量的工作人员，确保能够满足日常物品取送工作的需求。工作人员应具备良好的沟通能力、责任心和服务意识。（二）工作内容1.物品接收：负责接收员工、访客及外部人员送来的物品，并进行详细登记。2.物品保管：妥善保管暂存于门房的物品，确保物品安全。3.物品发放：根据取物凭证，准确无误地将物品发放给取物人。4.信息传递：及时将物品到达、取物通知等信息传递给相关人员。5.现场管理：维护门房周边的秩序，保持环境整洁。（三）工作要求1.坚守岗位：门房工作人员应严格遵守工作时间，不得擅自离岗。2.热情服务：对待取送物品的人员应热情、礼貌，提供优质的服务。3.认真负责：仔细核对物品信息和取物凭证，确保物品交接准确无误。4.做好记录：对物品的接收、保管、发放等情况进行详细记录，以备查询。三、取物流程（一）内部员工取物1.预约：员工如需取物，应提前与相关部门或人员联系，确认物品已准备好，并预约取物时间。2.填写申请表：员工在预约时间到达门房后，填写《物品取物申请表》，详细注明取物人姓名、部门、物品名称、数量等信息。3.核对信息：门房工作人员核对申请表信息与物品登记信息是否一致，确认无误后，在申请表上签字确认。4.领取物品：员工凭签字后的申请表领取物品，门房工作人员将物品交予员工，并请员工在物品发放登记表上签字确认。（二）外部访客取物1.联系被访人：访客应提前与被访人取得联系，告知被访人来访目的及所携带物品情况。被访人确认后，通知门房访客即将前来取物。2.登记信息：访客到达门房后，门房工作人员要求访客填写《访客物品取物登记表》，包括访客姓名（与身份证一致）、身份证号码、联系电话、被访人姓名、部门、物品名称、数量等信息。3.电话核实：门房工作人员通过电话与被访人核实访客身份及取物信息，经被访人确认后，在登记表上签字同意访客取物。4.领取物品：访客凭签字后的登记表领取物品，门房工作人员将物品交予访客，并请访客在物品发放登记表上签字确认。（三）特殊情况取物1.委托他人取物：如员工因特殊原因无法亲自取物，可委托他人代取。委托人应填写《物品委托取物申请表》，注明委托人和被委托人姓名、部门、身份证号码、联系电话、物品名称、数量等信息，并签字确认。被委托人凭申请表及本人身份证到门房取物，门房工作人员按上述流程进行操作。2.紧急情况取物：对于紧急情况需要取物的，门房工作人员应在核实相关信息后，优先处理，确保物品及时发放。同时，应做好记录，以便后续查询。四、送物流程（一）内部员工送物1.填写送物单：员工将需送出门房的物品整理好后，填写《物品送物单》，注明送物人姓名、部门、物品名称、数量、接收人姓名、部门等信息。2.核对物品：送物人将填写好的送物单交予门房工作人员，门房工作人员核对送物单信息与物品是否一致。3.登记保管：核对无误后，门房工作人员对物品进行登记，并妥善保管。同时，在送物单上签字确认。4.通知接收人：门房工作人员及时通过电话、邮件或其他指定方式通知接收人物品已送达门房，并告知取物时间及所需凭证等信息。（二）外部人员送物1.联系接收部门：外部人员送物前，应先与公司/组织内接收部门取得联系，确认接收部门同意接收该物品，并告知送物时间及物品信息。2.填写送物单：外部人员填写《物品送物单》，内容包括送物人姓名（与身份证一致）、身份证号码、联系电话、接收人姓名、部门、物品名称、数量等信息。3.提交送物单：外部人员将送物单及物品一并交予门房工作人员，门房工作人员核对送物单信息与物品是否一致。4.登记保管：核对无误后，门房工作人员对物品进行登记，并妥善保管。同时，在送物单上签字确认。5.通知接收人：门房工作人员及时通知接收人物品已送达门房，并告知取物时间及所需凭证等信息。五、物品保管（一）保管设施门房应配备必要的物品保管设施，如货架、储物柜、保险柜等，确保物品存放安全、有序。（二）分类存放根据物品的性质、类型、用途等进行分类存放，便于查找和管理。对于贵重物品、易燃易爆物品等应单独存放，并采取相应的安全防护措施。（三）定期盘点门房工作人员应定期对保管的物品进行盘点，确保账物相符。盘点周期为[具体周期]，盘点结果应记录在案。如发现账物不符情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。（四）安全防护加强门房的安全防护措施，安装监控设备、报警装置等，确保物品保管区域的安全。同时，工作人员应注意防火、防盗、防潮等，保障物品质量不受影响。六、信息管理（一）建立档案门房应建立物品取送档案，对每次物品取送的相关信息进行详细记录，包括取送时间、取送人员姓名、部门、物品名称、数量、取送凭证等。档案应妥善保存，保存期限为[具体期限]。（二）数据录入门房工作人员应及时将物品取送信息录入公司/组织的信息管理系统，确保信息的准确性和及时性。信息管理系统应具备数据查询、统计、分析等功能，以便于对物品取送情况进行跟踪和管理。（三）信息共享门房应与相关部门或人员实现信息共享，及时将物品到达、取物通知等信息传递给相关人员，确保工作的顺利进行。同时，相关部门或人员应及时反馈物品取送过程中的问题和建议，以便门房不断优化工作流程。七、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部应设立监督机制，定期对门房物品取送工作进行检查。检查内容包括工作人员的工作态度、操作流程执行情况、物品保管情况、信息记录情况等。对于发现的问题，应及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育或处罚。（二）外部监督鼓励员工、访客及外部人员对门房物品取送工作进行监督，如发现违规行为或服务质量问题，可向公司/组织相关部门投诉。公司/组织应及时受理投诉，并进行调查处理，将处理结果反馈给投诉人。（三）定期评估定期对门房物品取送制度规范进行评估，根据实际工作情况和反馈意见，及时修订和完善制度内容，确保制度的科学性、合理性和有效性。评估周期为[具体周期]。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定流程进行物品取送操作，导致物品交接混乱或出现错误。2.门房工作人员擅自离岗，影响物品取送工作正常进行。3.对取送物品的人员态度恶劣，服务质量差。4.未妥善保管物品，导致物品损坏、丢失或被盗。5.虚报、瞒报物品取送信息，造成不良影响。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予口头警告，并责令立即整改。2.对于多次违规或情节严重的，