规范软件采购制度

PAGE规范软件采购制度一、总则（一）目的为了加强公司软件采购管理，规范采购流程，确保所采购软件符合公司业务需求，保障公司信息安全，提高采购效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有软件采购活动，包括但不限于操作系统、办公软件、业务管理软件、安全防护软件等。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：以公司业务需求为出发点，充分调研和评估软件功能、性能、兼容性等，选择最适合公司发展的软件产品。3.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.效益原则：在保证软件质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。5.信息安全原则：所采购软件应具备完善的信息安全防护机制，保障公司信息系统的安全稳定运行。二、采购需求调研与分析（一）需求发起1.各部门根据业务发展需要，提出软件采购需求。需求应明确软件的功能、性能、使用范围、预期效果等详细信息，并填写《软件采购需求申请表》。2.《软件采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至公司信息化管理部门。（二）需求评估1.信息化管理部门接到采购需求申请后，组织相关技术人员和业务专家对需求进行评估。评估内容包括需求的合理性、可行性、与现有系统的兼容性等。2.对于复杂的软件采购需求，可邀请外部专家进行咨询，确保需求评估的准确性和科学性。（三）需求变更1.在采购过程中，如因业务发展或其他原因需要变更软件采购需求，需求部门应重新填写《软件采购需求变更申请表》，详细说明变更内容及原因。2.需求变更申请表需经部门负责人、信息化管理部门负责人审核签字后，方可实施变更。变更后的需求应重新进行评估，确保对采购流程和结果无重大影响。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选1.信息化管理部门根据软件采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。2.对供应商进行初步筛选，筛选内容包括供应商的资质、信誉、技术实力、产品质量、售后服务等方面。3.对于重要软件采购项目，可组织供应商进行现场考察，实地了解供应商的生产经营情况和技术能力。（二）供应商评估1.成立供应商评估小组，成员包括信息化管理部门、使用部门、财务部门等相关人员。2.评估小组根据供应商提供的资料和实地考察情况，对供应商进行综合评估。评估指标包括但不限于技术能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等。3.评估小组按照设定的评估标准对供应商进行打分，根据得分情况确定合格供应商名单。（三）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容。2.定期对供应商进行跟踪评估，了解供应商的经营状况和产品服务质量变化情况。对于评估不合格的供应商，及时采取相应措施，如警告、暂停合作、取消合作资格等。3.与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括软件产品规格、价格、交货期、售后服务等条款。四、采购流程（一）采购申请审批1.需求部门填写《软件采购申请表》，详细说明采购软件的名称、规格、数量、预算等信息，并附上需求评估报告。2.《软件采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至信息化管理部门。3.信息化管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括需求的合理性、采购预算的准确性、供应商选择的合规性等。审核通过后，提交至公司分管领导审批。4.公司分管领导根据公司整体战略和资源状况，对采购申请进行审批。审批通过后，采购申请进入采购执行阶段。（二）采购谈判与合同签订1.信息化管理部门根据审批通过的采购申请，与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括软件价格、功能配置、交货期、售后服务等条款。2.在谈判过程中，应充分了解供应商的报价构成和成本情况，争取合理的采购价格。同时，要明确软件的功能和性能要求，确保所采购软件能够满足公司业务需求。3.谈判达成一致后，双方签订软件采购合同。合同应明确软件产品规格、数量、价格、交货期、售后服务、验收标准等条款，并符合法律法规和公司合同管理规定。4.采购合同签订后，由信息化管理部门负责合同的存档和跟踪执行。（三）采购执行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间和方式交付软件产品。信息化管理部门负责组织相关人员对软件进行验收。2.验收内容包括软件的功能、性能、兼容性、安全性等方面。验收人员应根据合同要求和相关标准进行验收，并填写《软件验收报告》。3.如验收过程中发现软件存在问题，应及时通知供应商进行整改。整改完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。4.验收合格的软件产品，由信息化管理部门负责办理入库手续，并将相关信息录入公司资产管理系统。五、采购预算管理（一）预算编制1.各部门在提出软件采购需求时，应同时编制采购预算。采购预算应根据软件功能、性能、市场价格等因素进行合理估算，并明确预算金额和资金来源。2.信息化管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合公司整体预算安排，编制公司年度软件采购预算草案。3.公司年度软件采购预算草案经公司财务部门审核、公司管理层审批后，形成正式的年度软件采购预算。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。2.财务部门负责对软件采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行情况。（三）预算控制1.建立软件采购预算控制机制，对采购过程中的各项费用进行严格控制。如发现预算执行偏差较大，应及时采取措施进行调整。2.加强对采购合同执行情况的监督，确保供应商按照合同约定提供软件产品和服务，避免因合同执行不到位导致预算超支。六、信息安全管理（一）安全需求评估1.在软件采购前，应对软件的信息安全需求进行评估。评估内容包括软件的数据加密机制、用户认证与授权机制、安全审计功能、漏洞管理等方面。2.根据评估结果，明确软件采购过程中的信息安全要求，并在采购合同中予以明确约定。（二）安全措施要求1.要求供应商提供软件的安全技术文档，包括安全设计方案、安全测试报告等。2.所采购软件应具备完善的安全防护机制，如防火墙、入侵检测、防病毒等功能。同时，应支持定期的安全更新和漏洞修复。3.在软件部署和使用过程中，应采取相应的安全措施，如设置合理的用户权限、加强数据备份与恢复等，确保公司信息系统的安全稳定运行。（三）安全监督与检查1.信息化管理部门负责对所采购软件的信息安全状况进行监督和检查。定期对软件的安全功能进行测试和评估，及时发现和解决安全问题。2.如发现软件存在安全漏洞或安全隐患，应及时通知供应商进行整改。整改完成后，进行复查，确保软件的信息安全符合要求。七、知识产权管理（一）知识产权归属1.在软件采购合同中，应明确软件知识产权的归属。一般情况下，所采购软件的知识产权归公司所有，但供应商拥有软件的合法使用权。2.对于定制开发的软件，双方应在合同中明确知识产权的分配方式，确保公司对软件拥有完整的知识产权。（二）知识产权保护1.公司应加强对所采购软件知识产权的保护，防止软件被非法复制、传播或使用。2.要求员工遵守公司知识产权管理制度，不得擅自将公司采购的软件用于非公司业务目的或泄露给第三方。（三）侵权处理1.如发现所采购软件存在知识产权侵权行为，公司应及时采取措施进行处理，包括与供应商协商解决、通过法律途径维护公司权益等。2.建立知识产权侵权应急处理机制，明确责任人和处理流程，确保在侵权事件发生时能够迅速响应，最大限度地减少公司损失。八、档案管理（一）采购档案内容1.软件采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请、需求评估报告、供应商筛选与评估资料、采购合同、验收报告等，均应作为采购档案进行管理。2.采购档案应详细记录软件采购的全过程，确保档案内容真实、完整、准确。（二）档案整理与归档1.信息化管理部门负责对采购档案进行整理和归档。按照档案管理的要求，对各类文件和资料进行分类、编号、装订，并建立电子档案和纸质档案。2.采购档案应妥善保管，便于查询和使用。档案保管期限应符合公司档案管理规定和法律法规要求。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经信息化管理部门负责人批准后，方可查阅。2.如需借阅采购档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。九、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门负责对软件采购制度的执行情况进行监督检查。定期对采购项目进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.信息化管理部门应定期对软件采购工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向公司管理层汇报自查情况。（二）考核指标1.建立软件采购工作考核指标体系，对采购部门和相关人员的工作进行考核。考核指标包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理等方面。2.根据考核指标，制定具体的考核评分标准，对采购工作进行量化考核。（三）考