焦炭收料制度规范

PAGE焦炭收料制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司焦炭收料流程，确保所收焦炭的质量符合生产要求，保障公司生产运营的顺利进行，同时维护公司的合法权益，遵循相关法律法规和行业标准。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及焦炭收料的部门和岗位，包括采购部门、质量检验部门、仓储部门等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保收料活动合法合规。质量第一原则：以保证焦炭质量为首要目标，从源头把控焦炭品质。流程规范原则：明确各环节操作流程，确保收料工作有序进行。责任明确原则：清晰界定各部门和岗位在收料过程中的职责，做到责任到人。二、焦炭采购合同管理1.合同签订前的准备采购部门应在签订焦炭采购合同前，对供应商进行全面评估。评估内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、信誉状况等。收集供应商的相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等，并进行审核存档。2.合同条款要求焦炭采购合同应明确焦炭的品种、规格、质量标准、数量、价格、交货时间、交货地点等关键条款。质量标准应严格按照国家相关标准以及行业通用标准执行，如焦炭的粒度、水分、灰分、挥发分、硫分等指标应详细约定。明确双方的权利和义务，特别是关于质量验收、付款方式、违约责任等方面的条款。3.合同审批与签订采购合同初稿完成后，应提交至公司法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。经法务部门审查通过后，按照公司内部审批流程，依次提交采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导等进行审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订正式合同，并加盖公司公章。三、焦炭收料流程1.到货通知采购部门在焦炭预计到货前，应及时通知质量检验部门和仓储部门做好收料准备工作。通知内容包括焦炭的品种、规格、数量、预计到货时间等信息。2.现场验收质量检验部门在焦炭到货时，应立即组织人员进行现场验收。验收人员应具备专业的焦炭质量检验知识和技能。验收内容包括焦炭的外观质量，如粒度是否均匀、有无杂质等；以及按照规定的检验方法对水分、灰分、挥发分、硫分等质量指标进行检测。采用随机抽样的方式进行检测，确保样品具有代表性。抽样数量应符合相关标准要求。在验收过程中，如发现焦炭质量存在问题，应及时做好记录，并拍照留存证据。3.质量判定质量检验部门根据现场验收和检测结果，对照合同约定的质量标准进行质量判定。如焦炭质量符合合同要求，出具质量合格报告；如不符合要求，出具质量不合格报告，并详细说明不合格的项目和程度。4.数量核对仓储部门在焦炭到货后，应与送货人员共同核对焦炭的数量。核对方式可采用过磅称重、点数等方法，确保实际到货数量与合同约定数量一致。如发现数量不符，应及时与供应商沟通核实，并做好记录。5.收料入库经质量检验合格且数量核对无误后，仓储部门办理收料入库手续。在入库单上详细填写焦炭的品种、规格、数量、质量状况、到货时间等信息，并由验收人员、仓储人员、送货人员等签字确认。将焦炭按照规定的存储方式和区域进行存放，做好标识，便于后续管理和追溯。四、不合格焦炭处理流程1.标识隔离对于质量检验不合格的焦炭，仓储部门应立即对其进行标识隔离，防止与合格焦炭混淆。在不合格焦炭存放区域设置明显的警示标识，注明“不合格焦炭”字样。2.通知供应商采购部门在收到质量检验部门出具的不合格报告后，应及时通知供应商。通知内容包括不合格焦炭的具体情况、质量问题描述、处理要求等，并要求供应商在规定时间内作出回应。3.协商处理方案采购部门与供应商就不合格焦炭的处理方案进行协商。处理方案可包括退货、换货、降价处理等。在协商过程中，应充分考虑公司的利益和损失，以及供应商的责任和义务。如协商达成一致，双方应签订书面协议，明确处理方式、时间节点、费用承担等事项。4.处理执行根据协商确定的处理方案，相关部门负责组织实施。如退货，采购部门应安排运输车辆将不合格焦炭退回供应商，并做好退货记录；如换货，应监督供应商及时更换合格焦炭；如降价处理，财务部门应按照新的价格进行结算。5.重新检验对于换货后的焦炭，质量检验部门应重新进行检验，确保质量符合要求。如重新检验合格，办理入库手续；如仍不合格，按照上述流程继续处理，直至合格或确定最终处理方式。五、质量检验管理1.检验人员资质质量检验部门的检验人员应具备相应的专业知识和技能，经过专业培训并取得相关资质证书。定期对检验人员进行考核，确保其检验能力和水平持续符合要求。2.检验设备管理配备先进、准确的焦炭质量检验设备，如水分测定仪、灰分测定仪、硫分测定仪等。建立检验设备台账，详细记录设备的型号、购置时间、使用情况、维护保养记录等信息。定期对检验设备进行校准和维护，确保设备的准确性和可靠性。3.检验方法与标准严格按照国家相关标准以及行业通用标准规定的检验方法进行焦炭质量检验。如遇标准更新或特殊情况，应及时调整检验方法，并对检验人员进行培训。检验过程应详细记录，包括样品编号、检验项目、检验结果、检验日期、检验人员等信息，确保检验记录真实、完整、可追溯。六、收料记录与档案管理1.收料记录要求各部门在焦炭收料过程中应做好详细的记录。记录内容应包括焦炭的采购合同信息、到货通知、现场验收记录、质量检验报告、数量核对记录、收料入库单、不合格焦炭处理记录等。收料记录应及时填写，确保信息的准确性和及时性。记录应采用纸质和电子两种形式保存，以便查阅和追溯。2.档案管理职责设立专门的档案管理岗位或指定专人负责焦炭收料档案的管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟悉档案管理流程。其职责包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作。3.档案归档与保管按照档案管理的相关规定，对收料记录进行分类整理，建立档案目录。将纸质档案和电子档案分别进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应符合法律法规和公司内部规定要求，一般为[X]年。在保管期限届满后，按照规定的程序进行销毁或存档。4.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅焦炭收料档案时，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。如需借阅档案，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并确保档案的安全和完整。外部单位或人员因特殊原因需要查阅档案时，应按照公司相关规定履行审批手续，并由档案管理人员陪同查阅，不得擅自摘抄、复印或带走档案。七、监督与考核1.内部监督机制公司设立专门的监督小组，定期对焦炭收料制度的执行情况进行监督检查。监督小组成员包括采购部门、质量检验部门、仓储部门等相关部门的人员，确保监督的全面性和公正性。监督检查内容包括收料流程的执行情况、质量检验工作的规范性、合同履行情况、收料记录与档案管理等方面。2.考核指标与方法制定明确的焦炭收料考核指标，如焦炭质量合格率、收料及时率、合同履行率等。采用定量与定性相结合的考核方法，对各部门和岗位在焦炭收料过程中的工作表现进行综合评价。考核结果与部门和个人的绩效挂钩，激励各部门和员工严格执行焦炭收料制度。3.问题整改与持续改进对于监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，明确整改要求和期限。责任部门应认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并按时完成整改任务。定期对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。同时，总结经验教训，不断完善焦炭收料制度，持续改进收料管理工作。八、附则1.解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由解释部门根据相关法律