规范管理会议制度

PAGE规范管理会议制度一、总则（一）目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，特制定本制度。本制度旨在明确会议的组织、流程、要求等方面的规范，使公司各级会议能够有序、高效地进行，为公司的正常运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简流程，避免形式主义，确保会议能够解决实际问题，达成预期目标。2.分级负责原则：根据会议的性质和级别，明确各级管理人员在会议组织、主持、参与等方面的职责，确保会议有序进行。3.规范有序原则：会议的组织、议程安排、记录等环节应严格按照本制度规定执行，保证会议的规范性和严肃性。二、会议分类及职责分工（一）公司级会议1.定义：公司级会议是由公司高层领导主持，涉及公司整体战略、决策、重大事项等方面的会议。2.职责分工会议召集人：公司总经理或董事长，负责确定会议主题、议程和参会人员范围。会议组织者：公司行政部门，负责会议的筹备工作，包括场地安排、资料准备、通知发布等。会议记录人：行政部门指定专人，负责记录会议内容、决议等。参会人员：公司高层领导、各部门负责人等。（二）部门级会议1.定义：部门级会议是由各部门负责人主持，围绕部门工作开展、任务安排、沟通协调等方面的会议。2.职责分工会议召集人：各部门负责人，负责确定会议主题、议程和参会人员范围。会议组织者：各部门内勤人员，负责会议的筹备工作，如场地申请、资料收集等。会议记录人：部门内勤人员兼任，负责记录会议内容。参会人员：部门全体员工或相关岗位人员。（三）项目会议1.定义：项目会议是针对公司具体项目开展过程中涉及的进度、质量、问题解决等方面的会议。2.职责分工会议召集人：项目经理，负责确定会议主题、议程和参会人员范围。会议组织者：项目助理，负责会议的筹备工作，如资料整理、通知发送等。会议记录人：项目助理兼任，负责记录会议内容。参会人员：项目团队成员、相关协作部门人员等。三、会议组织与筹备（一）会议计划1.会议召集人应提前制定会议计划，明确会议的主题、目的、时间、地点、议程、参会人员等信息。2.对于重要会议，应提前[X]个工作日将会议计划提交给会议组织者，以便进行筹备工作。（二）会议通知1.会议组织者应根据会议召集人的要求，及时发布会议通知。通知应明确会议的基本信息，包括时间、地点、主题、议程等，并要求参会人员提前做好准备。2.会议通知应采用书面、邮件、内部通讯软件等多种方式发布，确保所有参会人员能够及时收到通知。对于重要会议，应提前[X]个工作日发出通知；对于一般性会议，应提前[X]个工作日发出通知。（三）会议资料准备1.根据会议主题和议程，会议组织者应准备相关的会议资料，如报告、文件、数据等。资料应确保准确、完整，并提前分发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。2.对于需要在会议上讨论和决策的重要事项，应提前准备详细的分析报告和方案建议，供参会人员参考。（四）会议场地安排1.根据会议规模和需求，合理安排会议场地。场地应具备良好的通风、采光条件，音响、投影等设备应正常运行，确保会议能够顺利进行。2.对于重要会议，应提前检查场地布置、设备调试等情况，确保会议环境符合要求。四、会议流程（一）会议签到1.参会人员应按照会议通知要求，提前到达会议场地进行签到。签到表应记录参会人员的姓名、部门、职务等信息。2.会议组织者应在会议开始前[X]分钟完成签到工作，并对未按时签到的人员进行记录和催办。（二）会议开场1.会议召集人应准时到达会议场地，宣布会议开始。会议开场时，应简要介绍会议的主题、目的和议程安排，使参会人员对会议有一个清晰的了解。2.会议召集人应强调会议纪律，要求参会人员关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳，确保会议秩序。（三）会议讨论1.按照会议议程安排，依次进行各项议题的讨论。参会人员应积极发言，充分发表自己的意见和建议，围绕议题展开深入讨论。2.会议召集人应引导会议讨论方向，确保讨论围绕主题进行，避免偏离议题或出现混乱局面。对于讨论中出现的分歧和争议，应及时进行协调和沟通，寻求共识。（四）会议决策1.在充分讨论的基础上，对于需要做出决策的事项，会议召集人应组织参会人员进行表决。表决方式可根据具体情况采用举手、投票等方式进行。2.会议决策应遵循少数服从多数的原则，确保决策的科学性和公正性。对于重大决策事项，应进行充分的论证和风险评估，确保决策的可行性。（五）会议总结1.会议讨论和决策结束后，会议召集人应对会议进行总结。总结内容应包括会议讨论的主要内容、达成的共识、做出的决策等。2.会议召集人应明确下一步的工作安排和要求，确保会议决策能够得到有效落实。（六）会议结束1.会议召集人宣布会议结束后，参会人员应有序离开会议场地。会议组织者应及时清理会议场地，整理会议资料。2.对于重要会议，会议组织者应在会议结束后[X]个工作日内将会议记录整理成会议纪要，并发送给参会人员和相关部门，以便传达会议精神，落实会议决策。五、会议记录与纪要（一）会议记录要求1.会议记录人应认真记录会议内容，包括会议讨论的议题、发言要点、决策结果等。记录应准确、完整、清晰，不得遗漏重要信息。2.会议记录过程中，应使用规范的记录格式和语言，避免使用模糊、歧义的表述。对于重要发言和决策，应逐字逐句记录，确保记录的真实性和准确性。（二）会议纪要撰写1.会议纪要应根据会议记录进行撰写，突出会议的重点内容、决策结果和下一步工作安排。纪要应语言简洁、逻辑清晰，便于阅读和理解。2.会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成撰写，并经会议召集人审核后发布。审核通过后的会议纪要应作为公司重要的文件资料进行存档。（三）会议记录与纪要的保存1.会议记录和纪要应按照公司档案管理规定进行保存，保存期限根据文件的重要性和时效性确定。一般情况下，重要会议的记录和纪要应长期保存，一般性会议的记录和纪要应保存[X]年。2.会议记录和纪要应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。如需查阅或使用会议记录和纪要，应按照公司相关规定办理审批手续。六、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议召集人请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得在会议期间从事与会议无关的事情，如玩手机、看报纸等。3.参会人员应尊重他人发言，不得随意打断或干扰他人。对于不同意见，应通过合理的方式进行表达和沟通，避免情绪化的争吵和冲突。（二）会议组织者纪律1.会议组织者应认真做好会议的筹备工作，确保会议按时、顺利进行。如因组织不力导致会议出现延误或其他问题，应承担相应责任。2.会议组织者应严格遵守会议纪律，不得擅自更改会议议程或内容。如需调整会议议程，应提前征得会议召集人的同意。3