规范犯罪记录封存制度

PAGE规范犯罪记录封存制度一、总则（一）目的为了保障有犯罪记录人员的合法权益，促进其更好地回归社会，预防和减少重新犯罪，根据相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，特制定本规范犯罪记录封存制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及对员工背景审查、人事管理等相关工作中，涉及到对犯罪记录信息的处理与应用。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家关于犯罪记录封存的法律法规及相关行业标准，确保制度执行合法合规。2.保护隐私原则：充分尊重有犯罪记录人员的隐私权，对其犯罪记录信息进行严格保密，防止信息不当泄露。3.公平公正原则：在涉及犯罪记录审查与应用过程中，秉持公平公正态度，不歧视有犯罪记录人员，给予其平等的机会。二、犯罪记录封存的定义与范围（一）定义犯罪记录封存是指司法机关对犯罪的时候不满十八周岁，被判处五年有期徒刑以下刑罚的未成年人的犯罪记录，予以封存，除司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询外，不得向任何单位和个人提供。（二）范围界定1.本公司/组织所涉及的犯罪记录封存范围仅限于符合上述法律规定年龄及刑罚条件的未成年人犯罪记录。2.对于其他不符合上述条件的犯罪记录，不纳入本制度封存范围，但在处理相关信息时，同样遵循合法、合理、保密原则。三、犯罪记录信息的获取与审查（一）获取途径1.在涉及员工招聘、人事调动、晋升等背景审查环节，如确有必要了解员工犯罪记录情况，应通过合法合规途径获取。2.可与司法机关进行沟通协调，按照规定程序提出查询申请，获取相关人员的犯罪记录信息。（二）审查要点1.审查获取的犯罪记录信息是否真实、准确、完整，确保与司法机关原始记录一致。2.严格核实犯罪记录主体是否符合犯罪记录封存条件，对于不符合条件的记录，不得按照本制度进行封存处理。四、犯罪记录封存的程序（一）申请与受理1.当确定某员工犯罪记录符合封存条件时，由相关部门或人员填写犯罪记录封存申请表，详细说明犯罪记录情况及申请封存理由。2.申请表提交至公司/组织人力资源管理部门或指定的负责机构进行受理。受理机构应在收到申请表后的[X]个工作日内，对申请材料进行初步审核，确认材料齐全、符合要求后予以受理。（二）审核与审批1.受理后的申请材料由专门的审核小组进行审核。审核小组应包括人力资源管理部门、法务部门等相关人员，对犯罪记录的真实性、封存条件符合性等进行全面审查。2.审核小组应在[X]个工作日内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见分为同意封存、不同意封存两种情况。3.对于同意封存的申请，审核意见提交至公司/组织高层领导进行审批。高层领导应在收到审核意见后的[X]个工作日内做出审批决定。如审批通过，应签署同意封存的意见；如审批不通过，应说明理由并退回申请材料。（三）封存操作1.经审批同意封存的犯罪记录信息，由人力资源管理部门或指定机构按照规定程序进行封存处理。封存应确保信息的安全性和完整性，防止信息被篡改或泄露。2.封存后的犯罪记录信息应存储在专门的保密数据库或存储介质中，并设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。五、犯罪记录封存后的管理（一）信息保密1.公司/组织内部涉及犯罪记录封存信息的工作人员，应签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.严格限制对封存犯罪记录信息的访问，除司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询外，严禁任何其他人员以任何理由查询、使用或泄露该信息。3.在对外发布涉及员工信息的文件、资料等时，应严格审查其中是否包含犯罪记录信息，如涉及应进行脱敏处理或按照规定不予公开。（二）查询管理1.司法机关因办案需要查询犯罪记录封存信息时，应按照法定程序提出查询申请，并提供相关证明文件。公司/组织应在收到申请后的[X]个工作日内进行审核，审核通过后，按照规定程序提供查询服务。2.有关单位根据国家规定进行查询时，同样应提交正式的查询申请及相关证明材料。公司/组织审核无误后，在规定时间内提供查询结果，但查询结果应仅限于与查询目的相关的部分信息，不得提供完整的犯罪记录内容。3.对于每次查询的情况，包括查询时间、查询单位、查询内容等，应进行详细记录，以备后续核查。（三）更新与维护1.定期对犯罪记录封存信息进行检查和维护，确保信息存储的安全性和完整性。如发现信息存在损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充。2.当有犯罪记录封存人员的相关信息发生变更时，如刑罚执行情况变化、身份信息变更等，应及时对封存信息进行更新，确保信息的准确性。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权查询、使用或泄露犯罪记录封存信息的行为。2.在犯罪记录封存申请、审核、审批过程中，故意提供虚假材料、隐瞒真实情况的行为。3.违反信息保密规定，导致犯罪记录封存信息被不当获取或传播的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司/组织应立即进行调查核实。一经查实，根据违规情节轻重，给予相应的纪律处分，包括警告、记过、降职、撤职、开除等。2.如违规行为给有犯罪记录人员造成损失的，公司/组织应依法承担相应的赔偿责任。3.对于涉及刑事犯罪的违规行为，将依法移送司法机关追究刑事责任。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织公司/组织内部涉及犯罪记录封存工作的人员进行培训，培训内容包括法律法规解读、制度流程讲解、信息保密知识等。2.通过案例分析、模拟操作等方式，提高工作人员对犯罪记录封存制度的理解和执行能力，确保制度的正确实施。（二）宣传1.向公司/组织全体员工宣传犯罪记录封存制度的意义和目的，增强员工对该制度的认识和尊重。2.鼓励员工积极参与对有犯罪记录人员的帮助和支持，营造一个包容、和谐的工作环境。八、附则（一）解释权本制度由本公司/组织[具体部门]负责解释。在制度执行过程中，如遇疑问或需要进一步明确相关规定，由该部门