商业秘密规范制度

PAGE商业秘密规范制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司商业秘密的保护，规范公司商业秘密管理行为，维护公司合法权益，确保公司在市场竞争中保持优势地位。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、外包人员以及与公司有业务往来的合作伙伴、供应商、客户等。（三）定义1.商业秘密：指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。2.技术信息：包括但不限于公司的产品设计、工艺流程、技术诀窍、研发成果、实验数据、计算机软件等。3.经营信息：包括但不限于公司的客户名单、营销计划、采购渠道、定价策略、财务信息、合同协议、商业决策等。（四）基本原则1.合法合规原则：公司商业秘密管理活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保制度的合法性和有效性。2.预防为主原则：强调对商业秘密的事前预防，通过完善制度、加强培训、强化管理等措施，防止商业秘密的泄露。3.全员参与原则：商业秘密保护涉及公司各个部门和全体员工，要求全体员工积极参与，共同维护公司商业秘密安全。4.动态管理原则：根据公司业务发展、市场环境变化以及法律法规调整，适时对商业秘密规范制度进行修订和完善，确保制度的适应性和有效性。二、商业秘密的范围与认定（一）商业秘密的具体范围1.技术类商业秘密公司自主研发的新技术、新产品、新工艺，包括但不限于产品的设计图纸、技术方案、工艺流程、质量控制方法等。尚未公开的研发项目计划、研究报告、实验数据、测试结果等。公司拥有的专利技术、商标、著作权等知识产权相关信息，以及正在申请专利的技术内容。技术秘密的载体，如文件、磁盘、光盘、样品等。2.经营类商业秘密公司的客户信息，包括客户名单、联系方式、交易习惯及偏好、需求特点、价格承受能力等。公司的市场策略、营销计划、销售渠道、定价策略、促销活动方案等。公司的采购渠道、供应商名单、采购价格、采购合同条款等。公司的财务信息，如财务报表、预算计划、成本核算数据、资金流向等。公司的商业决策信息，如投资决策、合作意向、战略规划等。公司内部管理信息，如组织架构、人员配置、薪酬福利体系、绩效考核制度等。（二）商业秘密的认定程序1.各部门负责人对本部门涉及的信息进行初步评估，认为可能构成商业秘密的，填写《商业秘密认定申请表》，详细说明信息的内容、性质、价值、保密期限等情况，并提交至公司知识产权管理部门。2.知识产权管理部门收到申请后，组织相关专业人员进行审核，必要时可邀请外部专家进行评估。审核评估内容包括信息是否符合商业秘密的定义、是否具有保密性、实用性和价值性等。3.经审核评估后，知识产权管理部门将审核结果报公司管理层审批。对于认定为商业秘密的信息，由公司统一编号，并确定保密级别和保密期限。三、保密措施（一）物理隔离措施1.对涉及商业秘密的文件、资料、存储设备等实行专人专柜保管，设置专门的保密档案室或保密存储区域，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.对办公区域进行合理划分，将涉及商业秘密的部门与其他部门进行适当隔离，限制无关人员进入。对于重要的研发场所、生产车间等，设置门禁系统，严格控制人员出入，并要求进入人员佩戴相应的标识。3.对存储商业秘密的计算机、服务器等设备设置单独的登录账号和密码，采用加密技术对存储的数据进行加密处理，防止数据被非法获取或篡改。（二）人员管理措施1.入职审查：在员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工保密协议》，明确告知其在公司工作期间应承担的保密义务，并要求其签字确认。同时，对员工的背景进行调查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.培训教育：定期组织员工参加商业秘密保护培训，培训内容包括商业秘密的法律法规、公司商业秘密规范制度、保密意识和技能等。新员工入职时，必须接受专门的保密培训，培训合格后方可上岗。3.签订保密协议：与接触、知悉商业秘密的员工、合作伙伴、供应商、客户等签订保密协议，明确双方的权利和义务，约定保密期限、违约责任等内容。保密协议应作为合同的附件，具有同等法律效力。4.离职管理：员工离职时，人力资源部门应提醒其履行保密义务，并收回其持有的涉及商业秘密的文件、资料、存储设备等。同时，要求员工签署《离职员工保密承诺书》，承诺离职后仍将遵守公司的保密规定。（三）信息管理措施1.文件管理：对涉及商业秘密的文件进行严格的分类、编号、登记和保管，明确文件的密级、传阅范围和保管期限。文件的起草、审批、印发、传递、借阅、归档等环节应严格按照规定的程序进行，确保文件的安全流转。2.会议管理：对于涉及商业秘密的会议，应选择具备保密条件的场所召开，并对会议内容进行记录。会议记录应标明密级，按照文件管理要求进行保管。参会人员应严格遵守会议保密纪律，不得擅自泄露会议内容。3.对外交流管理：公司员工与外部单位或个人进行业务交流时，如需涉及商业秘密，必须事先经过公司授权，并签订保密协议。在交流过程中，应注意控制信息的传播范围，避免商业秘密的不当披露。4.网络信息管理：加强对公司内部网络的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止外部非法网络攻击。对公司发布在互联网上的信息进行严格审查，确保不涉及商业秘密。禁止员工在公司内部网络和外部网络上传播、发布涉及公司商业秘密的信息。四、商业秘密的使用与许可（一）内部使用1.公司各部门在开展业务活动过程中，如需使用商业秘密，应填写《商业秘密使用申请表》，明确使用目的、使用范围、使用期限等内容，并提交至知识产权管理部门审批。2.知识产权管理部门收到申请后，对申请内容进行审核，确保使用行为符合公司利益和商业秘密保护要求。审核通过后，报公司管理层批准。3.经批准后，使用部门应按照批准的范围和期限使用商业秘密，并采取相应的保密措施，防止商业秘密的泄露。使用完毕后，应及时将商业秘密归还知识产权管理部门，并办理相关交接手续。（二）对外许可1.公司因业务需要对外许可使用商业秘密的，应由知识产权管理部门组织相关人员进行评估，评估内容包括许可的必要性、许可的范围、许可的期限、许可费用等。评估报告报公司管理层审批。2.经批准后，公司应与被许可方签订《商业秘密许可使用合同》，明确双方的权利和义务，约定许可使用的范围、期限、费用支付方式、保密条款、违约责任等内容。合同签订后，应报知识产权管理部门备案。3.在许可使用过程中，公司应加强对被许可方的监督管理，定期检查被许可方的保密措施落实情况，确保商业秘密的安全。如发现被许可方存在违反合同约定或保密规定的行为，应及时采取措施予以纠正，并追究其违约责任。五、商业秘密的保护与监督（一）保护措施1.公司设立专门的知识产权管理部门，负责商业秘密的日常管理工作，包括商业秘密的认定、保密措施的制定与监督执行、侵权防范与处理等。2.定期对公司商业秘密的保护状况进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。对于发现的商业秘密泄露隐患或漏洞，应立即采取措施进行整改，确保商业秘密得到有效保护。3.加强对公司周边环境的监控，关注竞争对手的动态和市场信息变化，及时发现可能涉及商业秘密侵权的行为，并采取相应的防范措施。（二）监督机制1.公司内部建立商业秘密保护监督机制，由知识产权管理部门定期对各部门的商业秘密保护工作进行检查和评估，检查内容包括保密制度的执行情况、保密措施的落实情况、员工的保密意识等。2.设立举报奖励制度，鼓励公司员工对发现的商业秘密泄露行为进行举报。对于经查实的举报，公司将给予举报人一定的奖励，并对泄露商业秘密的行为进行严肃处理。3.定期向公司管理层汇报商业秘密保护工作情况，及时反映存在的问题和风险，并提出相应的建议和措施。公司管理层应定期对商业秘密保护工作进行研究和决策，确保公司商业秘密保护工作的有效开展。六、商业秘密侵权的防范与处理（一）侵权防范1.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识和防范侵权能力，使其了解商业秘密侵权的危害和法律责任。2.建立商业秘密侵权预警机制，密切关注市场动态和竞争对手的行为，及时发现可能存在的侵权迹象，并采取相应的防范措施。3.加强与知识产权保护机构、律师事务所等专业机构的合作，及时获取最新的法律法规和行业信息，为公司商业秘密保护工作提供专业支持。（二）侵权处理1.一旦发现商业秘密侵权行为，公司应立即采取措施进行制止，并收集相关证据，如侵权产品、侵权文档、侵权行为记录等。2.知识产权管理部门应及时组织相关人员对侵权行为进行调查和分析，评估侵权行为的影响和损失，并制定相应的处理方案。处理方案报公司管理层批准后实施。3.根据侵权行为的性质和情节，公司可采取以下措施进行处理：与侵权方进行协商，要求其停止侵权行为，消除影响，赔偿损失。向有关行政部门投诉，请求行政机关依法查处侵权行为。向人民法院提起诉讼，通过法律途径维护公司的合法权益。4.在侵权处理过程中，公司应积极配合相关部门的工作，提供必