酒店审批流程制度规范

PAGE酒店审批流程制度规范一、总则（一）目的为加强酒店各项工作的规范化管理，确保酒店运营活动的顺利开展，提高工作效率，保障酒店利益，特制定本审批流程制度规范。（二）适用范围本制度适用于酒店内部所有部门及员工涉及的各类审批事项，包括但不限于费用报销、采购申请、合同签订、人事变动、设施设备维修改造等。（三）基本原则1.合法性原则：所有审批流程必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求。2.合理性原则：审批标准应合理、公正，充分考虑酒店实际情况和业务需求。3.分级负责原则：根据审批事项的性质和金额大小，明确各级审批人员的职责和权限，实行分级审批。4.高效性原则：优化审批流程，减少不必要的环节，提高审批效率，确保工作及时推进。二、审批流程概述（一）审批流程分类1.常规审批流程：适用于日常性、重复性的业务活动，如每月的费用报销、常规办公用品采购等。2.特殊审批流程：针对临时性、重大性或涉及多个部门协调的业务事项，如大型活动策划、重要合同签订等，需启动特殊审批流程。（二）审批环节一般包括申请、初审、审核、审批、执行与反馈等环节。1.申请：由业务经办人按照规定格式填写审批申请表，详细说明申请事项的内容、原因、预计费用等信息，并附上相关证明材料。2.初审：部门负责人对申请事项进行初步审核，重点审查申请内容是否符合本部门工作安排和预算计划，证明材料是否齐全、真实。3.审核：根据审批事项的性质，由相关职能部门进行审核。如费用报销由财务部门审核，采购申请由采购部门审核等，审核重点在于合规性、合理性以及与预算的匹配度。4.审批：根据审批权限，由各级领导进行最终审批。审批人应综合考虑各种因素，做出同意、不同意或要求补充材料等审批意见。5.执行与反馈：经审批同意的申请事项，由业务经办人负责组织实施，并及时将执行情况反馈给相关部门和审批人。三、费用报销审批流程（一）报销范围1.与酒店经营活动直接相关的费用，如差旅费、业务招待费、办公费、水电费、通讯费等。2.经酒店批准的特殊费用支出，如员工培训费用、市场推广费用等。（二）报销标准1.差旅费：根据不同地区、出行方式等制定详细的报销标准，包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。例如，一线城市出差住宿标准为[X]元/晚，交通费用实报实销，但需提供正规发票。2.业务招待费：严格控制招待标准，按照接待对象、业务性质等设定不同档次的限额。如接待重要客户，单次招待费用不得超过[X]元，并需提前填写招待申请单。3.其他费用：办公费、水电费等按照酒店预算定额执行，通讯费根据员工职级设定不同的补贴标准。（三）报销流程1.经办人填写费用报销单，粘贴好相关发票及报销凭证，注明费用明细、用途、发生时间等信息。2.部门负责人初审，确认费用与本部门业务相关且符合预算，签字确认。3.财务部门审核发票真实性、合法性以及报销金额是否符合标准，审核通过后签字。4.分管领导审批，根据审批权限决定是否同意报销。5.总经理终审（超过一定金额的报销）。6.终审通过后，财务部门进行报销支付。四、采购申请审批流程（一）采购分类1.固定资产采购：如酒店设备、家具、车辆等价值较高、使用年限较长的资产。2.低值易耗品采购：办公用品、一次性客用品、清洁用品等价值较低、使用周期较短的物品。3.服务采购：如外包的洗涤服务、餐饮原材料供应商采购等。（二）采购申请流程1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预计金额、需求时间等。2.部门负责人审核申请的必要性和合理性，签字确认。3.采购部门审核采购申请是否符合酒店采购政策和流程，是否有更合适的采购渠道或供应商，审核通过后签字。4.财务部门审核采购预算，确保采购费用在预算范围内，签字。5.分管领导审批，根据采购金额大小决定审批层级。6.总经理终审（重大采购项目）。7.采购部门根据审批结果进行采购操作，采购完成后及时将采购情况反馈给相关部门。五、合同签订审批流程（一）合同范围包括但不限于租赁合同、采购合同、服务合同、合作协议等与酒店经营活动相关的各类合同。（二）合同审批流程1.合同承办部门起草合同文本，明确双方权利义务、合同标的、价格、付款方式、违约责任等关键条款。2.部门负责人初审合同内容是否符合本部门业务要求和利益，签字。3.法律合规部门审核合同的合法性、合规性，对条款进行风险评估，提出修改意见，签字。4.财务部门审核合同付款方式、结算周期等财务条款是否合理，签字。5.分管领导审批，根据合同性质和金额决定是否需要进一步审核或修改。6.总经理终审（重大合同）。7.合同双方签字盖章后生效，并按照合同约定执行。在合同执行过程中，如有变更事项，需重新履行审批流程。六、人事变动审批流程（一）人事变动类型1.员工招聘：包括新员工入职、实习生招聘等。2.员工晋升：员工职位提升。3.员工调动：员工在酒店内部不同部门之间的调动。4.员工离职：包括主动离职、辞退、开除等。（二）人事变动审批流程1.招聘：用人部门填写招聘申请表，说明招聘岗位、人数、任职要求等，经部门负责人审核后提交人力资源部门。人力资源部门负责发布招聘信息、筛选简历、组织面试等工作，面试结果报用人部门和分管领导确认，最终由总经理审批新员工入职。2.晋升：员工所在部门提交晋升申请，说明晋升理由、拟晋升职位等，人力资源部门审核员工绩效、能力等情况，征求相关部门意见后，报分管领导和总经理审批。3.调动：调出部门和调入部门负责人协商一致后，填写员工调动申请表，经人力资源部门审核，分管领导和总经理审批。4.离职：员工提出离职申请，部门负责人进行沟通了解离职原因，确认工作交接情况后签字。人力资源部门审核离职手续办理情况，分管领导审批，涉及重要岗位或关键人员离职的，需总经理终审。七、设施设备维修改造审批流程（一）维修改造范围酒店各类设施设备的日常维修、定期保养以及重大改造项目。（二）审批流程1.使用部门发现设施设备问题后，填写维修改造申请表，详细描述问题情况、预计维修改造内容和费用。2.工程部门现场勘查，评估维修改造的必要性和可行性，提出初步方案和预算，签字。3.财务部门审核预算合理性，签字。4.分管领导审批，根据维修改造金额和对酒店运营的影响程度决定是否实施。5.总经理终审（重大维修改造项目）。6.审批通过后，工程部门组织实施维修改造工作，完成后进行验收，并将验收结果反馈给相关部门。八、特殊审批流程（一）大型活动策划审批1.活动策划部门制定详细的活动策划方案，包括活动主题、时间、地点、参与人员、活动内容、预算等。2.部门负责人初审方案的可行性和与酒店整体业务的契合度，签字。3.市场部门评估活动对酒店市场推广的效果，提出意见，签字。4.财务部门审核活动预算，签字。5.分管领导审批，根据活动规模和影响力决定是否需要进一步调整方案。6.总经理终审。7.按照审批后的方案组织活动实施，活动结束后进行总结评估。（二）重要合同签订审批对于涉及金额巨大、合作方重要、对酒店经营有重大影响的合同，除按照常规合同审批流程外，还需组织相关部门进行专项论证。由法律合规部门牵头，会同财务、业务等部门对合同条款进行深入分析，评估风险和收益，形成专项报告提交总经理办公会审议，最终由总经理审批决定是否签订合同。九、审批权限划分（一）部门负责人审批权限1.审批本部门预算范围内的费用报销、采购申请等常规业务，单笔金额不超过[X]元。2.初审本部门员工的人事变动申请，如普通岗位的招聘、内部调动等。3.审核本部门设施设备的一般性维修申请，维修费用不超过[X]元。（二）分管领导审批权限1.审批涉及多个部门的业务申请，如跨部门的采购项目、合作活动等。2.审核金额在[X]元至[X]元之间的费用报销、采购申请等，以及重要岗位员工的人事变动。3.审批本部门及分管业务范围内的设施设备维修改造项目，预算金额在[X]元至[X]元之间。（三）总经理审批权限1.终审所有重大事项的审批，包括超过[X]元的费用报销、采购申请、合同签订，重大人事变动，大型维修改造项目等。2.对涉及酒店战略、重大决策等事项进行最终审批。十、审批时间规定（一）常规审批1.一般情况下，部门负责人初审应在收到申请后的[X]个工作日内完成。2.职能部门审核在[X]个工作日内完成。3.分管领导审批在[X]个工作日内完成（特殊情况除外）。4.总经理终审在[X]个工作日内完成（重大事项根据实际情况确定）。（二）特殊审批对于特殊审批流程，如大型活动策划审批、重要合同签订审批等，根据事项的紧急程度和复杂程度，由相关部门协商确定审批时间，但原则上应在确保充分论证和决策质量的前提下尽快完成。十一、审批监督与检查（一）内部审计监督酒店内部审计部门定期对审批流程执行情况进行审计检查，重点审查审批程序是否合规、审批意见是否合理、有无越权审批等问题。（二）投诉与反馈机制设立专门的投诉邮箱和电话，接受员工和相关利益方对审批流程中存在问题的投诉和反馈。对于投诉和反馈事项，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉