检察院公函制度规范

PAGE检察院公函制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范检察院公函的使用，确保公函的制作、传递、使用等环节符合法律法规及行业标准，提高检察院工作的规范性、严肃性和效率，保障检察工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在办理案件、履行职责过程中涉及使用公函的各类活动。（三）基本原则1.依法依规原则公函的使用必须严格遵守国家法律法规以及检察工作的相关规定，确保公函内容合法、程序合规。2.准确规范原则公函应准确表达检察工作意图，格式规范、内容完整、语言严谨，避免出现模糊、歧义或错误表述。3.及时高效原则在保证公函质量的前提下，应及时制作、传递和处理公函，提高工作效率，避免因公函延误影响检察工作的正常进行。4.安全保密原则公函涉及检察工作的机密信息，必须严格遵守保密规定，确保公函在传递、存储和使用过程中的安全，防止信息泄露。二、公函的种类及适用范围（一）法律文书类公函1.起诉书用于指控犯罪嫌疑人的犯罪事实和罪名，向人民法院提起公诉。2.不起诉决定书对于犯罪嫌疑人具有法定不追究刑事责任情形或证据不足不符合起诉条件的，作出不起诉决定时使用。3.抗诉书当检察院认为人民法院的判决、裁定确有错误时，依法提出抗诉所使用的文书。4.纠正违法通知书针对公安机关、人民法院、监狱等机关在执法活动中存在的违法行为，提出纠正意见时使用。（二）工作联系类公函1.立案监督公函向公安机关发出，要求说明不立案理由或通知公安机关立案。2.侦查活动监督公函对公安机关侦查活动中的违法行为提出纠正意见或建议。3.刑事审判监督公函针对人民法院刑事审判活动中的违法情形进行监督并提出意见。4.刑罚执行监督公函对监狱、看守所等刑罚执行机关的刑罚执行活动进行监督时使用。5.民事行政检察建议公函针对民事、行政诉讼活动中的违法情形或审判结果可能存在的问题，向人民法院提出检察建议。（三）其他类公函1.协助调查公函请求其他单位或部门协助本院进行调查取证时使用。2.委托鉴定公函委托具有鉴定资质的机构进行专门鉴定时出具的公函。3.送达回证公函用于记录法律文书送达情况，由受送达人签字确认后返回的公函。三、公函的制作（一）格式要求1.首部应包含检察院名称、公函标题、文号、主送单位名称等信息。标题应准确概括公函的主要内容，文号应按照本院规定的编号规则编制，确保唯一性和规范性。2.正文正文内容应条理清晰、逻辑严密。开头应简要说明公函的目的和依据，主体部分详细阐述具体事项、事实和理由，结尾应明确提出要求或结论。引用法律法规和规范性文件时，应准确注明名称和条款序号。3.尾部包括检察院署名、日期，并加盖检察院公章。日期应填写公函制作的具体年月日，确保准确无误。（二）内容要求1.真实性公函所涉及的事实、证据等必须真实可靠，严禁虚假陈述或伪造材料。2.准确性内容应准确反映检察工作实际情况，用词准确、数据精确，避免模糊不清或歧义表述。3.完整性公函应涵盖与事项相关的所有必要信息，不得遗漏重要内容，确保受文单位能够全面了解公函意图。（三）审核与签发1.承办人拟稿公函由具体承办案件或事项的人员负责起草，拟稿人应认真收集相关资料，按照格式和内容要求撰写公函。2.部门负责人审核拟稿完成后，交所在部门负责人进行审核。审核内容包括公函格式是否规范、内容是否准确完整、法律依据是否正确、语言表达是否恰当等。部门负责人应提出明确的审核意见，对于不符合要求的公函，退回承办人修改。3.分管检察长签发经部门负责人审核通过的公函，报分管检察长签发。分管检察长应对公函的内容和质量进行全面审查，确保公函符合检察工作要求和法律法规规定。对于重大、复杂案件或涉及重要事项的公函，必要时应提交检察长办公会或检察委员会讨论决定。四、公函的传递（一）传递方式1.专人送达对于重要、紧急的公函，应安排专人直接送达受文单位，并要求受文单位在送达回证上签字确认。送达人员应严格遵守保密规定，确保公函安全送达。2.机要邮寄一般公函可通过机要通信渠道邮寄送达受文单位。机要邮寄应选择具有保密资质的邮政部门，并按照机要文件的传递要求进行封装、登记和投递。3.电子传输在确保安全保密的前提下，对于部分可以通过电子方式传递的公函，可采用加密电子文件的形式发送至受文单位指定的电子邮箱或电子政务平台。发送后应及时与受文单位确认接收情况，并要求其反馈接收回执。（二）传递记录1.专人送达记录送达人员应详细记录送达时间、地点、受文单位名称、送达人姓名、受送达人姓名及职务、公函名称及文号等信息，并由受送达人在送达回证上签字确认。送达回证应及时归档保存，以备查考。2.机要邮寄记录通过机要邮寄传递公函时，应留存机要交寄单、回执等相关凭证，并详细记录邮件编号、收寄时间、寄达时间、受文单位名称等信息。记录应妥善保存，便于查询和追溯。3.电子传输记录采用电子传输方式传递公函时，应记录发送时间、接收邮箱地址、公函名称及文号、发送人姓名等信息，并要求受文单位及时回复接收确认邮件。相关记录应定期备份，防止数据丢失。五、公函的使用与管理（一）使用登记各部门收到公函后，应建立公函使用登记台账，详细记录公函的收文日期、公函名称及文号、来文单位、办理情况、处理结果等信息。登记台账应定期整理归档，便于查阅和统计分析。（二）流转程序公函在本院内部流转时，应按照规定的程序进行传递和办理。承办部门收到公函后，应及时安排专人负责处理，并在规定时间内将处理结果反馈给相关部门或单位。涉及多个部门协同办理的公函，主办部门应牵头组织协调，各协办部门应积极配合，确保公函办理工作顺利进行。（三）跟踪督办对于重要公函或涉及重大事项的公函，应建立跟踪督办机制。办公室或相关职能部门负责对公函的办理情况进行跟踪检查，及时掌握办理进度，督促承办部门按时完成任务。对于办理过程中出现的问题或延误情况应及时进行协调解决，并向分管检察长报告。（四）归档与保管公函办理完毕后，承办部门应按照档案管理规定及时将公函及相关材料整理归档。归档材料应包括公函原件、送达回证、处理结果记录、相关审批文件等，确保档案资料的完整性和准确性。档案管理人员应定期对档案进行整理、分类和保管，防止档案丢失、损坏或泄密。六、公函的保密管理（一）保密责任本院全体工作人员应严格遵守保密法律法规和本院保密制度，对涉及公函的机密信息承担保密责任。在公函制作、传递、使用和管理过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.制作过程保密公函制作场所应相对独立，无关人员不得随意进入。拟稿人、审核人等应妥善保管工作资料，防止丢失或被他人获取。在公函打印、复印等过程中，应严格控制知悉范围，避免信息扩散。2.传递过程保密专人送达公函时，送达人员应将公函密封包装，避免途中拆阅或泄露。机要邮寄公函应按照机要文件保密要求进行封装和传递，确保邮件安全。电子传输公函应采用加密技术，设置访问权限，防止信息被非法获取或篡改。3.使用与管理过程保密公函使用部门应严格控制公函的知悉范围，仅限于工作需要的人员查阅和使用。查阅公函应进行登记，使用完毕后及时归还。公函保管场所应具备安全保密条件，设置必要防护设施，防止公函被盗、被抢或因自然灾害等原因受损。（三）保密监督与检查本院保密管理部门应定期对公函保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。对于违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、公函的查询与借阅（一）查询规定本院内部人员因工作需要查询公函档案的，应填写查询申请表，注明查询事由、查询范围等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查询。档案管理部门应按照规定提供查询服务，并做好查询记录。查询人员不得擅自复制、摘抄公函内容，确需复制的，应按照档案复制规定办理相关手续。（二）借阅规定外单位因工作需要借阅本院公函档案的，应出具正式介绍信，注明借阅目的、借阅范围、借阅