公证遗嘱室制度规范

PAGE公证遗嘱室制度规范一、总则（一）目的为了规范公证遗嘱业务办理流程，确保遗嘱公证的真实性、合法性和严肃性，保护当事人的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公证法》等相关法律法规，结合本公证机构实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公证机构内遗嘱公证业务的办理及公证遗嘱室的管理。（三）基本原则1.合法原则：遗嘱公证活动必须严格遵守国家法律法规的规定，确保遗嘱内容符合法律要求。2.真实原则：公证人员应认真核实遗嘱当事人的身份、意思表示及遗嘱内容的真实性，防止虚假遗嘱。3.公正原则：公正对待每一位遗嘱当事人，不偏袒、不歧视，确保公证结果公平公正。4.保密原则：对遗嘱当事人的个人信息、遗嘱内容等予以严格保密，维护当事人隐私。二、遗嘱公证业务办理流程（一）申请1.遗嘱人应当亲自到本公证机构提出申请，并提交下列证件和材料：居民身份证或者其他身份证件；遗嘱涉及的不动产、交通工具或者其他有产权凭证的财产的产权证明；公证人员认为应当提交的其他材料。2.遗嘱人填写申请表，申请表应当记明下列内容：申请人的基本情况；申请公证的事项及公证书的用途；申请公证的文书的名称；提交证明材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址、联系方式；申请的日期；其他需要说明的情况。（二）受理1.公证人员对遗嘱人提交的申请和证明材料进行初步审查，符合受理条件的，予以受理，并向遗嘱人出具受理通知单。2.受理通知单应注明受理日期、公证事项、承办公证员等信息。（三）审查1.公证人员对遗嘱人的身份、行为能力、意思表示进行核实。通过与遗嘱人谈话、查阅相关证明文件等方式，确认遗嘱人具有完全民事行为能力，遗嘱是其真实意思表示。2.对遗嘱内容进行审查，包括遗嘱所处分的财产是否为遗嘱人个人合法财产，遗嘱内容是否违反法律、法规、社会公德等。3.审查遗嘱的形式是否符合法律规定。遗嘱可以采用自书、代书、打印、录音录像、口头、公证等形式，公证遗嘱应当由遗嘱人经公证机构办理。（四）出具公证书1.经审查，遗嘱内容及形式均符合法律规定的，公证机构应当自受理公证申请之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在期限内，但应当及时告知当事人。2.公证书应当按照司法部规定的格式制作，由公证员签名或者加盖签名章并加盖公证机构印章。公证书自出具之日起生效。三、公证遗嘱室管理（一）人员管理1.公证员配备：遗嘱公证业务应由具备公证员资格且经验丰富的公证员办理。公证员应严格遵守职业道德和执业纪律，确保公证质量。2.辅助人员职责：设立辅助人员协助公证员开展工作，辅助人员负责遗嘱人接待、材料整理、档案管理等工作。辅助人员应经过专业培训，熟悉遗嘱公证业务流程，保守工作秘密。（二）场地管理1.独立空间设置：公证遗嘱室应设置在相对独立、安静的区域，与其他办公区域有效分隔，确保遗嘱办理过程的保密性。2.环境设施要求：遗嘱室内应配备必要的办公设备，如桌椅、电脑、打印机等，同时要保证通风良好、光线适宜，为遗嘱人提供舒适的办理环境。3.安全保障措施：安装监控设备，对遗嘱室进行24小时监控，确保遗嘱办理过程的安全性。配备防火、防盗等设施，保障遗嘱室及相关档案资料的安全。（三）档案管理1.档案收集：遗嘱公证办理完毕后，辅助人员应及时将遗嘱人提交的申请材料、谈话记录、公证书副本等相关资料进行整理、归档。2.档案分类：遗嘱公证档案按照年份、遗嘱人姓名等进行分类管理，便于查询和保管。3.档案保管期限：遗嘱公证档案应长期保管，确保档案资料的完整性和可追溯性。4.档案查阅：严格限制遗嘱公证档案的查阅权限，除司法机关等依法有权查阅的部门外，未经遗嘱人同意，任何人不得查阅遗嘱档案。因工作需要查阅档案的，应办理查阅登记手续，查阅人员不得擅自复制、摘录档案内容。四、风险防控（一）法律风险防控1.定期组织公证人员学习法律法规，特别是涉及遗嘱公证的相关条款，及时掌握法律法规的变化，确保遗嘱公证业务符合法律要求。2.对于复杂、疑难的遗嘱公证案件，组织内部讨论或咨询法律专家意见，避免法律风险。（二）内部管理风险防控1.建立健全内部监督机制，定期对遗嘱公证业务办理情况进行检查，发现问题及时整改。2.加强对公证人员的职业道德教育，提高公证人员的责任意识和风险意识，防止违规操作。（三）外部风险防控1.关注社会舆论动态，及时处理涉及遗嘱公证的负面舆情，避免引发社会不良影响。2.与相关部门保持密切沟通协调，如民政、房产管理等部门，及时了解政策变化，做好遗嘱公证与其他相关业务的衔接。五、监督与检查（一）内部监督1.公证机构设立专门的监督部门或岗位，定期对遗嘱公证业务办理情况进行检查，重点检查公证程序是否合规、公证文书质量是否合格、档案管理是否规范等。2.建立公证人员业务档案，记录其办理遗嘱公证业务的数量、质量、投诉情况等，作为考核评价公证人员的重要依据。（二）外部监督1.接受司法行政机关的监督管理，按照要求定期报送遗嘱公证业务统计报表等资料，配合司法行政机关的检查工作。2.主动接受社会监督，设立投诉举报渠道，及时处理当事人的投诉举报，对存在问题的遗嘱公证业务进行整改，并将处理结果向社会公开。六、培训与考核（一）培训1.定期组织遗嘱公证业务培训，邀请法律专家、资深公证员等进行授课，内容包括法律法规解读、业务技能提升、典型案例分析等。2.鼓励公证人员参加各类业务培训交流活动，拓宽业务视野，提高业务水平。（二）考核1.建立遗嘱公证业务考核制度，对公证人员的业务办理质量、工作效率、服务态度等进