济南大学零星采购实施细则

济南大学零星采购实施细则为规范济南大学零星采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《山东省政府采购管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本实施细则。本细则所称零星采购，是指学校各部门（含学院、直属单位，下同）使用财政性资金、自有资金或其他资金，采购单项或批量预算金额在20万元（不含）以下，且未达到政府集中采购目录及标准的货物、服务类采购项目。工程类零星采购参照国家及地方相关工程管理规定执行，不适用本细则。一、管理职责划分（一）采购管理部门职责学校国有资产与实验室管理处（以下简称"国资处"）为零星采购的统筹管理部门，主要职责包括：1.制定并完善学校零星采购管理制度，指导各部门规范开展采购活动；2.审核采购需求的合理性、合规性，监督采购流程执行情况；3.建立并维护学校零星采购供应商库，组织供应商诚信评价；4.受理采购活动中的质疑与投诉，协调处理采购纠纷；5.汇总统计全校零星采购数据，定期向学校报告采购执行情况。（二）使用部门职责采购需求提出部门（以下简称"使用部门"）为零星采购的责任主体，主要职责包括：1.负责编制采购需求，明确采购标的的技术参数、服务标准、验收要求等；2.执行采购审批程序，组织实施采购活动（金额5000元以上的采购需在国资处指导下开展）；3.组织采购验收，确认采购标的质量、数量及服务符合要求；4.负责采购合同的起草、签订及履约管理；5.整理并保存采购档案，配合相关部门的监督检查。（三）财务部门职责学校计划财务处（以下简称"财务处"）负责零星采购的资金管理与支付审核，主要职责包括：1.审核采购预算的合规性及资金来源的合法性；2.审核采购合同、验收报告等付款依据的完整性；3.按规定办理采购款项支付手续；4.对采购资金使用情况进行监督。（四）监督部门职责学校纪检监察机构与审计处负责对零星采购活动进行监督，主要职责包括：1.对采购流程的合规性、公正性进行监督；2.受理采购活动中的违纪违规举报，开展调查处理；3.对采购项目进行审计抽查，提出整改建议。二、采购申请与审批（一）采购需求论证使用部门应在采购前开展需求论证，确保采购标的符合实际工作需要，避免重复采购、超标准采购。1.单项或批量预算金额5000元（含）以下的采购项目，由使用部门负责人组织至少2名本部门人员进行需求确认，形成书面记录；2.单项或批量预算金额5000元至2万元（含）的采购项目，由使用部门分管领导组织3名以上（含）相关人员（至少1名技术人员）进行论证，形成《零星采购需求论证表》；3.单项或批量预算金额2万元至20万元（含）的采购项目，由使用部门牵头，邀请国资处、财务处及相关领域专家（至少1名校外专家）参与论证，形成详细论证报告，明确技术参数的非倾向性、预算的合理性及采购方式的适用性。（二）审批流程1.5000元（含）以下采购项目：使用部门填写《零星采购申请表》，经科室负责人、部门负责人签字审批后实施；2.5000元至2万元（含）采购项目：使用部门填写《零星采购申请表》，附需求论证表，经科室负责人、部门负责人、分管校领导签字审批后，报国资处备案；3.2万元至20万元（含）采购项目：使用部门填写《零星采购申请表》，附需求论证报告、市场调研情况（至少3家供应商报价），经科室负责人、部门负责人、分管校领导签字审批后，提交国资处审核，审核通过后实施。三、采购实施（一）采购方式及适用范围零星采购可采用直接采购、比价采购、竞争性谈判三种方式，具体适用范围如下：1.直接采购：适用于单项或批量预算金额5000元（含）以下，且市场供应充足、价格透明的通用类产品（如办公文具、日常耗材等）。2.比价采购：适用于单项或批量预算金额5000元至10万元（含）的采购项目，或虽金额低于5000元但技术参数复杂、需对比性能的采购项目。3.竞争性谈判：适用于单项或批量预算金额10万元至20万元（含）的采购项目，或技术参数特殊、市场竞争不充分的采购项目。（二）直接采购操作要求1.使用部门应选择学校供应商库内的供应商，若库内无符合要求的供应商，需提供至少2家市场供应商的资质证明（营业执照、经营许可等）及报价单；2.采购过程需留存供应商报价单、采购清单（列明产品名称、型号、数量、单价），由采购经办人、部门负责人签字确认；3.单次采购金额超过3000元的，原则上通过银行转账支付，不得使用现金结算。（三）比价采购操作要求1.使用部门需选择至少3家（含）符合资质的供应商（优先从学校供应商库中选取），要求供应商提供加盖公章的报价单及技术响应文件（含产品参数、服务承诺等）；2.比价过程由使用部门组织，邀请至少1名非采购经办人参与监督，填写《零星采购比价记录表》，记录各供应商报价、技术优势及推荐理由；3.原则上选择报价最低且技术响应符合要求的供应商，若需选择非最低价供应商，需在比价记录中注明原因并经部门负责人签字确认；4.比价结果需在部门内部公示3个工作日（公示内容包括采购项目、供应商名称、成交金额），无异议后签订采购合同。（四）竞争性谈判操作要求1.使用部门需组建谈判小组，成员由使用部门代表（2人）、技术专家（1人）、国资处代表（1人）组成，总人数不少于5人；2.谈判小组需编制谈判文件，明确采购标的技术参数、服务标准、报价要求、评审办法（综合评分法或最低评标价法）等内容；3.邀请至少3家（含）符合条件的供应商参与谈判，供应商需在规定时间内提交响应文件；4.谈判过程需全程记录，形成《竞争性谈判记录表》，记录谈判内容、供应商澄清事项及最终报价；5.谈判小组根据评审办法确定成交供应商，结果经全体成员签字确认后，在学校官网公示5个工作日，无异议后签订采购合同。四、合同管理（一）合同签订要求1.单项或批量采购金额5000元（含）以上的采购项目，必须签订书面采购合同；2.合同需明确标的名称、数量、规格型号、单价、总金额、交付时间及地点、质量标准、售后服务、违约责任等条款；3.合同文本需经使用部门法律顾问或学校法律事务部门审核（金额10万元以上的采购项目必须经法律事务部门审核），审核通过后由使用部门负责人签字并加盖部门公章；4.合同一式四份，使用部门、供应商、国资处、财务处各执一份。（二）合同履约管理使用部门应跟踪合同履行情况，督促供应商按合同约定交付货物或提供服务。若出现延迟交付、质量不符等问题，使用部门应及时书面通知供应商整改，整改不力的可按合同约定追究违约责任。五、验收与入库（一）验收组织1.5000元（含）以下采购项目：由使用部门指定2名（含）以上人员验收，填写《零星采购验收单》；2.5000元至10万元（含）采购项目：由使用部门牵头，组织技术人员、国资处代表共同验收，验收小组不少于3人；3.10万元至20万元（含）采购项目：由使用部门牵头，邀请国资处、财务处、技术专家（至少1名校外专家）组成验收小组，验收小组不少于5人。（二）验收标准验收应依据采购合同、技术参数要求及相关行业标准进行，重点核查以下内容：1.货物类：数量是否匹配，外观是否完好，规格型号、技术参数是否符合要求，随机文件（说明书、合格证、保修卡等）是否齐全；2.服务类：服务内容是否按合同约定完成，服务质量是否达到标准，服务记录是否完整。（三）验收结果处理1.验收合格的，验收小组全体成员在《零星采购验收单》上签字确认，作为付款依据；2.验收不合格的，应要求供应商限期整改或退换货，整改后重新验收仍不合格的，终止合同并按约定索赔；3.涉及固定资产的采购项目，验收合格后需到国资处办理固定资产入库手续。六、付款管理（一）付款申请材料使用部门申请付款时，需提交以下材料：1.《零星采购申请表》；2.采购合同（5000元以上项目）；3.《零星采购验收单》；4.供应商开具的合法发票；5.其他相关材料（如比价记录、谈判记录、需求论证报告等）。（二）付款流程1.5000元（含）以下采购项目：使用部门整理付款材料，经部门负责人签字后提交财务处，财务处审核通过后3个工作日内支付；2.5000元至10万元（含）采购项目：使用部门提交付款材料，经国资处审核签字后，由财务处审核支付，支付时限不超过5个工作日；3.10万元至20万元（含）采购项目：使用部门提交付款材料，经国资处、审计处审核签字后，由财务处审核支付，支付时限不超过7个工作日。（三）质保金管理对需提供质保服务的采购项目（如设备类、维修类），可预留合同总金额5%-10%作为质保金，质保期满且无质量问题后，由使用部门提出申请，按付款流程支付质保金。七、特殊情况处理（一）紧急采购因突发公共事件、教学科研急需等特殊情况需紧急采购的，使用部门需填写《紧急采购申请表》，说明紧急原因、采购内容及预算，经部门负责人、分管校领导签字审批后，可简化采购流程，但需在采购完成后5个工作日内补全相关材料（包括供应商选择依据、采购过程记录等）并报国资处备案。紧急采购单次金额不得超过5万元，年度累计金额不得超过20万元。（二）单一来源采购因专利、专有技术或服务配套等原因，只能从唯一供应商处采购的，使用部门需提供市场调研情况（证明其他供应商无法满足需求）、专家论证意见（至少3名专家签字），经国资处审核、分管校领导审批后，可采用单一来源方式采购。单一来源采购结果需在学校官网公示3个工作日，无异议后实施。八、供应商管理（一）供应商库建设国资处负责建立学校零星采购供应商库，入库供应商需具备以下条件：1.具有独立法人资格，持有有效的营业执照及相关经营许可；2.近3年无重大违法记录，信用状况良好（通过"信用中国"网站查询无不良记录）；3.具备履行合同所需的设备、技术和服务能力；4.同意遵守学校采购管理规定，接受监督。（二）供应商评价国资处每年度对供应商进行评价，评价内容包括合同履约率、产品质量、售后服务、响应速度等。评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级：1.优秀供应商：优先纳入采购推荐名单，简化后续采购流程；2.合格供应商：继续保留在供应商库中；3.不合格供应商：从供应商库中移除，2年内不得参与学校采购活动。（三）供应商违规处理供应商存在以下行为的，列入学校采购黑名单，永久禁止参与学校采购活动，并依法追究责任：1.提供虚假资质或产品信息；2.串通报价、恶意竞争；3.无正当理由拒绝履行合同；4.提供假冒伪劣产品或服务质量严重不达标；5.向学校工作人员行贿或提供不正当利益。九、监督与责任追究（一）监督检查国资处、审计处、纪检监察机构定期或不定期对零星采购活动进行检查，检查内容包括采购流程合规性、资金使用效益、合同履约情况等。检查方式包括查阅档案、访谈相关人员、实地核查等。（二）责任追究对违反本细则的部门或个人，按以下方式处理：1.未按规定流程审批或实施采购的，责令整改，暂停该部门1-3个月采购权限；2.伪造、篡改采购文件，或与供应商串通谋取私利的，对相关责任人给予党纪、政纪处分；涉嫌违法的，移送司法机关处理；3.因失职渎职导致采购资金损失或学校权益受损的，追究相关责任人的经济赔