高等学校通信制度规范

PAGE高等学校通信制度规范一、总则（一）目的本通信制度规范旨在确保高等学校内部通信的高效、准确、安全与规范，促进学校各项工作的顺利开展，加强学校各部门之间、师生之间的沟通与协作，提升学校整体运行效率和管理水平。（二）适用范围本制度适用于高等学校内的所有部门、教职员工、学生以及与学校有业务往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关通信行业标准，确保通信活动合法合规。2.准确性原则：通信内容应准确无误，避免因信息错误导致工作失误或误解。3.及时性原则：及时传递重要信息，不得无故拖延，确保信息的时效性。4.保密性原则：对于涉及学校机密、师生隐私等敏感信息，严格保密，防止信息泄露。5.便捷性原则：在保证通信质量和安全的前提下，尽可能提供便捷的通信方式，提高工作效率。二、通信方式（一）校内办公电话1.电话配备：学校为各部门配备必要的办公电话，用于日常工作沟通。各部门应妥善保管和使用办公电话，不得擅自转借或挪作他用。2.使用规范：拨打校内办公电话时，应准确拨号，直接联系相关人员。如需转接，应向接转人员说明转接对象和事由。接听电话应及时、礼貌，使用规范的问候语，认真记录来电内容，并及时传达或处理。3.故障报修：如办公电话出现故障，应及时向学校信息管理部门报修，并说明故障情况。信息管理部门应及时安排维修人员进行维修，确保电话正常使用。（二）移动通讯设备1.使用范围：教职员工和学生可根据工作和学习需要配备移动通讯设备，如手机等。移动通讯设备主要用于紧急情况联络、工作沟通以及与学校相关事务的联系。2.信息安全：使用移动通讯设备时，应注意保护个人信息安全，避免因设备丢失、被盗或信息泄露导致个人权益受损。同时，不得利用移动通讯设备传播有害信息、从事违法违规活动。3.工作联系：学校重要通知、工作安排等信息可通过移动通讯设备发送，但应确保信息准确无误，并注意接收人员的接收状态。对于涉及重要事项的信息，应要求接收人员及时回复确认。（三）电子邮件1.邮箱管理：学校为教职员工和学生提供统一的电子邮件账号，用于工作和学习交流。各用户应妥善保管个人邮箱账号和密码，不得泄露给他人。2.邮件发送：发送电子邮件时，应确保邮件主题明确、内容简洁明了、格式规范。邮件内容应符合法律法规和学校相关规定，不得包含敏感、违法、违规或不良信息。重要邮件应进行备份，以防丢失。3.邮件接收与处理：及时查看电子邮件，对于重要邮件应及时回复或处理。对于不需要回复的邮件，如一般性通知等，可根据实际情况进行适当处理，但应确保不遗漏重要信息。如发现可疑邮件，应及时向学校网络安全管理部门报告。（四）即时通讯工具1.使用范围：学校内部工作沟通可根据需要使用即时通讯工具，如微信工作群等。但应注意区分工作群和个人社交群，不得在工作群中发送与工作无关的信息。2.群管理：工作群应由专人负责管理，制定群规，明确群成员的职责和行为规范。群成员应遵守群规，积极参与群内工作讨论和信息交流，不得随意发布无关信息、广告、谣言等。3.信息传递：在即时通讯工具中传递的工作信息应准确、及时，重要信息应进行确认和记录。对于涉及重要决策、工作安排等信息，应通过正式渠道进行传达和发布。（五）视频会议系统1.系统使用：学校配备视频会议系统，用于召开各类会议、培训、研讨等活动。各部门如需使用视频会议系统，应提前向学校会议管理部门申请，并按照系统操作流程进行使用。2.会议组织：视频会议的组织者应提前做好会议准备工作，包括确定会议主题、时间、参会人员、会议议程等，并提前通知参会人员。会议过程中，应确保视频画面清晰、声音正常，参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得随意中断会议或进行与会议无关的活动。3.会议记录：视频会议应安排专人进行记录，记录内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。会议记录应及时整理、归档，作为学校工作的重要资料保存。三、通信流程（一）信息发起1.明确目的：信息发起者应首先明确通信的目的和内容，确保信息准确、完整、有针对性。2.选择方式：根据信息的性质、紧急程度和接收对象等因素，选择合适的通信方式。如重要事项应优先采用正式的通信方式，如文件、会议等；一般性通知可采用电子邮件、即时通讯工具等方式。3.编写内容：按照所选通信方式的要求，编写规范、清晰的通信内容。如撰写邮件时，应注意邮件主题、正文格式、附件等；使用即时通讯工具时，应简洁明了地表达信息。（二）信息审核1.部门审核：对于涉及本部门的重要通信信息，应由部门负责人或相关责任人进行审核。审核内容包括信息的准确性、合法性、完整性、保密性等，确保信息符合学校相关规定和要求。2.保密审核：对于涉及学校机密、师生隐私等敏感信息的通信，应进行严格的保密审核。审核通过后，方可发送或传递。3.审核记录：信息审核过程应进行记录，包括审核时间、审核人员、审核意见等。审核记录应妥善保存，以备查阅。（三）信息发送与传递1.发送确认：信息发送前，应再次确认信息内容无误，并选择合适的发送方式进行发送。如通过电子邮件发送，应检查收件人地址、邮件主题和正文等；通过即时通讯工具发送，应确认接收人员在线状态和接收情况。2.传递跟踪：对于重要信息的传递，应进行跟踪，确保信息准确无误地传递到接收人员手中。如通过电话传递信息，应确认对方是否收到并理解信息内容；通过文件传递，应跟踪文件的签收情况。3.紧急信息处理：对于紧急信息，应立即采取措施进行发送和传递，确保信息及时传达给相关人员。同时，应建立紧急信息处理机制，明确应急流程和责任人，确保紧急情况得到妥善处理。（四）信息接收与处理1.及时接收：接收人员应及时关注各种通信渠道，确保及时接收信息。对于重要信息，应设置提醒功能，避免遗漏。2.认真阅读与理解：接收信息后，应认真阅读和理解信息内容，如有疑问应及时与信息发送者沟通确认。3.处理反馈：根据信息内容，及时进行处理，并将处理结果反馈给信息发送者。如涉及决策事项，应按照学校相关决策程序进行处理，并及时反馈决策结果。四、通信安全与保密（一）网络安全1.访问控制：严格控制对学校网络的访问权限，只有经过授权的人员才能访问学校内部网络资源。设置不同级别的用户账号和密码，定期更换密码，确保账号安全。2.防火墙与入侵检测：学校应配备先进的防火墙和入侵检测系统，防范网络攻击和恶意软件入侵。定期对网络安全设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.数据备份与恢复：定期对学校重要通信数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的位置。建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证学校通信业务的连续性。（二）信息保密1.保密制度：建立健全学校信息保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。对涉及学校机密、师生隐私等敏感信息进行严格保密管理。2.人员培训：加强对教职员工和学生的信息保密教育和培训，提高保密意识和技能。使全体人员了解保密工作的重要性，掌握基本的保密知识和方法。3.保密措施：在通信过程中，对于涉及敏感信息的文件、邮件、即时通讯等，应采取加密、加密传输等保密措施。存储敏感信息的设备应进行加密处理，并妥善保管，防止信息泄露。（三）违规处理1.违规界定：明确通信安全与保密违规行为的界定标准，如未经授权访问学校网络、泄露学校机密信息、传播有害信息等。2.责任追究：对于违反通信安全与保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。责任追究方式包括警告、罚款、纪律处分、法律追究等，视情节轻重而定。3.整改措施：对于发生的通信安全与保密违规事件，应及时采取整改措施，堵塞漏洞，防止类似事件再次发生。同时，应总结经验教训，完善相关制度和流程。五、通信监督与检查（一）监督机制1.内部监督：学校设立专门的通信监督管理部门，负责对学校通信制度的执行情况进行监督检查。定期对各部门的通信工作进行抽查，发现问题及时督促整改。2.师生监督：鼓励师生对通信过程中的违规行为进行监督举报，学校应建立健全举报机制，对举报信息进行及时处理和反馈。对于查证属实的举报，给予举报人适当奖励。3.外部监督：接受教育主管部门、行业监管部门等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作，及时整改存在的问题，不断完善学校通信制度规范。（二）检查内容1.制度执行：检查各部门和人员对学校通信制度的执行情况，是否严格按照制度规定进行通信活动，包括通信方式的选择、信息审核、发送与传递、接收与处理等环节。2.通信安全：检查学校网络安全措施的落实情况，如访问控制、防火墙与入侵检测、数据备份与恢复等；检查信息保密制度的执行情况，如保密措施的实施、人员保密意识等。3.通信质量：评估学校通信方式的使用效果和通信质量，是否存在通信不畅、信息传递不准确等问题。对于发现的通信质量问题，及时采取措施进行改进。（三）结果反馈与整改1.结果反馈：监督检查结束后，应及时向被检查部门和人员反馈检查结果，指出存在的问题和不足之处。反馈结果应明确、具体，便于被检查部门和人员了解情况。2.整改要求：针对检查中发现的问题，提出整改要求和期限。被检查部门和人员应制定详细的整改计划，明确整改措施和责任人，按时完成整改任务。3.跟踪复查：对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对于整改不力的部门和