高校沟通管理制度规范

PAGE高校沟通管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范高校内部及与外部相关方的沟通管理，确保信息传递的准确、及时、有效，提高工作效率，促进学校各项事业的健康发展，营造良好的沟通环境，保障学校整体目标的顺利实现。（二）适用范围本制度适用于学校各职能部门、教学单位、科研机构、教辅单位、后勤服务部门等校内各级组织及其工作人员，以及与学校有业务往来的校外单位和个人。（三）基本原则1.准确性原则：沟通信息应真实、准确、完整，避免模糊、歧义或虚假信息的传递。2.及时性原则：及时传递和处理各类信息，确保信息不延误，以满足工作决策和执行的需要。3.有效性原则：沟通方式应根据信息内容和受众特点选择，确保信息能够被正确理解和有效接收，达到沟通目的。4.保密性原则：对于涉及学校机密、师生隐私等敏感信息，应严格按照保密规定进行沟通和管理，防止信息泄露。二、沟通渠道与方式（一）校内沟通渠道1.会议沟通学校层面会议：包括校长办公会、党委会、教职工代表大会等，主要传达学校重大决策、部署工作任务、通报重要事项等。部门工作会议：各职能部门、教学单位等定期召开的工作会议，用于布置本部门工作、协调内部事务、沟通工作进展等。专项会议：针对特定问题或项目召开的专题会议，如教学改革研讨会、科研项目推进会等，集中讨论和解决相关问题。2.文件沟通学校发文：以学校名义发布的各类公文，包括决定、通知、通报、报告等，传达学校政策、制度、工作要求等。部门发文：各部门根据工作需要制发的文件，用于内部工作指导、业务通知等。信息简报：学校及各部门定期编发的信息简报，简要汇报工作动态、经验做法、重要成果等，供校内交流。3.办公系统沟通校内办公平台：利用学校统一的办公自动化系统，实现公文流转、信息发布、工作审批、日程安排等功能，方便校内各单位之间的日常沟通与协作。电子邮件：通过学校内部电子邮箱进行信息传递，适用于正式文件、工作汇报、业务沟通等。4.面对面沟通领导与教职工沟通：学校领导定期深入基层，与教职工进行面对面交流，了解工作情况，听取意见建议，解决实际问题。部门之间沟通协调：各部门工作人员根据工作需要进行面对面沟通，及时协调工作中的矛盾和问题，促进工作顺利开展。师生沟通：教师与学生之间通过课堂教学、课后辅导、谈心谈话等方式进行沟通，了解学生学习和生活情况，给予指导和帮助；辅导员与学生保持密切联系，关注学生思想动态，做好学生思想政治教育和管理工作。（二）校外沟通渠道1.电话沟通：通过固定电话或移动电话与校外单位和个人进行业务联系、信息咨询、问题反馈等。2.邮件沟通：使用学校或个人的电子邮箱与校外合作伙伴、上级主管部门、社会各界等进行正式文件往来、工作汇报、业务洽谈等。3.来访接待：热情接待校外来访人员，安排专门人员负责沟通交流，了解来访目的和需求，及时协调相关部门进行对接和处理。4.外出走访：学校领导、职能部门负责人等根据工作需要，主动走访校外相关单位，加强沟通与合作，拓展学校发展空间。5.网络平台沟通：利用学校官方网站、微信公众号、微博等网络平台，及时发布学校信息，回应社会关切，与校外公众进行互动交流；同时，通过参加行业论坛、学术会议等网络活动，与同行进行信息共享和经验交流。三、沟通流程与规范（一）信息发起与收集1.校内信息发起各部门、各单位工作人员根据工作需要，确定沟通信息的内容、对象、方式等，填写相关信息表单或起草文件、报告等。信息发起前需进行必要的审核，确保信息准确无误、符合学校政策和工作要求。涉及多个部门的信息，应提前进行沟通协调，明确牵头部门和相关责任。2.校外信息收集通过电话、邮件、来访等方式，主动收集校外单位和个人的意见建议、合作需求、业务咨询等信息。对收集到的校外信息进行分类整理，及时反馈给相关部门或领导，并跟踪处理情况。（二）信息传递与审批1.校内信息传递按照确定的沟通方式进行信息传递。通过办公系统发文的，应严格按照系统流程进行起草、审核、签发、分发等操作；通过电子邮件发送的，应确保收件人准确无误，并在邮件主题中注明重要信息；通过会议传达的，应提前准备好会议资料，确保会议组织有序、信息传达清晰。重要信息传递前需进行审批，审批流程根据信息内容和性质确定。一般信息由部门负责人审批；涉及学校重大决策、重要事项、资金使用等信息，需经学校领导审批。2.校外信息传递对外发送的正式文件、邮件等，应按照学校公文管理规定进行审核、盖章后发送；涉及重要事项的对外沟通，需经学校领导批准后进行。回复校外单位和个人的信息，应在规定时间内进行，确保信息传递的及时性和有效性。回复内容需经部门负责人审核，涉及重要政策解读、承诺事项等信息，需报学校领导审定。（三）信息接收与反馈1.校内信息接收接收信息的单位和个人应及时登录办公系统、查看电子邮件、参加会议等，确保信息不遗漏。对接收的信息进行认真阅读和理解，如有疑问或需要进一步沟通的，应及时与信息发起部门或人员联系。2.校外信息接收安排专人负责接收校外信息，及时进行登记和分类整理，并按照规定流程转交给相关部门或领导。对校外重要信息，应及时向学校领导汇报，并根据领导指示进行处理和反馈。3.信息反馈信息接收方在处理完信息后，应及时向信息发起方进行反馈，说明信息处理情况和结果。反馈方式可根据信息内容和沟通渠道选择，如通过电话、邮件、书面报告等。对于重要信息的反馈，应形成正式的反馈文件或报告，存档备查。四、沟通效果评估与改进（一）评估指标1.信息准确性：评估沟通信息是否真实、准确、完整，有无因信息传递错误导致工作失误或误解的情况。2.及时性：考察信息传递是否及时，是否在规定时间内完成信息的发起、传递、接收和反馈，有无信息延误现象。3.有效性：分析沟通是否达到预期目的，信息接收方是否正确理解信息内容并采取相应行动，工作是否得到有效推进。4.满意度：通过问卷调查、面谈等方式收集信息接收方对沟通效果的满意度评价，了解其对沟通方式、沟通内容、沟通效率等方面的意见和建议。（二）评估方法1.定期评估：每学期或每年对学校沟通管理工作进行一次全面评估，通过收集相关数据、统计分析沟通指标、开展问卷调查等方式，对沟通效果进行量化评估。2.专项评估：针对重要会议、重大项目、关键决策等沟通事项，在结束后及时进行专项评估，总结经验教训，提出改进措施。3.日常监测：通过办公系统、信息反馈记录等渠道，对日常沟通信息的处理情况进行实时监测，及时发现沟通中存在的问题，并进行跟踪分析。（三）改进措施1.根据评估结果，针对存在的问题制定具体的改进措施，明确责任部门和责任人，限期整改。2.加强沟通培训与指导，提高工作人员的沟通能力和技巧，包括语言表达、倾听理解、书面写作、沟通礼仪等方面。3.优化沟通流程和方式，根据实际工作需要和信息特点，调整信息传递渠道、审批环节、反馈机制等，提高沟通效率和效果。4.建立沟通管理工作的长效机制，将沟通管理纳入学校整体管理体系，不断完善沟通管理制度，持续提升沟通管理水平。五、沟通安全与保密管理（一）安全管理1.加强对沟通渠道和信息系统的安全防护，定期进行安全检查和维护，防止信息泄露、网络攻击、数据丢失等安全事故发生。2.对涉及学校关键信息基础设施的沟通设备和网络，采取必要的安全技术措施，如防火墙、入侵检测、加密传输等，确保信息安全。3.规范工作人员的信息操作行为，严格遵守计算机使用规定和网络安全制度，不随意在不可信网络环境中处理学校敏感信息，不私自安装未经授权的软件和设备。（二）保密管理1.明确学校保密工作的范围和要求，对涉及学校机密、师生隐私、科研成果、财务数据等敏感信息的沟通进行严格保密管理。2.制定保密制度和流程，对保密信息的产生、传递、存储、使用、销毁等环节进行规范，确保保密信息在各个环节的安全性