进一步规范采购制度

PAGE进一步规范采购制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保采购过程公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求：填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字：确保需求的合理性和必要性。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部门：采购部门对需求进行初步审核，确认是否属于采购范围。2.对于金额较小的采购项目：由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，需提交公司管理层审批，金额界定标准可根据公司实际情况设定，如单次采购金额超过[X]元为大额采购。（三）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息：包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。2.对供应商进行评估和筛选：评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。可制定《供应商评估表》，对供应商进行量化打分。3.选择合格的供应商：建立合格供应商名录，并定期对供应商进行考核和更新。（四）采购谈判与合同签订1.采购人员与选定的供应商进行谈判：就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取有利的采购条件。2.谈判达成一致后：签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、详细、准确。合同签订前需经公司法务部门审核。（五）采购执行与验收1.采购部门根据采购合同安排采购活动：跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.物资到货后：采购部门通知相关部门进行验收。验收人员应按照合同要求对物资的数量、质量、规格等进行检验，填写《验收报告》。3.如验收合格：办理入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.采购部门根据验收报告和采购合同：填写《付款申请单》，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.付款申请单经相关部门审核签字：如采购部门、财务部门、审批领导等，确保付款手续齐全。3.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定：及时办理付款手续。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门在每年末根据下一年度业务计划：编制采购预算，明确采购项目、采购金额、采购时间等。2.采购预算需经部门负责人审核、公司管理层审批后：纳入公司年度预算管理。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动：不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，需按照公司预算调整流程办理相关手续。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析：及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购活动进行风险识别：分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.可采用风险矩阵等工具：对风险进行评估和分类，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素：制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可要求供应商提供履约保证金，增加备用供应商；对于质量风险，加强验收环节管理，增加抽检频次等。2.建立风险预警机制：及时发现风险信号，采取有效措施防范风险的发生和扩大。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督岗位：对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法、合规、公正。2.监督人员有权查阅采购文件、合同、账目等资料：对采购活动中的违规行为提出纠正意见。（二）审计监督1.公司审计部门定期对采购活动进行审计：审查采购流程的执行情况、采购成本的合理性、采购合同的履行情况等。2.审计部门出具审计报告：对审计发现的问题提出整改建议，督促相关部门进行整改。六、采购人员管理（一）人员资质与培训1.采购人员应具备相应的专业知识和技能：熟悉采购业务流程、法律法规、市场行情等。2.公司定期组织采购人员参加培训：提升采购人员的业务水平和综合素质。培训内容可包括采购技巧、法律法规、职业道德等。（二）绩效考核1.建立采购人员绩效考核制度：对采购人员的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行考核。2.绩效考核指标可包括采购成本控制、采购质量保障、交货期达成率、供应商满意度等：根据考核结果进行奖惩。