快消品收款制度规范

PAGE快消品收款制度规范一、总则（一）目的为了加强公司快消品销售收款管理，规范收款流程，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有快消品销售业务的收款管理，包括线上销售、线下销售、经销商销售等各类销售渠道。（三）基本原则1.合法性原则：收款活动必须符合国家法律法规和相关财务制度的要求。2.准确性原则：确保收款信息准确无误，及时记录和核对。3.及时性原则：及时收取款项，避免逾期收款造成损失。4.安全性原则：保障资金安全，防止资金被盗、挪用等风险。二、收款流程（一）销售订单确认1.销售人员在与客户签订销售合同或订单时，应明确收款方式、收款期限等条款，并确保客户清楚了解相关要求。2.销售订单录入系统后，系统自动生成收款计划，明确收款时间节点和金额。（二）发货通知1.仓库在发货前，应确认客户是否已按照合同约定支付款项或已取得有效的付款承诺。2.如客户未付款，仓库不得发货，特殊情况需经销售部门负责人和财务部门负责人批准。（三）收款通知1.财务部门根据收款计划，在临近收款期限前，向客户发送收款通知，提醒客户按时付款。2.收款通知应明确收款金额、收款方式、收款期限等信息，并提供公司收款账户信息。（四）款项收取1.客户应按照收款通知要求，选择合适的收款方式进行付款。2.线上收款：客户通过公司指定的线上支付平台进行付款，财务部门应及时关注线上支付平台的收款信息，确保款项及时到账。3.线下收款：客户通过银行转账、支票、现金等方式进行付款，财务部门应要求客户在付款时注明付款用途和对应的销售订单号。4.对于现金收款，财务部门应安排专人负责收取，并及时存入公司银行账户，不得坐支现金。（五）款项核对1.财务部门收到款项后，应及时与销售订单进行核对，确认收款金额、客户信息等是否一致。2.如发现收款差异，财务部门应及时与销售部门沟通，查明原因，并进行相应的处理。（六）收款入账1.财务部门核对无误后，及时将款项入账，按照会计准则进行账务处理。2.收款入账后，财务部门应在系统中更新收款状态，确保收款信息的准确性。三、收款方式管理（一）线上支付平台管理1.公司应选择安全可靠、信誉良好的线上支付平台作为收款渠道，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。2.财务部门应定期对线上支付平台的收款数据进行核对和分析，确保资金安全。3.加强对线上支付平台操作人员的培训和管理，防止因操作失误导致资金损失。（二）银行转账管理1.公司应指定专人负责银行账户的管理，确保银行账户信息的安全。2.客户通过银行转账付款时，财务部门应及时核对银行回单信息，确保款项到账后及时入账。3.定期与银行进行对账，发现异常情况及时与银行沟通解决。（三）支票管理1.公司应建立支票管理制度，明确支票的购买、保管、使用等流程。2.财务部门应严格审核支票的真实性、有效性和完整性，确保支票的安全使用。3.收到支票后，应及时填写进账单送存银行，不得拖延。4.如支票发生退票等情况，财务部门应及时与客户沟通，查明原因，并采取相应的措施。（四）现金管理1.公司应严格遵守现金管理规定，控制现金使用范围和额度。2.财务部门应设立现金日记账，及时记录现金收支情况，做到日清月结。3.加强对现金保管人员的管理，确保现金安全，防止现金被盗、挪用等风险。四、逾期收款管理（一）逾期预警机制1.财务部门应建立逾期收款预警机制，根据收款计划和实际收款情况，对即将逾期或已逾期的款项进行预警。2.对于即将逾期的款项，财务部门应及时通知销售部门，由销售部门与客户沟通，了解原因，并采取相应的催款措施。（二）催款措施1.销售部门在接到逾期收款预警后，应及时与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，并根据具体情况采取相应的催款措施。2.催款措施包括电话催款、邮件催款、上门催款等，催款过程中应注意方式方法，避免与客户发生冲突。3.对于多次催款仍未付款的客户，销售部门应及时向公司管理层汇报，并采取进一步的法律措施。（三）逾期收款记录与分析1.财务部门应建立逾期收款台账，详细记录逾期款项的客户信息、逾期金额、逾期时间、催款情况等。2.定期对逾期收款情况进行分析，找出逾期收款的原因和规律，为制定有效的收款策略提供依据。（四）逾期收款责任追究1.对于因销售人员或其他相关人员工作失误导致逾期收款的，公司将追究其相应的责任。2.责任追究方式包括批评教育、扣发绩效奖金、降职降薪等，情节严重的将依法追究其法律责任。五、收款风险管理（一）风险识别与评估1.公司应定期对收款业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如客户信用风险、市场风险、操作风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低收款风险。（二）客户信用管理1.销售部门应建立客户信用档案，收集客户基本信息、信用状况、交易记录等资料，并定期进行更新和评估。2.根据客户信用状况，制定不同的信用政策，如信用额度、信用期限等，确保公司在可控的风险范围内开展业务。3.对于信用状况较差的客户，应谨慎开展业务，采取必要的风险防范措施。（三）内部控制1.建立健全收款业务内部控制制度，明确各部门和人员的职责权限，确保收款业务流程的规范和有效。2.加强对收款业务的内部审计和监督，定期检查收款制度的执行情况，发现问题及时整改。3.严格执行不相容岗位分离制度，如收款与记账、开票与收款等岗位不得由同一人兼任。（四）应急处理机制1.制定收款风险应急预案，明确在遇到突发情况时的应急处理流程和措施。2.定期对应急预案进行演练，提高应对风险的能力。3.如发生收款风险事件，应及时启动应急预案，采取有效措施减少损失，并向上级主管部门报告。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对收款业务进行审计监督，检查收款制度的执行情况、收款流程的合规性、款项的安全性等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受税务、工商等相关部门的监督检查，确保公司收款业务符合法律法规的要求。2.积极配合会计师事务所等中介机构的审计工作，提供真实、准确