原材采购制度规范

PAGE原材采购制度规范一、总则（一）目的为了加强公司原材采购管理，规范采购行为，确保采购工作的顺利进行，保障公司生产经营活动的正常开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材采购活动，包括但不限于原材料、零部件、辅助材料等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证原材质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的原材符合公司生产经营要求。4.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。二、采购流程（一）采购需求提出1.生产部门：根据生产计划和库存情况，定期提出原材采购需求，填写《原材采购申请表》，详细注明所需原材的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.其他部门：如研发部门、销售部门等因工作需要提出原材采购需求时，也应填写《原材采购申请表》，并说明采购原因和用途。（二）需求审核1.采购部门：收到《原材采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.财务部门：从成本控制角度对采购需求进行审核，评估采购预算的合理性。3.相关领导：根据公司实际情况和审批权限，对采购需求进行最终审批。（三）供应商选择与评估1.供应商寻找采购部门：通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购平台等。建立供应商信息库：对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、信誉等信息。2.供应商筛选采购部门：根据采购需求和供应商信息库，对潜在供应商进行筛选，确定符合要求的供应商名单。初步评估：对筛选出的供应商进行初步评估，了解其生产能力、质量控制体系、售后服务等情况。3.供应商实地考察采购部门：对于重要的原材采购项目，组织相关人员对供应商进行实地考察。考察内容：包括供应商的生产现场、质量管理体系、原材料供应情况、设备状况、人员素质等方面。考察报告：实地考察结束后，撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评价，作为是否选择该供应商的重要依据。4.供应商评估与选择采购部门：根据供应商的初步评估和实地考察结果，对供应商进行综合评估，制定供应商评估标准和评分细则。评估指标：包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。选择供应商：根据评估结果，选择得分较高的供应商作为合作对象，并签订采购合同。（四）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据与供应商协商的结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.合同审核采购部门：对起草的采购合同进行内部审核，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。法律部门：从法律角度对采购合同进行审核，防范法律风险。相关领导：根据审批权限对采购合同进行最终审批。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。（五）采购订单下达1.采购订单生成：采购部门根据采购合同，生成采购订单，明确采购原材的具体信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.订单审核：对采购订单进行审核，确保订单信息准确无误。3.订单下达：将审核通过的采购订单发送给供应商，并要求供应商确认订单。（六）采购跟踪与催货1.采购跟踪采购部门：建立采购跟踪机制，定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制情况、交货准备情况等。信息沟通：与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题。2.催货采购部门：在临近交货期时，如发现供应商可能无法按时交货，应及时向供应商发出催货通知，要求其加快生产进度，确保按时交货。催货记录：对催货情况进行记录，作为后续处理的依据。（七）到货验收1.验收准备采购部门：提前通知相关部门做好到货验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。验收标准：明确原材的验收标准，包括质量标准、规格型号、数量等方面。2.到货验收验收人员：由采购部门、质量部门、生产部门等相关人员组成验收小组，对到货原材进行验收。验收内容：包括原材的外观、数量与采购订单是否一致，质量是否符合验收标准等。验收报告：验收结束后，验收小组填写《原材到货验收报告》，详细记录验收情况，如验收合格，由验收人员签字确认；如验收不合格，应注明不合格原因，并提出处理意见。（八）付款结算1.发票审核采购部门：收到供应商开具的发票后，对发票的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容：包括发票的开票日期、发票号码、购买方名称、销售方名称、货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.付款申请采购部门：根据采购合同和到货验收情况，填写《原材采购付款申请表》，详细注明采购订单号、供应商名称、发票号码、付款金额、付款方式等信息。相关部门审核：采购部门将付款申请表提交给财务部门审核，财务部门核实发票信息和付款金额后，提交给相关领导审批。3.付款执行财务部门：根据领导审批意见，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续，支付货款给供应商。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、市场供应短缺等风险。2.质量风险：原材料质量不符合要求，影响公司产品质量和生产进度。3.供应商风险：供应商破产、违约、交货延迟等风险。4.合同风险：采购合同条款不完善、存在法律漏洞等风险。5.人员风险：采购人员贪污受贿、泄露公司商业机密等风险。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、市场情况、供应商信誉等因素，对各类风险发生的可能性进行评估。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度。3.风险等级确定：根据风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。（三）风险应对措施1.市场风险应对价格风险管理：建立价格预警机制，关注市场价格动态，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低价格波动风险。供应短缺风险管理：与多个供应商建立合作关系，拓宽供应渠道，增加供应的稳定性；建立适量的原材料库存，以应对突发的供应短缺情况。2.质量风险应对加强供应商质量管理：在选择供应商时，严格考察其质量控制体系；在采购合同中明确质量标准和违约责任；定期对供应商进行质量评估和监督。加强到货验收管理：严格按照验收标准进行到货验收，确保不合格原材料不进入公司。3.供应商风险应对供应商选择与管理：选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并与其签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务；建立供应商评价机制，定期对供应商进行评价和考核，及时淘汰不合格供应商。风险预警与应急处理：建立供应商风险预警机制，及时发现供应商可能出现的风险；制定应急预案，在供应商出现风险时，能够迅速采取措施，降低损失。4.合同风险应对合同起草与审核：采购合同由专业人员起草，确保合同条款完整、明确、合法；加强合同审核，从法律、财务、业务等多个角度对合同进行审查，防范合同风险。合同执行与监督：严格按照采购合同执行，确保双方履行各自的义务；加强对合同执行情况的监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.人员风险应对人员培训与教育：加强对采购人员的培训和教育，提高，提高其业务水平和职业道德素质；定期进行廉政教育，防范贪污受贿行为的发生。内部监督与制约：建立健全内部监督机制，加强对采购人员的监督和制约；实行采购业务的岗位分离制度，避免权力集中和舞弊行为的发生。四、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：以到货验收合格率为指标，评估采购的原材质量是否符合要求。3.交货期：以按时交货率为指标，评估供应商是否按时交货。4.供应商管理：包括供应商开发数量、供应商淘汰率、供应商满意度等指标，评估供应商管理工作的成效。5.采购效率：以采购周期为指标，评估采购流程的效率和及时性。（二）评估方法1.定期评估：每月或每季度对采购绩效进行一次定期评估，收集相关数据，进行分析和评价。2.对比分析：将采购绩效指标与历史数据、同行业平均水平进行对比分析，找出差距和改进方向。3.问卷调查：向相关部门和人员发放问卷调查，了解对采购工作的满意度和意见建议。（三）评估结果应用1.绩效反馈：将采购绩效评估结果及时反馈给采购部门和相关人员，让其了解工作表现和存在的问题。2.奖惩措施：根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和供应商