公章私用制度规范

PAGE公章私用制度规范一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用行为，维护公司合法权益，防范公章使用风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司事务中使用公章的行为。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.公章使用：指在各类文件、合同、协议、报表、证明等材料上加盖公章的行为。二、公章管理职责（一）公章保管1.公司公章由[具体保管部门]指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。如发生公章被盗、遗失或损坏情况，应立即向公司报告，并采取相应措施，如登报声明作废等，以避免造成不良后果。（二）使用审批1.使用申请：各部门或员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批流程：一般性文件用章，由部门负责人审核后，报分管领导审批。重要合同、协议等用章，需经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。涉及公司重大事项、对外投资、融资等用章，必须经总经理办公会研究决定，并报董事长审批。3.审批意见：审批人应认真审核用章申请，如有疑问应及时与申请部门或人员沟通核实。对于不符合规定或存在风险的用章申请，审批人应明确提出不予批准的意见，并说明理由。（三）用章登记1.公章保管人员应建立《公章使用登记簿》，对每次公章使用情况进行详细登记，登记内容包括用章日期、用章部门、用章文件名称、用章份数、用章事由、审批人、盖章人等信息。2.用章登记应及时、准确、完整，登记簿应妥善保存，以备查阅。（四）监督检查1.公司[监督检查部门]应定期对公章使用情况进行监督检查，确保公章使用符合本制度规定。2.监督检查内容包括公章保管是否安全、使用审批流程是否规范执行、用章登记是否完整准确等。对于发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员责任。三、公章使用规定（一）使用原则1.严格按照规定的审批流程使用公章，未经批准不得擅自使用。2.公章使用应基于真实、合法、有效的业务需求，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等材料上加盖公章。（二）使用范围1.公司正式文件、报告、通知、函件等对外发布的材料。2.公司签订的各类合同、协议、意向书等法律文件。3.公司出具的各类证明、介绍信、授权委托书等。4.其他经公司批准需要加盖公章的材料。（三）使用要求1.用章文件应内容完整、格式规范、表述准确，确保与用章事由相符。2.加盖公章时，应确保公章清晰、端正，骑年盖月，不得压正文。3.用章份数应与实际需求相符，不得超量用章。4.用章后，应及时将用章文件归档保存，以备查阅。四、特殊情况处理（一）紧急用章1.因工作紧急需要使用公章，但无法按照正常审批流程办理时，用章部门或人员应向公司领导说明情况，并经同意后，可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.紧急用章情况解除后，用章部门或人员应在[规定时间]内将补办的审批手续提交给公章保管人员，并在《公章使用登记簿》上注明紧急用章情况及补办手续情况。（二）异地用章1.因业务需要在异地使用公章时，原则上应将用章文件邮寄回公司，按照本制度规定的审批流程办理用章手续后，再将加盖公章的文件寄回异地使用部门或人员。2.如因特殊情况无法邮寄回公司办理用章手续，且经公司领导同意后，可委托异地分支机构或相关人员代为用章。委托用章时，应出具书面委托书，明确委托事项、委托权限、委托期限等内容，并经公司审批后，方可办理。3.异地分支机构或相关人员应严格按照委托书要求使用公章，并及时将用章情况反馈给公司。（三）公章遗失或被盗1.发现公章遗失或被盗后，应立即向公司报告，并采取以下措施：向公安机关报案，寻求协助。在当地主要媒体上刊登公章遗失声明，声明公章作废。及时通知公司相关部门和客户，并说明公章遗失或被盗情况及采取的措施，防止因公章遗失或被盗造成公司损失。2.公司应根据公章遗失或被盗情况，及时更换新的公章，并按照规定办理相关备案手续。同时，应对公章遗失或被盗事件进行调查，追究相关人员责任。五、责任追究（一）违规责任1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。如构成犯罪的，将依法追究刑事责任。（二）保管责任1.公章保管人员如因保管不善导致公章被盗、遗失或损坏，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的处分。2.如因公章保管人员违反本制度规定，擅自将公章借给他人使用或违规使用公章，公司将依法追究其法律责任。六、附则（