如何规范采购制度

PAGE如何规范采购制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，定期或不定期提出采购需求：填写《采购申请表》（见附件1），详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.部门负责人对采购需求进行审核：确保需求合理、必要，并签字确认。（二）采购申请审批1.《采购申请表》提交至采购部门：采购部门对采购申请进行初步审核，检查信息是否完整、准确。2.根据采购金额大小：按照公司审批权限规定进行审批。小额采购：采购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批。中额采购：采购金额在[X]元至[X]元之间的，经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。大额采购：采购金额超过[X]元的，需经采购部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请：制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等。2.选择供应商：建立供应商库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商进行评估和筛选，建立合格供应商库。选择供应商：根据采购需求，从供应商库中选择合适的供应商进行询价、比价、议价。对于新的采购项目，可通过招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商。3.采购谈判：采购人员与选定的供应商就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同（见附件2）。4.采购合同签订：采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门负责将合同副本分发给相关部门存档。5.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单（见附件3），明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等。（四）采购验收1.采购物品到货前：采购部门通知相关验收部门准备验收工作。2.验收部门按照采购合同及相关标准：对采购物品或服务进行验收。数量验收：检查到货数量是否与采购合同一致。质量验收：对采购物品的质量进行检验，确保符合质量标准。规格验收：核对采购物品的规格是否与合同要求相符。3.验收合格：验收部门填写《采购验收单》（见附件4），签字确认。验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货、补货等。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收单：填写《付款申请单》（见附件5），注明付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.《付款申请单》提交至财务部门：财务部门对付款申请进行审核，检查采购合同执行情况、验收情况、发票等相关资料是否齐全。3.根据公司财务制度：按照审批权限进行付款审批。小额付款：付款金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。中额付款：付款金额在[X]元至[X]元之间的，经财务部门负责人审核后，报分管领导审批。大额付款：付款金额超过[X]元的，需经财务部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。4.财务部门根据审批后的付款申请：办理付款手续，确保付款及时、准确。三、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标：按照招标文件规定的时间、地点开标，公开唱标，公布投标报价、技术方案等内容。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标采购1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序：确定邀请供应商名单：采购部门根据采购项目特点和供应商库情况，确定邀请参与投标的供应商名单。发送邀请函：向邀请供应商发送邀请函，说明招标项目的基本情况、投标要求、开标时间和地点等。开标、评标、定标：与招标采购方式的相应程序相同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等。确定邀请供应商名单：从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商参与谈判。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，要求供应商就采购项目的价格、技术方案、售后服务等进行报价和承诺。确定成交供应商：谈判小组根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：填写《单一来源采购申请表》：采购部门详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况、拟采购的货物或者服务的说明、预算金额等信息。审批：按照公司审批权限规定进行审批。签订采购合同：与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：选择供应商：从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商。发出询价函：向供应商发出询价函，注明采购物品的名称、规格、数量、质量标准、交货时间等要求。供应商报价：供应商在规定时间内进行报价。确定成交供应商：采购部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商筛选标准：采购部门根据公司采购需求和实际情况，制定供应商筛选标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.收集供应商信息：通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐、实地考察等。3.供应商评估：对收集到的供应商信息进行评估，可采用问卷调查、实地考察、样品测试、业绩评价等方式，确定供应商是否符合筛选标准。4.建立供应商库：将评估合格的供应商纳入供应商库，并定期进行更新和维护。（二）供应商考核1.制定供应商考核指标：采购部门根据公司采购要求和供应商特点，制定供应商考核指标，包括交货及时性、产品质量、价格合理性、售后服务等方面。2.定期考核：采购部门定期对供应商进行考核，可采用评分制或评级制，记录考核结果。3.考核结果处理：根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商激励1.建立供应商激励机制：采购部门制定供应商激励措施，如价格优惠、付款方式优化、合作项目奖励等，鼓励供应商提高产品质量和服务水平。2.沟通与合作：采购部门与供应商保持密切沟通，及时反馈公司需求和意见，共同解决合作中出现的问题，建立良好的合作关系。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、原材料供应短缺、市场竞争加剧等。2.质量风险：采购物品质量不符合要求，影响公司生产经营。3.供应商风险：供应商违约、破产、停产等，导致采购合同无法履行。4.法律风险：采购活动违反法律法规，引发法律纠纷。5.内部管理风险：采购流程不规范、审批不严、人员失职等，导致采购成本增加、效率低下。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估：分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果：确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立价格预警机制：关注市场价格变化，及时调整采购策略。与供应商签订长期合同：锁定采购价格，降低价格波动风险。拓展供应商渠道：增加原材料供应来源，降低供应短缺风险。2.质量风险应对：加强供应商质量管理：要求供应商提供质量保证文件，定期进行质量抽检。建立验收制度：严格按照验收标准进行验收，确保采购物品质量合格。与供应商签订质量协议：明确质量责任和赔偿方式。3.供应商风险应对：对供应商进行信用评估：选择信誉良好的供应商合作。签订详细的采购合同：明确双方权利义务，约束供应商行为。建立供应商备份机制：避免过度依赖单一供应商。4.法律风险应对：加强法律法规培训：提高采购人员法律意识。聘请法律顾问：对采购合同等法律文件进行审核把关。确保采购活动合法合规：严格遵守法律法规及相关行业标准。5.内部管理风险应对：完善采购制度：明确采购流程和审批权限，加强内部监督。加强采购人员培训：提高采购人员业务水平和责任意识。建立采购绩效评估体系：对采购人员工作进行考核评价。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计：检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.审计部门出具审计报告：对审计发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）采购部门自查1.采