四室一厅制度规范

PAGE四室一厅制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织内“四室一厅”相关工作流程与管理，确保各项活动有序开展，提高工作效率，保障员工权益，维护公司/组织正常运营秩序，促进公司/组织持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及“四室一厅”的部门、岗位及相关工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保制度规范合法合规。2.公正性原则：对待所有涉及“四室一厅”的事务，秉持公平公正的态度，不偏袒、不歧视。3.实用性原则：制度内容紧密结合实际工作需求，具有可操作性，便于员工理解和执行。4.动态性原则：根据公司/组织发展、行业变化以及实际执行情况，适时对制度进行修订和完善。二、四室一厅定义与功能概述（一）四室一厅定义“四室一厅”指的是公司/组织内设置的会议室、活动室、资料室、接待室以及办公大厅，它们共同构成了公司/组织内部重要的功能区域，承担着不同的职责和任务。（二）各室厅功能概述1.会议室用于组织各类会议、培训、研讨等活动，是公司/组织内部沟通交流、决策制定、知识传递的重要场所。2.活动室为员工提供休闲娱乐、体育健身等活动空间，有助于缓解工作压力，增强员工身体素质，促进员工之间的交流与合作，营造积极向上的企业文化氛围。3.资料室集中存放公司/组织各类文件、资料、档案等信息资源，方便员工查阅、借阅，为工作开展提供有力的信息支持，同时也是公司/组织知识传承与积累的重要载体。4.接待室主要用于接待来访客户、合作伙伴等外部人员，展示公司/组织形象，为商务洽谈、交流沟通提供舒适、便捷的环境。5.办公大厅是员工日常办公的主要区域，提供开放式的办公空间，促进员工之间的协作与沟通，便于工作的组织与协调，同时也是公司/组织整体工作氛围的直观体现。三、会议室管理规范（一）会议室使用申请1.各部门/人员如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、时长、参会人员、会议主题等信息。2.申请表需提交至行政部门进行审核，行政部门根据会议室使用情况及申请时间先后顺序进行安排。如遇多个申请冲突，由行政部门协调解决。（二）会议室使用安排1.行政部门根据审核通过的申请表，提前做好会议室的准备工作，包括设备调试、资料摆放、卫生清洁等。2.对于重要会议或大型活动，行政部门应提前与相关部门沟通协调，确保会议顺利进行。如涉及到特殊设备或技术支持，应提前安排专业人员进行保障。（三）会议室使用纪律1.使用人员应按时进入会议室，不得迟到。如有特殊情况需更改使用时间，应提前通知行政部门。2.保持会议室整洁，严禁在会议室吸烟、乱扔垃圾。会议结束后，使用人员应清理会议现场，将桌椅摆放整齐，关闭设备电源。3.爱护会议室设施设备，不得随意损坏或拆卸。如发现设施设备故障，应及时通知行政部门维修。4.在会议室使用过程中，应遵守公司/组织的保密规定，不得泄露会议内容及相关机密信息。（四）会议室设备管理1.行政部门负责会议室设备的日常维护与管理，定期检查设备运行情况，确保设备正常使用。2.建立会议室设备台账，详细记录设备名称、型号、购置时间、维修记录等信息。3.使用人员在使用设备前，应熟悉设备操作流程，如遇操作不当导致设备损坏，应承担相应责任。4.对于贵重设备或易损设备，行政部门应制定专门的保管措施，防止丢失或损坏。四、活动室管理规范（一）活动室开放时间1.活动室开放时间为[具体开放时间段]，如有特殊情况需要调整开放时间，行政部门应提前通知员工。2.员工应在规定的开放时间内使用活动室，不得擅自提前或延长使用时间。（二）活动室使用登记1.员工使用活动室前，需在《活动室使用登记表》上进行登记，注明使用时间、活动内容等信息。2.登记信息应真实、准确，如有虚假登记，一经发现，取消其使用活动室资格，并视情节轻重给予相应处罚。（三）活动室使用规则1.保持活动室安静，不得大声喧哗，以免影响他人。使用结束后，应及时关闭音响、电视等设备。2.爱护活动室设施设备，按照操作规程正确使用体育器材、娱乐设施等。如发现设施设备损坏，应及时告知行政部门维修。3.维护活动室环境卫生，不得在活动室随地吐痰、乱扔杂物。活动结束后，应清理个人物品，将场地恢复原状。4.活动室仅供公司/组织内部员工使用，严禁非公司/组织人员进入。如有特殊情况需要外借活动室，需经相关领导批准，并办理相关手续。（四）活动室安全管理1.行政部门负责活动室的安全管理工作，定期检查活动室的消防设施、电器设备等，确保安全无隐患。2.使用人员应增强安全意识，遵守安全规定，不得在活动室进行危险行为或违规操作。3.如遇紧急情况，使用人员应保持冷静，按照应急预案进行处理，并及时通知行政部门或相关负责人。五、资料室管理规范（一）资料室资料分类与整理1.资料室资料按照类别进行分类，如文件档案、业务资料、技术资料、规章制度等。每个类别下再根据具体内容进行细分，确保资料存放有序。2.资料整理应遵循便于查阅、保管的原则，对每份资料进行编号、标注日期、来源等信息，并建立相应的索引目录。3.定期对资料进行清查盘点，确保资料的完整性和准确性。如发现资料缺失或损坏，应及时查明原因并进行补充或修复。（二）资料借阅规定1.公司/组织内部员工因工作需要借阅资料，需填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、借阅时间、用途等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至资料室管理人员。资料室管理人员根据申请表进行资料借阅登记，并发放资料。3.借阅人员应在规定时间内归还资料，如需延期归还，应提前向资料室管理人员申请。逾期未还者，资料室管理人员有权收回资料，并暂停其借阅资格。4.借阅人员应妥善保管所借资料，不得转借他人，不得擅自复印、摘抄、涂改资料内容。如因保管不善导致资料损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。（三）资料室环境与设备管理1.保持资料室清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。2.资料室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保资料安全。3.定期检查资料室的电器设备、照明设备等，确保正常运行。如发现设备故障，应及时通知维修人员进行维修。六、接待室管理规范（一）接待室接待流程1.接到来访通知后，行政部门应提前了解来访人员的基本信息、来访目的、预计到访时间等，做好接待准备工作。2.在来访人员到达前，确保接待室环境整洁、舒适，准备好相关资料、饮品等。3.来访人员到达时，接待人员应热情迎接，引导来访人员进入接待室就座，并送上饮品。4.接待过程中，接待人员应认真倾听来访人员的需求和意见，做好记录，并及时向相关领导汇报。对于能够当场答复的问题，应给予明确答复；对于需要进一步研究解决的问题，应约定回复时间。5.来访结束后，接待人员应礼貌送别来访人员，并清理接待室。（二）接待室物品管理1.接待室配备的物品包括桌椅、沙发、茶几、茶具、文具、绿植等，行政部门应定期进行检查和维护，确保物品完好、齐全。2.建立接待室物品台账，详细记录物品名称、数量、购置时间、使用情况等信息。物品如有损坏或丢失，应及时补充或查明原因进行处理。3.接待室物品仅供接待来访使用，不得擅自挪用或外借。如需借用，需经行政部门批准，并办理相关手续。（三）接待室安全与保密管理1.接待室应保持良好的安全环境，确保来访人员的人身安全和财产安全。行政部门应定期检查接待室的门窗、电器设备等，消除安全隐患。2.在接待过程中，涉及公司/组织机密信息的，接待人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。七、办公大厅管理规范（一）办公大厅环境管理1.保持办公大厅整洁卫生，员工应自觉维护公共区域环境卫生，不得随地吐痰、乱扔垃圾。2.行政部门定期组织对办公大厅进行清扫和消毒，确保办公环境舒适、健康。3.合理摆放办公家具和设备，保持办公区域通道畅通，不得在通道内堆放杂物。（二）办公大厅秩序管理1.维护办公大厅安静有序的工作秩序，员工之间应文明交流，避免大声喧哗。2.禁止在办公大厅内进行与工作无关的娱乐活动，如打牌、下棋等。3.行政部门加强对办公大厅的巡查，及时发现和处理各类违规行为，确保办公秩序正常。（三）办公大厅设备设施管理1.办公大厅内配备的公共设备设施，如打印机、复印机、饮水机等，由行政部门负责统一管理和维护。2.员工应正确使用公共设备设施，如有损坏应及时通知行政部门维修。对于故意损坏公共设备设施的行为，公司/组织将予以严肃处理。3.定期对办公大厅设备设施进行检查和保养，确保其正常运行，提高使用效率。八、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对“四室一厅”的使用和管理情况进行日常监督检查，定期对各室厅的环境、设施设备等进行检查评估。2.设立意见箱，鼓励员工对“四室一厅”管理中存在的问题提出意见和建议。行政部门定期收集意见箱信息，并及时进行处理和反馈。3.建立内部监督小组，成员由各部门代表组成，不定期对“四室一厅”管理制度执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.将“四室一厅”管理情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守制度、表现优秀的员工给予表彰和奖励。2.对于违反“四室一厅”管