采购平台管理制度规范

PAGE采购平台管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司采购平台的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部通过采购平台进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争的公正性，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购人员及相关人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司信誉。二、采购平台管理职责分工（一）采购部门1.负责采购平台的日常运营管理，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购订单下达与跟踪等。2.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动，确保采购过程的规范、公正。3.建立和维护供应商数据库，定期评估供应商的表现，对不合格供应商进行处理。4.负责采购合同的起草、审核、签订与执行，协调解决合同执行过程中的问题。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出准确、详细的采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。3.负责对采购物资或服务的验收工作，确保符合合同要求。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的审核，对付款方式、结算周期等财务条款进行把关。3.负责采购款项的支付审核与结算工作，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对采购平台的管理制度执行情况进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性。2.对重大采购项目进行专项审计，防范采购风险。3.对采购过程中的违规行为提出整改意见，并监督整改落实情况。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司年度经营计划、项目进度安排等，提前制定采购需求预测。2.采购部门结合需求预测、库存情况等因素，编制详细的采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等。3.采购计划应经需求部门、财务部门等相关部门审核，报公司领导审批后执行。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、项目需求变更等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请。2.采购部门对调整申请进行评估，分析调整的必要性和可行性，并提出调整建议。3.调整后的采购计划需重新履行审核、审批程序。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的要求。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等相关资料，经采购部门初审合格后，进入供应商考察环节。3.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等，形成考察报告。4.考察合格的供应商纳入公司供应商数据库，并签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商的表现进行评估，评估内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面。2.建立供应商考核指标体系，根据评估结果对供应商进行评分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应暂停与其合作，并从供应商数据库中删除。（三）供应商激励与淘汰1.对表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如优先采购、增加订单量、给予价格优惠等。2.根据供应商的考核情况，适时淘汰不合格供应商，优化供应商结构，确保供应商队伍的质量和稳定性。五、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人签字确认后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对其进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确，采购需求是否合理。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交公司领导审批。3.财务部门对采购申请的预算进行审核，确保采购资金在预算范围内。（三）采购方式选择1.根据采购物资或服务的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的项目；询价采购适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的项目；竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目等；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形。（四）采购实施1.招标采购采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.询价采购采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购采购部门成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其报价、技术方案、售后服务等进行详细说明，并进行多轮谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。经公司领导审批后，与唯一供应商进行协商谈判，签订采购合同。（五）采购合同管理1.采购合同由采购部门负责起草，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同经需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核后，报公司领导审批。3.采购部门负责与供应商签订采购合同，并确保合同的有效执行。在合同执行过程中，如出现变更、解除等情况，应按照合同约定和相关法律法规办理手续。（六）采购验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应及时组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格等进行检查。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收合格的物资或服务，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货等。（七）采购付款1.采购款项的支付应严格按照采购合同约定执行。财务部门在收到采购部门提交的付款申请及相关凭证后，进行审核。2.审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告、发票等。审核无误后，按照公司资金支付流程办理付款手续。3.对于预付款项，应在合同中明确预付款的比例和支付条件，并严格控制预付款的风险。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值等手段规避价格风险。2.对于供应商风险，应加强供应商管理，建立供应商信用档案，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，同时要求供应商提供必要的担保或保证金。3.质量风险方面，应加强采购物资的检验检测，严格执行验收标准，要求供应商提供质量保证承诺，对不合格产品及时进行处理。4.合同风险防范上，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效，明确双方的权利义务，加强合同执行过程的监督。5.资金风险控制方面，应合理安排采购资金，确保资金的及时到位，严格控制预付款比例，加强资金支付审核。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的风险应对措施。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息（如物资价格、服务收费标准)、供应商信息（如供应商资质、业绩、产品质量等）、采购政策法规信息等。2.利用多种渠道收集信息，如网络平台、行业协会、供应商提供、市场调研机构等。（二）采购信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行整理，分类归档，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，总结采购市场动态、供应商情况等，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享1.采购信息应在公司内部相关部门之间实现共享，需求部门、财务部门、审计部门等可根据工作需要查询采购信息。2.确保采购信息的安全与保密，防止信息泄露给公司造成损失。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购平台的管理制度执行情况进行审计检查，重点检查采购计划的执行、供应商管理、采购流程、合同管理、资金支付等方面。2.采购部门应定期对自身采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.公