重庆国企采购制度规范

PAGE重庆国企采购制度规范一、总则（一）目的为加强重庆国企采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于重庆国企及其下属各单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构重庆国企应设立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由企业领导班子成员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度和流程。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。（二）采购执行部门企业应明确采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门的职责包括：1.编制采购计划和预算。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。3.协调采购过程中的相关事宜，确保采购任务按时完成。4.建立采购档案，保存采购活动的相关资料。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据企业发展战略、年度经营计划和实际需求，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间等内容。2.采购计划编制应充分考虑市场供应情况、价格波动等因素，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划编制过程中，采购执行部门应与需求部门、财务部门等进行沟通协调，确保采购计划与企业整体计划相衔接。（二）采购预算管理1.财务部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。2.采购预算应严格控制，不得随意突破。确因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。3.采购执行部门应按照采购预算组织采购活动，确保采购资金的合理使用。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商准入条件应包括企业资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择符合准入条件的供应商，并建立供应商名录。3.新供应商准入时，采购执行部门应要求供应商提供相关证明材料，进行资格审查和实地考察，确保供应商具备供货能力和信誉。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方式，建立科学合理的评价指标体系。3.根据供应商评价与考核结果，采购执行部门应采取相应的措施，如调整采购份额、暂停合作、淘汰不合格供应商等。（三）供应商关系管理1.采购执行部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。2.采购执行部门应定期与供应商进行业务交流，了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同探讨优化采购方案。3.企业应鼓励供应商参与企业的采购管理工作，听取供应商的意见和建议，不断改进采购工作。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据实际需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交给采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门对采购申请进行审核，审核通过后提交给采购决策机构进行审批。采购决策机构根据相关规定和实际情况，对采购申请进行审批。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.发布采购信息：采购执行部门通过指定的媒体或平台发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商按照采购信息要求，进行报名并提交相关证明材料。采购执行部门对供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购评审：采购执行部门组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。7.合同签订：采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。8.合同履行与验收：供应商按照采购合同约定履行交货或提供服务的义务，采购执行部门组织相关人员进行验收。验收合格后，采购执行部门按照合同约定支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同的签订应符合法律法规和企业内部规定的程序。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交给财务部门、审计部门等进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送相关部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照采购合同约定履行义务，如出现违约行为，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，采购执行部门应及时与供应商协商，签订补充协议，并按照规定的程序进行审批。（三）合同验收1.采购执行部门应组织相关人员对采购合同的履行情况进行验收，验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合合同约定，服务是否达到合同要求等。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告，并按照合同约定支付采购款项。验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。（四）合同归档采购执行部门应将采购合同及相关资料进行归档，建立采购合同档案。采购合同档案应包括合同文本、采购申请、采购文件、验收报告、付款凭证等资料，确保采购合同档案的完整性和可追溯性。七、采购监督与审计（一）内部监督1.企业应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购执行部门应定期对采购工作进行自查自纠，并向企业领导汇报采购工作情况。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。审计部门有权调阅采购档案、询问相关人员、实地检查等，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.企业应设立举报信箱和举报电话，接受员工和社会公众对采购活动的举报和监督。对举报事项应及时进行调查处理，并将处理结果向举报人反馈。（二）外部监督1.政府监管部门监督：采购活动应接受政府相关监管部门的监督检查，如财政部门、审计部门、监察部门等。企业应积极配合