收款规范制度

PAGE收款规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收款行为，确保公司资金及时、足额回收，防范收款风险，维护公司的合法权益，保障公司财务运营的稳健性。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及款项收取的业务活动，包括但不限于销售产品、提供服务、项目合作等产生的应收款项。3.收款原则合法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保收款行为合法有效。及时准确原则：及时跟进款项回收情况，确保收款信息准确无误，避免延误和差错。责任明确原则：明确各部门及人员在收款过程中的职责，确保责任落实到人。风险防控原则：对收款过程中的潜在风险进行识别、评估和防控，保障公司资金安全。二、收款流程1.业务发起业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确约定付款方式、付款期限、结算账户等收款相关条款。业务人员负责向客户提供详细的收款信息，包括公司名称、开户银行、账号等，确保客户准确无误支付款项。2.收款通知财务部门应在款项到期前[X]个工作日，向业务部门发送收款提醒通知，告知业务人员款项即将到期，提醒其及时跟进收款情况。业务人员收到通知后，应及时与客户沟通，确认付款安排，并将沟通结果反馈给财务部门。3.款项催收若款项到期未收回，业务人员应立即启动催收程序。首先通过电话、邮件等方式与客户进行友好沟通，了解款项未支付的原因，协商解决办法。对于逾期时间较短的款项，业务人员应保持与客户的密切联系，及时跟进款项进展。若客户有合理的付款困难，业务人员应与客户协商制定延期付款计划，并报财务部门备案。对于逾期时间较长且多次沟通无果的款项，业务部门应填写《款项催收申请表》，详细说明款项逾期情况、催收过程及下一步催收措施，经部门负责人审核后提交给财务部门。财务部门根据业务部门提交的申请表，评估款项风险，制定相应的催收策略，并组织专门的催收小组进行催收。催收小组可由业务人员、财务人员及法务人员组成，根据实际情况采取不同的催收方式，如上门催收、发送催款函、委托律师事务所催收等。4.收款确认当款项成功收回后，业务人员应及时与财务部门核对收款信息，包括收款金额、收款方式、收款时间等。财务部门在确认款项到账后，应开具收款凭证，并将收款信息录入财务系统，进行账务处理。业务人员应将收款凭证复印件交予客户，并告知客户款项已成功收回。三、收款方式管理1.银行转账鼓励客户通过银行转账方式支付款项，公司应提供准确的银行账户信息给客户。财务部门应及时关注银行账户资金到账情况，确保款项及时入账。对于大额转账款项，应提前与银行沟通，做好资金监控和安全防范措施。收到银行转账后，财务部门应根据银行回单及时核对收款信息，如发现异常情况（如金额不符、付款方信息错误等），应立即与银行及客户联系，查明原因并及时处理。2.支票若客户以支票方式支付款项，业务人员应要求客户提供清晰、准确的支票信息，包括支票号码、出票日期、收款人名称、金额等。收到支票后，业务人员应及时将支票交予财务部门。财务部门应在支票有效期内及时到银行办理入账手续，如遇支票退票等情况，应及时与客户沟通，要求客户重新开具支票或采取其他付款方式。对于远期支票，财务部门应建立专门的台账进行管理，跟踪支票到期兑付情况，并及时与客户沟通款项回收情况。3.现金收款原则上尽量避免现金收款，如因特殊情况需要收取现金，业务人员应提前向财务部门报备，并在收款现场双人确认收款金额及真伪。收取现金后，业务人员应立即将现金交予财务部门，并填写现金交款单。财务部门应及时对现金进行清点、验钞，并将现金存入银行账户。财务部门应建立现金收款日记账，详细记录现金收款日期、金额、客户名称等信息，确保现金收款业务的规范管理。4.电子支付随着电子支付方式的普及，公司应积极推广电子支付收款方式，如微信支付、支付宝支付、银联在线支付等。公司应在业务系统或官方网站上提供清晰的电子支付指引，方便客户进行支付操作。同时，财务部门应与电子支付平台建立良好的合作关系，及时处理支付相关问题。收到电子支付款项后，财务部门应根据支付平台提供的交易记录及时核对收款信息，并进行账务处理。四、特殊情况处理1.客户付款困难若客户因经营困难、资金周转不畅等原因导致付款困难，业务人员应与客户进行深入沟通，了解客户实际情况，共同协商解决方案。解决方案可包括延长付款期限、分期支付、以物抵债等方式，但需确保公司利益不受损害，并报财务部门审核备案。在协商解决方案过程中，业务人员应密切关注客户动态，评估客户还款能力和信用状况，如有必要，可要求客户提供担保或其他风险防范措施。2.坏账处理对于确实无法收回的款项，经公司内部审批后确认为坏账。坏账确认应遵循严格的审批流程，由业务部门提供详细的款项催收过程及相关证明材料，财务部门进行账务核销处理，并报管理层审批。已确认为坏账的款项，公司应建立专门的台账进行管理，定期跟踪和评估坏账情况。同时，公司应积极采取措施，如通过法律途径追讨欠款等，尽可能减少坏账损失。财务部门应按照国家财务法规和会计准则的要求，对坏账损失进行准确的会计核算和税务处理。3.合同变更涉及收款调整若因合同变更（如产品数量调整、服务内容变更、价格调整等）涉及收款金额或付款方式的调整，业务部门应及时与客户签订补充协议，并将补充协议副本提交给财务部门。财务部门根据补充协议内容，对收款计划进行相应调整，并确保调整后的收款信息准确无误传达给相关部门及人员。在合同变更涉及收款调整过程中，业务部门和财务部门应密切配合，及时沟通协调，避免因信息不畅导致收款风险。五、部门职责1.业务部门负责与客户签订合同或协议，明确收款条款，并确保客户知晓和遵守相关收款规定。及时跟进业务款项回收情况，负责与客户沟通协调收款事宜，按照公司收款流程进行款项催收工作。对逾期款项进行初步催收，并及时向财务部门反馈催收进展及客户付款困难等情况。协助财务部门处理收款过程中的相关问题，如提供客户信息、协助核对收款金额等。2.财务部门负责制定收款计划，并根据业务进展情况及时调整收款安排。定期向业务部门发送收款提醒通知，对款项回收情况进行监控和分析，及时发现潜在的收款风险。负责审核业务部门提交的款项催收申请表，制定催收策略，组织实施催收工作。对收回的款项进行及时、准确的账务处理，开具收款凭证，并建立完善的收款台账。配合业务部门处理特殊情况的收款问题，如坏账处理、合同变更涉及收款调整等，并提供财务专业意见和支持。3.法务部门为收款业务提供法律支持，审核合同及相关文件中的收款条款，确保其合法合规。参与重大款项催收工作，协助制定法律催收方案，必要时代表公司通过法律途径追讨欠款。对收款过程中涉及的法律问题进行咨询和解答，防范法律风险。六、监督与考核1.监督机制公司内部审计部门定期对收款业务进行审计监督，检查收款流程的执行情况、收款记录的准确性、款项催收的有效性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门应定期向管理层汇报收款业务情况，包括收款金额、逾期款项情况、收款风险评估等，为管理层决策提供依据。公司设立举报邮箱和电话，鼓励员工对收款过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。2.考核指标业务部门考核指标包括款项回收率、逾期款项发生率、款项回收及时率等。款项回收率=实际回收款项金额÷应回收款项金额×100%；逾期款项发生率=逾期款项笔数÷业务总笔数×100%；款项回收及时率=按时回收款项笔数÷业务总笔数×100%。财务部门考核指标包括收款账务处理准确率、收款信息反馈及时性等。收款账务处理准确率=正确处理收款账务笔数÷收款账务总笔数×100%；收款信息反馈及时性=按时反馈收款信息次数÷应反馈收款信息次数×100%