集采工作内控制度规范

PAGE集采工作内控制度规范一、总则（一）目的为加强公司集采工作的内部控制，规范集采流程，防范采购风险，提高采购效率，确保公司集采工作合法、合规、有序进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有集采项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：集采工作应严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：在集采过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购过程透明，接受公司内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，应充分考虑采购成本，提高采购效益。二、组织与职责（一）集采工作领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责：审批集采工作的重大决策和重要制度。协调解决集采工作中的重大问题。对集采工作进行监督和指导。（二）集采工作执行部门1.组成：根据公司实际情况，设立专门的集采工作执行部门，如采购部等。2.职责：负责集采项目的具体实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行等。建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和管理。收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供支持。配合公司内部审计和外部监督检查，提供相关资料和解释。（三）其他相关部门1.组成：包括需求部门、质量部门、财务部门等。2.职责：需求部门：提出采购需求，参与采购计划制定和供应商选择，协助采购执行部门进行验收等工作。质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和监督，确保符合相关标准和要求。财务部门：负责采购资金的预算、支付和核算等工作，对采购成本进行控制和分析。三、采购计划管理（一）需求预测1.需求部门应定期对采购需求进行预测，结合公司业务发展规划、市场变化等因素，提出合理的采购需求。2.需求预测应采用科学的方法，如历史数据分析、市场调研、专家咨询等，确保预测结果的准确性和可靠性。（二）采购计划制定1.集采工作执行部门根据需求预测结果，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并报相关部门审核。3.采购计划应具有一定的弹性，根据实际情况进行适时调整。（三）采购计划审批1.采购计划经需求部门、质量部门、财务部门等相关部门审核后，报集采工作领导小组审批。2.集采工作领导小组应根据公司战略目标、资金状况等因素，对采购计划进行综合评估，做出审批决定。四、供应商管理（一）供应商准入1.集采工作执行部门应建立供应商准入标准，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等。2.供应商准入应进行严格的审核，包括对供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质文件的审核，以及对供应商的生产能力、质量控制能力、售后服务能力等方面的实地考察。3.经审核合格的供应商，应纳入公司供应商数据库，并签订供应商合作协议。（二）供应商评估1.集采工作执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.供应商评估应采用定量和定性相结合的方法，如建立供应商评估指标体系，对供应商进行评分。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.公司应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、给予价格优惠等。2.同时，应建立供应商约束机制，对违反合作协议的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除保证金、暂停合作等。五、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目、采购数量、采购预算、技术要求等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给集采工作执行部门。（二）采购审批1.集采工作执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、合规性等。2.经初步审核合格的采购申请，报相关部门审批，审批流程按照公司内部授权制度执行。3.采购申请经审批通过后，集采工作执行部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.集采工作执行部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.采购实施过程中，应严格按照选定的采购方式进行操作，确保采购过程的公平、公正和透明。3.采购人员应与供应商进行充分沟通，明确采购要求和交货期等条款，并签订采购合同。（四）采购验收1.采购物资和服务到货后，需求部门应及时组织质量部门等相关人员进行验收。2.验收内容包括物资的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货或退货等。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照公司资金支付流程进行付款操作。3.采购付款应严格按照合同约定执行，确保资金支付的准确性和及时性。六、风险管理（一）风险识别1.集采工作执行部门应定期对集采工作中的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如建立风险评估矩阵，对风险进行评分。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于重大风险，应制定专项风险应对方案，并报集采工作领导小组审批。七、信息管理（一）采购信息收集1.集采工作执行部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场信息、供应商信息、采购项目信息等。2.采购信息收集应做到全面、准确、及时，为采购决策提供有力支持。（二）采购信息分析1.对收集到的采购信息进行分析，提取有价值的信息，如市场价格走势、供应商动态等。2.采购信息分析应采用科学的方法，如数据分析、趋势分析等，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购信息在公司内部各部门之间的共享。2.采购信息共享平台应确保信息的安全和保密，防止信息泄露。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对集采工作进行审计，检查采购流程的执行情况、内部控制制度的有效性等。2.内部审计应采用抽样审计、专项审计等方法，确保审计工作的全面性和准确性。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作。2.对于外部监督检查提出的问题，应及时整改，并将整改情况报告给相关部门。（三）自我监督1.集采工作执行部门应建立自我监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2