送货单据回收制度规范

PAGE送货单据回收制度规范一、总则（一）目的为了加强公司送货单据的管理，确保送货单据的及时、准确回收，保障公司财务信息的真实性、完整性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及送货业务的部门及人员，包括但不限于销售部门、物流部门、仓库管理部门等。（三）基本原则1.准确性原则：送货单据的填写必须准确无误，包括货物名称、数量规格、单价金额、送货地址、客户信息等，确保数据真实反映业务实际情况。2.及时性原则：送货人员应在完成送货任务后及时回收送货单据，并按规定时间提交给相关部门，不得拖延。3.完整性原则：回收的送货单据应包含所有必要的联次和信息，不得遗漏重要内容，保证单据的完整性。4.责任追究原则：对于因送货单据回收不及时、不准确或丢失等原因给公司造成损失的，将追究相关责任人的责任。二、送货单据的种类及用途（一）送货单1.用途：送货单是记录货物从公司发出并交付给客户的凭证，详细记载了货物的名称、规格、数量、单价、总价、送货日期、送货地址、客户名称等信息。它是确认货物交付的直接依据，也是财务核算销售收入的重要原始凭证。2.联次：一般一式三联，第一联为存根联，由销售部门留存备查；第二联为客户签收联，由客户签字确认后返回公司；第三联为记账联，交财务部门作为记账依据。（二）签收单1.用途：签收单是客户收到货物后签署的回执，用于证明客户已实际收到货物，明确双方的货物交接责任。它是送货单客户签收联的补充确认文件，进一步增强了货物交付的证明效力。2.联次：一式两联，第一联由送货人员带回公司交销售部门存档；第二联由客户留存。（三）运输清单1.用途：运输清单记录了货物运输过程中的相关信息，包括运输方式、运输工具、运输路线、运输时间等。它有助于公司跟踪货物运输状态，协调物流环节，同时也是核算运输成本的重要依据。2.联次：根据实际需要确定联次数量，一般运输部门留存一联，交相关部门共享一联（如销售部门、财务部门等）。三、送货单据的填写规范（一）基本要求1.送货单据应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改、刮擦。2.填写内容应完整、准确，不得遗漏重要信息。各项数据应与实际送货情况一致，如有特殊情况需注明。（二）具体填写内容规范1.货物信息名称：填写货物的准确全称，不得使用简称或模糊名称。规格：详细注明货物的规格型号，确保与产品标准一致。数量：填写实际送货的数量，应与包装单位一致，并注明计量单位。单价：填写货物的销售单价，应与公司定价政策相符。总价：由数量乘以单价得出总价，确保计算准确。2.送货信息送货日期：填写实际送货的年月日，精确到具体时间更好。送货地址：详细填写客户的收货地址，包括省、市、区、街道、门牌号等。客户名称：填写客户的全称，确保与合同或订单一致。3.其他信息运输方式：注明货物采用的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。运输工具：填写实际使用的运输工具，如货车车牌号、航班号等。送货人员签名：送货人员应在送货单据上签名，确认送货任务的完成。四、送货单据的回收流程（一）送货人员回收1.送货人员在完成送货任务后，应立即向客户索取送货单据，并请客户在送货单客户签收联上签字确认。2.如果客户要求开具发票，送货人员应告知客户在签收送货单据后，按照公司规定的发票开具流程办理。3.送货人员收回送货单据后，应仔细核对单据上的各项信息是否准确无误，如有问题应及时与客户沟通解决。（二）交销售部门1.送货人员在当天工作结束后，将回收的送货单据整理好，交至销售部门。2.销售部门指定专人负责接收送货单据，并对单据的完整性和准确性进行再次核对。3.核对无误后，销售部门将送货单存根联留存，将记账联和签收单交财务部门。（三）财务部门审核与处理1.财务部门收到销售部门提交的送货单据记账联和签收单后，进行审核。2.审核内容包括单据的真实性、完整性、准确性，以及与销售合同、订单的一致性等。3.对于审核通过的送货单据，财务部门按照财务核算流程进行账务处理，确认销售收入。4.对于审核发现问题的送货单据，财务部门及时与销售部门、送货人员沟通，查明原因并进行处理。如因单据填写错误需要更正的，应要求相关责任人重新填写正确的单据；如因货物交付问题需要进一步核实的，应协调相关部门进行调查。（四）存档与保管1.财务部门将审核后的送货单据按照会计档案管理规定进行存档保管。2.送货单据的存档期限应符合国家法律法规和公司相关规定，一般为[X]年。3.在存档期间，如需查阅送货单据，应按照公司档案查阅流程办理相关手续。五、送货单据回收的时间要求（一）日常送货1.对于日常的送货业务，送货人员应在送货完成后的[X]个工作日内将送货单据回收并提交给销售部门。2.销售部门应在收到送货单据后的[X]个工作日内完成核对，并将记账联和签收单交财务部门。3.财务部门应在收到送货单据后的[X]个工作日内完成审核与账务处理。（二）紧急送货或特殊订单1.对于紧急送货或特殊订单，送货人员应在完成送货任务后立即将送货单据回收并提交给销售部门。2.销售部门应在收到送货单据后的[X]小时内完成核对，并将记账联和签收单交财务部门。3.财务部门应在收到送货单据后的[X]小时内完成审核与账务处理，确保及时为公司提供财务信息支持决策。六、送货单据回收的监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，由财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对送货单据回收制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应检查送货单据的回收流程是否符合规定，各部门是否按时、准确完成相关工作，以及送货单据的填写、保管等情况。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.建立送货单据回收工作的考核指标体系，对涉及送货单据回收的部门及人员进行考核。考核指标包括送货单据回收的及时性、准确性、完整性等。2.考核结果与部门及个人的绩效挂钩，对于在送货单据回收工作中表现优秀的部门和个人给予奖励，如绩效加分、奖金等；对于未达到考核要求的部门和个人进行相应的处罚，如绩效扣分、罚款等。3.具体考核标准如下：及时性：送货人员未在规定时间内回收送货单据的，每次扣[X]分；销售部门未按时将送货单据交财务部门的，每次扣[X]分；财务部门未按时完成审核与账务处理的，每次扣[X]分。准确性：送货单据填写错误或信息不完整，导致财务核算出现问题的，视情节轻重扣[X][X]分；因单据问题给公司造成经济损失的，除追究相关责任人责任外，扣绩效分[X]分，并给予相应的经济处罚。完整性：回收的送货单据缺少必要联次或重要信息的，每次扣[X]分。七、送货单据丢失的处理（一）发现丢失1.送货人员、销售部门或其他相关人员发现送货单据丢失后，应立即报告上级领导，并采取措施防止损失扩大。2.报告内容应包括丢失送货单据的种类、编号、涉及的业务内容、可能造成的影响等。（二）调查与核实1.公司相关部门组成调查小组，对送货单据丢失事件进行调查。2.调查内容包括送货单据的去向、丢失原因、是否存在违规操作等。3.通过与客户沟通、查阅相关记录、询问当事人等方式，核实送货单据的真实性和业务发生情况。（三）补救措施1.根据调查结果，采取相应的补救措施。如能够与客户协商重新开具送货单据的，应尽快办理；如无法重新开具，应提供其他能够证明货物交付的有效证据，如运输记录、客户签收证明、发票等。