酒店自用房制度规范

PAGE酒店自用房制度规范一、总则1.目的为了加强酒店自用房的管理，规范自用房的使用流程，确保酒店资源的合理利用，特制定本制度规范。2.适用范围本制度适用于酒店内所有涉及自用房使用的部门、员工及相关人员。3.基本原则合规性原则：自用房的使用必须符合国家法律法规以及酒店行业的相关标准。合理性原则：在满足酒店运营需求的前提下，合理安排自用房，避免资源浪费。审批透明原则：自用房的申请、审批流程应公开透明，接受酒店内部监督。二、自用房定义自用房是指酒店为满足自身运营管理、员工工作生活等需要而预留或使用的客房、会议室、办公区域等空间。三、自用房分类及使用范围1.客房类自用房员工宿舍：供酒店员工休息使用，以保障员工在工作期间有良好的休息环境，便于员工更好地投入工作。临时接待用房：用于接待酒店重要合作伙伴、贵宾等临时住宿需求。2.会议室类自用房内部会议：供酒店管理层、各部门召开日常工作会议、业务讨论、培训等活动使用。对外商务会议：在确保不影响酒店正常运营的情况下，可用于承接一些小型商务会议，提升酒店的综合服务能力。3.办公区域类自用房行政办公：酒店行政部门办公使用，处理日常行政事务、文件管理、财务管理等工作。部门办公：各业务部门如前台、客房部、餐饮部等办公使用，进行业务沟通、客户接待、工作安排等。四、自用房申请流程1.申请部门/个人填写申请表申请部门或个人需详细填写《酒店自用房申请表》，包括申请日期、申请人姓名、部门、自用房类型、使用时间、使用目的等信息。对于涉及重要接待、大型会议等特殊情况的申请，需额外说明活动的详细安排、预计参与人数等。2.部门负责人审批申请表提交至部门负责人处，部门负责人需根据工作实际需求，对申请的必要性、合理性进行审核。如申请合理，部门负责人签署同意意见，并注明预计使用时长及注意事项；如申请不合理，应在申请表上注明原因，驳回申请。3.相关职能部门审核根据自用房类型，申请表流转至相关职能部门进行审核。客房部负责审核客房类自用房申请，确保申请的客房数量、使用时间等符合客房管理规定，不影响客房正常出租；会议室管理部门负责审核会议室类自用房申请，检查会议安排是否与酒店整体运营计划冲突，是否符合会议室使用规范；行政部门负责审核办公区域类自用房申请，统筹协调各部门办公空间需求。各职能部门审核通过后，在申请表上签署意见。4.分管领导审批申请表经相关职能部门审核通过后，提交至分管领导处。分管领导从酒店整体运营角度出发，对申请进行全面审批，综合考虑资源分配、工作重点等因素。如申请涉及酒店重大活动、重要接待等，分管领导需与其他相关领导进行沟通协调后，再做出审批决定。5.总经理审批最终，申请表需提交至总经理处进行终审。总经理拥有最高审批权，对自用房申请进行全面把控，确保申请符合酒店整体战略和运营要求。总经理审批通过后，申请表生效，申请部门或个人按照审批意见使用自用房。五、自用房使用规范1.客房类自用房使用规范员工宿舍员工应遵守宿舍管理制度，保持宿舍整洁卫生，不得在宿舍内大声喧哗、吵闹，影响他人休息。爱护宿舍内的设施设备，如有损坏应及时报修，不得故意破坏。严格遵守宿舍作息时间，不得擅自留宿外来人员。临时接待用房接待人员应提前与客房部沟通，确保房间整洁、设备完好，并按照接待标准进行布置。接待期间，应妥善使用房间内的物品，不得随意丢弃、损坏。接待结束后，及时通知客房部进行检查和清理。2.会议室类自用房使用规范内部会议会议组织者应提前预约会议室，并按照规定的时间使用，不得超时占用。保持会议室整洁，会议结束后清理会议现场，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备。爱护会议室的设施设备，如投影仪、音响等，如有损坏及时报告相关部门维修。对外商务会议按照商务接待标准提供服务，确保会议室环境舒适、设备正常运行。会议期间，安排专人负责茶水、点心等服务，保证服务质量。严格遵守会议保密制度，不得泄露会议内容和相关信息。3.办公区域类自用房使用规范行政办公保持办公区域整洁有序，文件资料摆放整齐，不得随意堆放。爱护办公设备，定期进行维护保养，确保设备正常使用。遵守办公区域的安全规定，不得在办公区域内吸烟、使用明火等。部门办公各部门应合理安排办公空间，不得擅自占用其他部门的办公区域。保持办公区域的安静，避免影响其他部门工作。按照规定使用办公设备和办公用品，节约资源，杜绝浪费。六、自用房费用管理1.费用标准客房类自用房员工宿舍：根据酒店员工福利政策，按照一定的标准收取象征性费用，用于维持宿舍基本运营和设施维护。临时接待用房：按照酒店对外出租客房的相应价格标准收取费用，纳入酒店收入核算。会议室类自用房内部会议：不收取费用，但如因会议需要使用特殊设备或额外服务，需按照酒店相关收费标准支付费用。对外商务会议：根据会议规模、使用时长、服务内容等因素，按照酒店制定的会议室收费标准收取费用，作为酒店业务收入。办公区域类自用房：不收取费用，但各部门应合理使用办公资源，避免因不合理使用导致额外成本增加。2.费用核算与结算客房类自用房对于临时接待用房，客房部应在接待结束后及时统计费用，并将相关信息传递至财务部进行核算。财务部根据客房部提供的信息，与接待方进行费用结算，确保费用及时足额收取。员工宿舍费用由财务部定期从员工工资中扣除或按照其他约定方式进行结算。会议室类自用房对于对外商务会议，会议室管理部门应在会议结束后，及时向参会方开具费用发票，并将相关信息传递至财务部进行核算。财务部根据发票信息与参会方进行费用结算，确保收入及时入账。内部会议涉及的特殊设备或服务费用，由使用部门在费用发生后，按照规定流程申请报销，财务部审核后进行支付。办公区域类自用房：办公区域的水电费、物业费等相关费用，由酒店统一核算后，按照各部门实际使用面积或其他合理方式进行分摊，确保费用合理分担。七、自用房安全管理1.消防安全自用房内必须配备符合国家标准的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其处于良好状态。严禁在自用房内私拉乱接电线、违规使用大功率电器，不得堵塞消防通道和安全出口。酒店应定期组织自用房使用人员进行消防安全培训，提高其消防安全意识和应急处置能力。2.设施设备安全各部门应加强对自用房内设施设备的日常检查和维护，及时发现并排除安全隐患。对于存在安全风险的设施设备，应及时进行维修或更换，确保使用安全。在使用大型设备或特殊设备前，使用人员应进行必要的培训，熟悉设备操作规程，严格按照操作规程使用设备。3.人员安全自用房使用人员应遵守酒店的安全规定，注意自身安全，避免发生意外事故。酒店应加强对自用房区域的安全巡查，及时发现并处理各类安全问题。对于可能影响人员安全的情况，如恶劣天气、设施设备故障等，应及时采取措施，保障人员生命财产安全。八、自用房监督与检查1.定期检查酒店应定期对自用房的使用情况进行检查，检查内容包括房间卫生、设施设备使用状况、安全管理等方面。客房部每周对员工宿舍和临时接待用房进行一次检查，会议室管理部门每周对会议室进行一次检查，行政部门每月对办公区域进行一次全面检查。检查人员应填写检查记录，对发现的问题及时记录并反馈给相关部门进行整改。2.不定期抽查酒店管理层可根据工作需要，对自用房进行不定期抽查，重点检查自用房使用是否符合规定、资源利用是否合理等情况。对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。3.投诉处理接受酒店内部员工及外部客人对自用房使用情况的投诉，如发现自用房使用过程中存在违规行为、影响他人等情况，应及时进行调查处理。对于投诉属实的情况，按照酒店相关规定对责任人进行严肃处理，并将处理结果反馈给投诉人。九、违规处理1.违规行为界定未经审批擅自使用自用房。超出审批范围使用自用房，如擅自改变使用用途或延长使用时间。违反自用房使用规范，如在宿舍内违规留宿外来人员、在会议室吸烟等。因使用不当导致自用房设施设备损坏，未及时报修或故意隐瞒不报。违反自用房费用管理规定，如拖欠费用、虚报费用等。2.处理措施对于初次违规且情节较轻的行为，给予口头警告，责令其立即整改。对于多次违规或情节严重影响较大的行为，给予书面警告，并按照酒店相关规定进行经济处罚，处罚金额根据违规行为