住建局会务制度规范

PAGE住建局会务制度规范一、总则（一）目的为进一步加强住建局会议管理，规范会议流程，提高会议效率和质量，确保各项工作决策的有效传达和执行，特制定本会务制度规范。（二）适用范围本制度适用于住建局组织召开的各类会议，包括局务会、工作例会、专题会议、业务培训会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.规范有序原则：明确会议组织、议程安排、参会人员、会议记录等各项要求，确保会议规范有序进行。3.务实管用原则：注重会议内容的针对性和实用性，切实解决实际问题，推动工作落实。二、会议分类及组织（一）局务会1.会议召集：由局长或受局长委托的副局长召集。2.参会人员：局领导班子成员、各科室负责人、下属单位主要负责人。3.会议内容：传达上级重要文件、会议精神；研究决定住建局重大事项、重要工作部署；听取各科室、下属单位工作汇报，协调解决工作中的重大问题。4.会议频率：原则上每月召开一次，如有特殊情况可临时召开。5.会议组织：办公室负责会议的组织筹备工作，包括通知参会人员、准备会议资料、安排会议场地等。会议资料应提前收集整理，确保内容准确、完整。会议记录由办公室指定专人负责，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项及落实要求等。会议记录应及时整理归档，作为工作资料保存。（二）工作例会1.会议召集：由分管领导召集。2.参会人员：相关科室负责人、下属单位相关人员。3.会议内容：总结分析近期工作进展情况，研究解决工作中存在的问题，安排部署下一阶段工作任务，并明确责任分工。频次：每周召开一次，如遇紧急工作事项可随时召开。4.会议组织：由相关科室负责会议的组织筹备工作，提前通知参会人员，准备好相关工作汇报材料。会议记录由科室指定专人负责，记录内容应详细准确，会后及时整理形成会议纪要，经分管领导审核后印发相关人员，并督促落实。（三）专题会议1.会议召集：根据工作需要，由相关领导或科室负责人召集。2.参会人员：与专题事项相关的科室负责人、下属单位相关人员及其他有关人员。3.会议内容：针对某项具体工作、专项任务或热点难点问题进行深入研究讨论，提出解决方案和措施。4.会议频率：根据工作需要适时召开。5.会议组织：召集科室负责会议的策划、组织和协调工作。提前确定会议主题、议程和参会人员，准备好相关资料。会议记录由召集科室指定专人负责，会议结束后及时形成专题会议纪要，明确工作任务、责任人和完成时限，经相关领导审批后印发执行，并跟踪落实情况。（四）业务培训会1.会议召集：由业务科室或相关部门根据培训计划召集。2.参会人员：根据培训内容确定，一般为住建局系统内相关业务人员。3.会议内容：开展业务知识培训，提高参会人员的业务水平和工作能力。培训内容应紧密结合工作实际，注重实用性和操作性。4.会议频率：根据业务培训需求安排。5.会议组织：业务科室负责培训方案的制定，包括培训内容、培训师资、培训时间、培训地点等。培训资料应提前准备好，确保内容准确、丰富。培训过程中要注重互动交流，提高培训效果。培训结束后，可组织考试或撰写心得体会等方式检验培训效果。培训记录由业务科室负责整理归档，作为业务培训档案保存。三、会议准备（一）会议计划办公室应根据住建局工作安排和实际需要，制定年度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员范围、会议内容及组织部门等。会议计划应提前征求各科室、下属单位意见，经局领导审核后印发执行。因工作需要临时增加的会议，应及时补办相关手续。（二）会议通知会议通知应提前发出，明确会议的时间、地点、主题、议程、参会人员及相关要求等。通知方式可根据实际情况选择书面通知、电子邮件、电话通知等。重要会议应提前[X]天通知，一般性会议提前[X]天通知。对于需参会人员准备汇报材料或发言内容的会议，应明确材料的内容要求和提交时间。（三）会议资料准备根据会议主题和议程，准备好相关会议资料，包括汇报材料、政策文件、工作方案、数据报表等。资料应确保真实、准确、完整，提前发放给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好发言准备。对于重要会议，应安排专人对资料进行审核把关，避免出现错误或遗漏。（四）会议场地布置根据会议规模和类型，合理安排会议场地。场地应保持整洁、舒适，配备必要的会议设备，如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等，确保设备正常运行。会议场地应提前进行清洁和整理，摆放好会议资料、饮用水等物品。对于大型会议或有特殊要求的会议，还应安排好会议服务人员，提供必要的服务保障。四、会议议程安排（一）议程制定会议议程应根据会议主题和目的进行科学合理制定，突出重点，简洁明了。议程应提前征求参会人员意见，确保各项议题能够充分讨论和决策。重要会议的议程应报局领导审定。（二）时间控制严格控制会议时间，每个议题的讨论时间应根据重要程度和复杂程度合理安排，避免过长或过短。会议主持人应把握好会议节奏，确保各项议程按计划进行，提高会议效率。对于超时的议题，主持人应及时提醒，引导参会人员简要发言，尽快达成共识。（三）发言顺序参会人员应按照会议议程安排的顺序发言，一般先由汇报人进行工作汇报，然后进行讨论交流。发言应围绕议题展开，观点明确，论据充分，并注重语言简洁、逻辑清晰。在讨论过程中，主持人应引导参会人员充分发表意见，鼓励不同观点的碰撞和交流，营造良好的会议氛围。五、会议记录与纪要（一）会议记录会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项及落实要求等。记录应准确、完整地反映会议讨论情况和决策结果，不得遗漏重要信息。会议记录应采用专用的会议记录本，记录过程中字迹要清晰，不得随意涂改。记录人员应集中精力，认真倾听参会人员的发言，确保记录内容真实可靠。（二）会议纪要会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要。会议纪要应概括会议主要内容，明确会议决议事项、责任人和完成时限，突出重点，语言简洁。会议纪要初稿应在[X]个工作日内完成，经会议主持人审核后印发。对于重要会议的纪要，应报局领导审批后印发。会议纪要应发送给参会人员及相关部门，并督促各部门按照纪要要求落实工作任务。六、会议纪律（一）参会要求参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议召集人请假，并安排其他人员代为参会。参会人员应提前到达会议场地，做好会议准备工作。会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场，以免影响会议秩序。（二）发言规范参会人员发言应围绕会议主题，观点明确，表达清晰，不得偏离主题或进行无关讨论。发言应尊重他人意见，避免出现争吵、打断等不文明行为。对于不同意见，应通过理性沟通和协商解决，共同推动会议决策的科学性和合理性。（三）保密要求会议涉及的重要信息、机密文件等，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。会议结束后，参会人员应妥善保管会议资料，不得随意丢弃或外传。对于违反保密规定的行为，将依法依规追究相关人员的责任。七）会议决议执行与监督检查（一）决议传达会议纪要印发后，相关部门应及时组织传达学习，确保参会人员和相关工作人员了解会议决议内容。传达方式可根据实际情况选择集中学习、部门内部传达等。传达过程中应重点强调决议事项的落实要求和责任分工，确保相关人员明确工作任务。（二）执行落实各责任部门应按照会议决议要求，制定具体的工作计划和措施，明确工作进度和时间节点，认真组织实施。在执行过程中，如遇问题或困难，应及时向分管领导汇报，寻求协调解决。办公室应加强对会议决议执行情况的跟踪了解，定期收集各部门的工作进展情况，及时掌握工作动态。（三）监督检查建立会议决议执行情况监督检查机制，定期对决议事项的执行情况进行检查。检查方式可采用实地检查、书面汇报、数据统计分析等。对于执行不力的部门，应及时发出整改通知，督促其限期整改。