公文写作规范制度

PAGE公文写作规范制度一、总则（一）目的为了提高公司公文写作的质量和效率，确保公文的规范性、准确性和严肃性，加强公司内部沟通与协作，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在公务活动中形成和使用的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：公文写作必须符合国家法律法规和政策要求，确保公文内容合法合规。2.准确性原则：公文表达要准确清晰，避免歧义，数据、事实等应准确无误。3.规范性原则：严格遵循公文的格式、体例、语言等规范要求，保证公文的标准化和规范化。4.时效性原则：根据工作需要及时撰写和传递公文，确保信息的及时有效。二、公文种类及格式（一）通知1.适用范围：适用于传达上级指示、发布规章制度、布置工作任务、告知事项等。2.格式要求标题：一般由发文机关、事由和文种组成，如《[公司名称]关于召开年度工作会议的通知》。主送机关：顶格写在标题下一行，应写明受文单位全称或规范化简称。正文：开头应简要说明通知的目的、依据；主体部分详细阐述通知事项，可分条列项；结尾可提出执行要求或希望。落款：在正文右下角写明发文机关名称和发文日期。（二）报告1.适用范围：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。2.格式要求标题：同通知标题格式。主送机关：顶格写。正文：开头概述报告的目的；主体部分详细叙述工作进展、成绩、问题及下一步计划等；结尾可使用“特此报告”等惯用语。落款：同通知。（三）请示1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准事项。2.格式要求标题：同通知标题格式。主送机关：只能有一个上级主管机关。正文：开头明确请示的原因；主体阐述请示事项的具体内容；结尾一般用“妥否，请批示”等惯用语。落款：同通知。（四）批复1.适用范围：用于答复下级机关的请示事项。2.格式要求标题：一般为《[发文机关]关于[请示事项]的批复》。主送机关：与请示的主送机关一致。正文：开头引述请示的标题和文号；主体针对请示事项作出明确答复；结尾可提出要求或希望。落款：同通知。（五）函1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。2.格式要求标题：同通知标题格式。主送机关：写明对方机关全称或规范化简称。正文：开头说明函的缘由；主体阐述函的事项；结尾可使用“特此函告”“请予函复”等惯用语。落款：同通知。（六）会议纪要1.适用范围：用于记载和传达会议情况和议定事项。2.格式要求标题：一般由会议名称和文种组成，如《[会议名称]会议纪要》。正文：开头概述会议基本情况，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题等；主体记录会议讨论的主要内容、形成的决议、提出的任务等；结尾可对会议进行总结或提出要求。落款：可不署名，在正文右下角注明日期。三、公文写作流程（一）拟稿1.明确主题：撰写人应准确理解发文意图，确定公文主题，确保内容紧扣主题。2.收集资料：围绕主题收集相关政策法规、事实依据、数据资料等，保证公文内容真实可靠。3.拟定提纲：根据公文结构和内容要求，拟定详细的提纲，使公文层次清晰、逻辑连贯。4.撰写初稿：按照提纲进行撰写，语言表达要准确、简洁、规范，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。（二）审核1.部门初审：拟稿完成后，由拟稿部门负责人对公文内容、格式、语言等进行初步审核，确保公文质量。2.综合审核：初审通过后，提交公司综合管理部门进行综合审核。审核内容包括公文的合法性、准确性、规范性、完整性等，对不符合要求的地方提出修改意见。3.领导审批：综合审核通过的公文，报公司领导审批。领导根据公文内容和工作需要，作出同意、修改或不同意的批示。（三）修改1.根据意见修改：撰写人根据审核和审批意见，对公文进行认真修改，确保公文质量达到要求。2.再次审核：修改后的公文再次提交审核，直至审核通过。（四）签发1.确定签发人：根据公文内容和性质，确定相应的签发人。一般情况下，重要公文由公司主要领导签发；一般性公文由分管领导签发。2.签发程序：签发人对公文进行认真审阅后，签署同意发文的意见，并注明签发日期。（五）印发1.编号登记：对签发后的公文进行编号登记，建立公文台账，便于公文的管理和查询。2.排版印制：按照公文格式要求进行排版印制，确保公文格式规范、字迹清晰、页面整洁。3.分发存档：将印制好的公文按照规定的范围进行分发，并将公文原稿及相关资料进行整理存档。四、公文语言规范（一）用词规范1.准确用词：使用准确、恰当的词汇表达意思，避免使用模糊、歧义或生僻词汇。2.规范用词：遵循国家语言文字规范，使用通用的简化字，避免使用不规范的简称和缩写。3.慎用词汇：谨慎使用带有感情色彩、口语化或随意性较强的词汇，确保公文语言庄重、严肃。（二）语法规范1.语句通顺：公文语句应通顺连贯，避免出现语病、错别字和标点符号使用不当等问题。2.逻辑清晰：公文内容应逻辑严密，层次分明，避免出现前后矛盾、条理不清的情况。（三）修辞规范1.恰当运用修辞：可适当运用比喻、拟人、排比等修辞手法，增强公文的表现力和感染力，但要注意适度，避免过于夸张或华丽。2.避免滥用修辞：避免使用过于复杂或生僻的修辞手法，以免影响公文的严肃性和可读性。五、公文处理与管理（一）公文签收1.专人负责：公司设立专门的公文收发岗位，负责公文的签收工作。2.签收登记：对收到的公文进行认真签收，核对公文数量、种类、文号等信息，并进行详细登记。（二）公文传阅1.及时传阅：根据公文内容和领导批示，及时将公文传阅给相关领导和部门。2.传阅记录：建立公文传阅记录，记录公文传阅的时间、人员、意见等信息，确保公文传阅的有序进行。（三）公文办理1.明确办理要求：根据公文内容和领导批示，明确公文的办理要求和责任部门。2.限时办理：责任部门应按照规定的时间要求完成公文的办理工作，并及时反馈办理结果。（四）公文归档1.定期归档：公文办理完毕后，应及时进行归档。一般情况下，每年年底对本年度的公文进行集中归档。2.规范归档：按照公文的种类、年度、保管期限等进行分类整理，编制归档目录，确保公文归档的规范有序。（五）公文保密1.严格保密制度：对涉及公司机密、商业秘