联系人制度工作规范

PAGE联系人制度工作规范一、总则（一）目的为了加强公司内部沟通与协作，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本联系人制度工作规范。（二）适用范围本规范适用于公司全体员工，包括各部门、各岗位之间的工作联系与协作。（三）基本原则1.准确性原则：联系人信息应准确无误，确保工作沟通的顺畅。2.及时性原则：及时更新联系人信息，保证信息的时效性。3.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的联系人，严格遵守保密规定。二、联系人信息管理（一）联系人信息内容1.基本信息：包括姓名、性别、部门、职位、联系方式（办公电话、手机、电子邮箱等）。2.职责范围：明确联系人在公司各项工作中的主要职责和业务范围。3.特殊事项说明：如联系人的特殊工作要求、工作时间安排、紧急联系人等信息。（二）信息收集与录入1.各部门负责：各部门应指定专人负责收集本部门员工的联系人信息，并确保信息的完整性和准确性。2.定期更新：联系人信息如有变动，应及时通知所在部门的信息收集人员进行更新，更新周期为每季度一次。3.统一录入：信息收集人员将更新后的联系人信息录入公司统一的联系人管理系统，确保系统信息与实际情况一致。（三）信息审核与维护1.审核机制：公司人力资源部门对录入的联系人信息进行审核，确保信息符合公司规定和法律法规要求。2.信息维护：定期对联系人管理系统进行维护，清理无效信息，确保系统数据的准确性和稳定性。三、联系人工作流程（一）日常工作联系1.明确沟通事项：员工在工作中需要与其他部门或人员进行沟通协作时，首先明确沟通事项的性质、目的和要求。2.查找联系人：通过公司联系人管理系统或其他渠道查找相关联系人的信息。3.选择沟通方式：根据沟通事项的紧急程度和重要性，选择合适的沟通方式，如电话、邮件、即时通讯工具等。4.记录沟通内容：在沟通结束后，及时记录沟通内容，包括沟通时间、地点、参与人员、沟通事项、沟通结果等，确保沟通信息的可追溯性。（二）重要事项沟通1.制定沟通计划：对于重要事项的沟通，应提前制定沟通计划，明确沟通的时间、地点、参与人员、沟通议程等。2.组织会议沟通：根据沟通计划组织会议进行沟通，会议应安排专人负责记录会议内容，形成会议纪要。3.跟踪沟通结果：重要事项沟通结束后，应及时跟踪沟通结果的执行情况，确保沟通事项得到有效落实。（三）跨部门协作1.成立项目小组：对于涉及多个部门的跨部门协作项目，应成立项目小组，明确项目负责人和各成员的职责分工。2.定期沟通协调：项目小组应定期召开沟通协调会议，及时解决项目中出现的问题，确保项目顺利推进。3.信息共享与协同：项目小组成员应通过公司内部协同办公平台等方式实现信息共享，协同完成项目任务。四、联系人沟通技巧（一）语言表达技巧1.清晰准确：表达观点时应清晰明了，避免使用模糊或歧义的语言。2.简洁明了：语言简洁，突出重点，避免冗长和复杂的表述。3.礼貌得体：使用礼貌用语，尊重对方意见和感受，营造良好的沟通氛围。（二）倾听技巧1.专注倾听：认真倾听对方的讲话，不打断对方，给予对方充分的表达机会。2.理解对方：理解对方的观点和意图，尝试从对方角度思考问题。3.反馈确认：在倾听结束后，及时反馈自己的理解和看法，确认沟通信息的准确性。（三）非语言沟通技巧1.肢体语言：保持良好的肢体姿态，如坐姿端正、眼神交流等，传递积极的沟通信号。2.表情管理：保持适当的表情，展现自信、友好和专业的形象。3.沟通环境：选择合适的沟通环境，避免干扰因素，确保沟通效果。五、联系人工作监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司各部门负责人对本部门员工的联系人工作进行日常监督，确保工作规范的执行。2.审计监督：公司审计部门定期对联系人制度工作规范的执行情况进行审计，发现问题及时督促整改。（二）考核指标1.沟通效率：考核员工与联系人之间沟通的及时性和有效性，以任务完成时间和沟通效果为依据。2.协作质量：评估员工在跨部门协作中与联系人的协作质量，包括工作配合度、问题解决能力等。3.信息准确性：检查员工提供和获取联系人信息的准确性，以信息错误率为考核指标。（三）考核结果应用1.绩效挂钩：将联系人工作考核结果与员工绩效挂钩，作为绩效奖金发放和晋升的重要依据。2.培训与改进：对于考核结果不理想的员工，针对性地提供培训和指导，帮助其改进工作方法和提高沟通协作能力。六、联系人工作保密规定（一）保密范围1.公司机密信息：包括公司战略规划、财务数据、技术秘密、客户信息等。2.联系人敏感信息：如联系人的特殊工作要求、个人隐私等信息。（二）保密措施1.信息安全管理：加强公司信息系统的安全防护，设置不同级别的访问权限，防止信息泄露。2.人员培训：对涉及联系人信息管理和沟通的员工进行保密培训，提高保密意识。3.签订保密协议：对于接触公司机密信息的联系人，签订保密协议，明确保密责任和义务。（三）违规处理1.警告与批评：对于违反保密规定的员工，视情节轻重给予警告、批评等处理。2.解除劳动合同：对于严重违反保密规定，给公司造成重大损失的员工，依法解除劳动合同，并追究法律责任。七、附则