财务发票规范制度

PAGE财务发票规范制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范财务发票的开具、取得、使用和保管等行为，确保公司财务核算的真实性、准确性和合法性，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及财务发票的相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则财务发票的管理必须严格遵守国家税收法律法规及相关财务制度的规定，确保发票的开具、取得和使用合法合规。2.真实性原则发票所反映的经济业务必须真实发生，内容与实际交易相符，不得虚开发票或开具与实际业务不符的发票。3.完整性原则发票的各项内容必须填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等，不得遗漏或涂改。4.及时性原则经济业务发生后，应及时取得或开具发票，并按照规定的时间和程序进行传递、审核和入账，确保财务信息的及时性和准确性。二、发票的开具（一）开具要求1.公司销售商品、提供服务以及从事其他经营活动对外发生经营业务收取款项时，应向付款方开具发票。特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.发票开具的内容应与实际经营业务相符，不得开具与实际交易不符的发票，如不得开具虚假的商品名称、数量、金额等。4.对于增值税专用发票，应按照增值税专用发票的开具要求填写相关信息，确保发票的抵扣联和发票联内容一致、字迹清晰、不得压线、错格；发票联和抵扣联加盖发票专用章。（二）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确发票开具的相关要求，包括发票类型、开票信息、开票时间等。2.销售业务发生后，业务人员应及时将业务情况告知财务部门，并提供相关业务资料，如合同、订单、送货单等。3.财务部门根据业务人员提供的资料，审核开票信息的准确性和完整性。审核无误后，按照规定的格式和内容开具发票。4.发票开具后，由专人负责加盖发票专用章，并进行登记。发票联交给客户，记账联留存作为记账凭证，抵扣联交给需要抵扣进项税额的客户（适用于增值税专用发票）。5.对于电子发票的开具，应按照税务机关的规定，通过电子发票服务平台进行开具，并将电子发票信息及时传递给客户。（三）发票作废与红冲1.当月开具的发票发现有误的，可即时作废。作废发票应在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.跨月发票不得作废。如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局的规定进行开具。3.开具红字发票时，应先取得对方税务机关出具的《开具红字增值税专用发票信息表》（适用于增值税专用发票），并按照信息表上注明的信息开具红字发票。开具红字发票后，应将相关资料留存备查。三、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，如果发生应税行为，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.取得的发票应是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖销售方的发票专用章。3.发票的内容应符合实际交易情况，包括发票的真实性、完整性和合法性。如发票上的购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、数量、金额等应与实际交易一致。（二）取得流程1.业务部门在发生经济业务时，应主动向销售方索取发票，并对发票的基本信息进行初步审核，确保发票的真实性和有效性。2.取得发票后，业务人员应及时将发票传递给财务部门。传递过程中，应确保发票的安全和完整，不得丢失或损坏。3.财务部门收到发票后，应按照规定的审核标准对发票进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、完整性、合法性、有效性等。审核无误后，方可办理入账手续。（三）不符合规定发票的处理1.对于取得的不符合规定的发票，如发票内容不完整、字迹模糊、未加盖发票专用章等，财务部门应要求业务人员及时与销售方联系，更换合规发票。2.如果销售方拒绝更换或无法更换合规发票，财务部门有权拒绝办理相关费用的报销或入账手续，并及时向公司领导报告。3.对于取得的虚假发票，公司应依法追究相关责任人的责任，并按照国家法律法规的规定进行处理。同时，应及时调整相关账务，确保财务信息的真实性和准确性。四、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票只能用于与本公司经营业务相关的经济活动，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大专用发票使用范围。（二）使用登记1.公司应建立发票使用登记制度，对发票的购买、开具、取得、使用、作废、红冲等情况进行详细记录。2.发票使用登记应包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、金额、税额以及发票的流向等内容。3.财务部门应指定专人负责发票使用登记工作，定期对发票使用情况进行核对和统计，确保发票使用的准确性和合规性。（三）发票保管1.公司应设立专门的发票保管场所，确保发票的安全存放。发票保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。2.发票应按照发票号码顺序存放，不得随意堆放。同时，应建立发票库存台账，定期对发票库存进行盘点，确保账实相符。3.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期限内，不得擅自销毁发票存根联和发票登记簿。五、发票的审核（一）审核内容1.发票的真实性审核审核发票的纸质发票与电子信息是否一致，发票是否为税务机关统一监制的正规发票，发票上的印章是否为销售方的发票专用章等。2.发票的完整性审核审核发票的各项内容是否填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等，是否有遗漏或涂改。3.发票的合法性审核审核发票的开具是否符合国家税收法律法规及相关财务制度的规定，是否存在虚开发票、开具与实际业务不符的发票等违法行为。4.发票的有效性审核审核发票是否在规定的使用期限内，是否已被作废或红冲等。（二）审核流程1.业务人员在报销费用或办理付款手续时，应将取得的发票及相关业务资料一并提交给财务部门。2.财务部门收到发票后，首先由经办会计对发票进行初步审核，审核内容包括发票的基本信息、业务内容、金额等是否符合规定。3.经办会计审核无误后，将发票及相关资料提交给财务主管进行复核。财务主管应重点审核发票的合法性、有效性以及与业务的关联性等。4.财务主管复核无误后，报经财务负责人审批。财务负责人应对发票的审核情况进行全面审查，并根据公司财务制度和相关规定做出最终审批意见。5.经过审核通过的发票，方可办理入账手续或报销付款。对于审核不通过的发票，财务部门应及时通知业务人员，要求其补充或更换合规发票。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对公司财务发票的管理情况进行审计监督，检查发票的开具、取得、使用、保管等环节是否符合本制度的规定。2.审计部门在审计过程中，有权查阅与发票管理相关的文件、资料、凭证等，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.财务部门应定期对本部门发票管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，确保发票管理工作的规范有序。（二）外部监督1.公司应积极配合税务机关等相关部门的监督检查，如实提供发票管理的相关资料和信息。2.对于税务机关等部门提出的发票管理方面的问题和要求，公司应及时整改落实，并按照规定报送相关资料。七、罚则（一）对违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。1.对于未按照规定开具发票的，责令限期改正，并处以罚款；情节严重的，依法追究相关责任人的法律责任。2.对于未按照规定取得发票的，不得在企业所得税前扣除相应费用，并处以罚款；给公司造成损失的，应承担赔偿责任。3.对于转借、转让、代开发票，或者自行扩大专用发票使用范围的，没收违法所得，并处以罚款；情节严重的，依法追究刑事责任。4