食堂询价制度规范

PAGE食堂询价制度规范一、总则（一）目的为了加强公司食堂采购管理，规范询价流程，确保采购物资的质量，降低采购成本，提高资金使用效益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司食堂所有物资的采购询价活动，包括食品原材料、调料、餐具、设备及其他相关用品。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：询价过程应公开透明，公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.质量优先原则：在保证质量的前提下，选择性价比最优的供应商和物资。4.成本控制原则：通过合理询价、比较，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求申报1.食堂管理部门根据食堂运营情况，定期或不定期统计物资需求，填写《食堂物资需求申报表》，详细列出物资名称、规格、数量、需求时间等信息。2.申报表经食堂负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门根据物资需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商名录。2.对供应商进行资质审查，包括营业执照、食品经营许可证、生产许可证（如有）、产品质量认证、信誉状况等，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。3.选择至少三家符合要求的供应商作为询价对象。（三）询价文件准备1.采购部门根据物资需求，编制询价文件，包括询价函、物资规格要求、质量标准、报价要求、交货时间、交货地点等内容。2.询价文件应清晰明确，避免模糊不清或歧义性条款，确保供应商能够准确理解询价要求。（四）询价发出1.将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商，要求供应商在规定时间内报价。2.明确报价截止日期，确保供应商有足够时间准备报价文件。（五）报价接收与整理1.在报价截止日期后，采购部门及时接收供应商的报价文件，并进行整理。2.对报价文件进行初步审核，检查报价是否完整、清晰，是否符合询价文件要求。（六）比价与议价1.采购部门对各供应商的报价进行比较，分析价格差异原因。2.根据比价结果，选择价格合理、质量可靠的供应商进行议价。与供应商就价格、交货期、质量保证等条款进行协商，争取更优惠的采购条件。3.在议价过程中，采购人员应保持客观公正，不得泄露其他供应商的报价信息，避免不正当竞争。（七）确定供应商1.综合考虑价格、质量、信誉、交货期等因素，采购部门提出拟选定的供应商建议，报采购负责人审批。2.采购负责人根据审批结果，确定最终供应商，并签订采购合同。（八）合同签订与执行1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准验收方式、付款方式等条款。2.合同签订后，采购部门及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.食堂管理部门负责对采购物资进行验收，如发现质量问题或数量不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。三、询价相关职责分工（一）食堂管理部门1.负责统计食堂物资需求，填写需求申报表，提交采购部门。2.参与采购物资的验收工作，对物资质量和数量进行初步检验。3.反馈食堂对采购物资的使用意见和建议，协助采购部门改进采购工作。（二）采购部门1.负责供应商的选择、管理和评估，建立供应商名录。2.编制询价文件，发出询价函，接收并整理供应商报价。3.和供应商进行比价、议价，确定最终供应商，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。（三）财务部门1.参与询价过程中的成本分析，提供财务方面的建议和支持。2.审核采购合同付款条款，确保付款方式合理、合规。监督采购资金的使用情况，进行账务处理。（四）审计部门1.对询价采购活动进行审计监督，检查询价流程是否合规，采购行为是否公正、透明。2.对采购合同进行审查，防范采购风险，确保公司利益不受损害。四、询价记录与档案管理（一）询价记录1.采购部门应建立完整的询价记录档案，记录询价过程中的所有文件和信息，包括需求申报表、询价文件、供应商报价、比价议价记录、合同文本等。2.询价记录应详细、准确、完整，能够反映询价采购活动的全过程，以便日后查阅和审计。（二）档案管理1.询价记录档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，便于查找和管理。2.档案保存期限应符合公司档案管理规定，一般不少于[X]年，以备后续审计、查询等需要。3.档案管理人员应严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密，未经授权不得擅自查阅、复制或销毁档案。五、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门定期对食堂询价采购活动进行审计监督，检查询价流程是否符合规定，采购行为是否公正、透明，有无违规操作和利益输送等问题。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对询价采购活动的监督举报，对举报内容进行及时调查处理。（二）供应商评价1.食堂管理部门和采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、服务态度等进行评价，填写《供应商评价表》。2.根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、减少采购份额或终止合作。（三）考核机制1.建立询价采购工作考核机制，对采购部门和相关人员的工作进行考核。2.考核指标包括询价效率、采购成本控制、物资质量保证、合同执行情况等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和人员给予表彰和奖励，对未达标的部门和人员进行批评教育和