劳务资料室制度规范

PAGE劳务资料室制度规范一、总则（一）目的为加强劳务资料室的管理，确保劳务资料的完整性、准确性和规范性，提高劳务管理工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部劳务资料室的管理，包括劳务合同、员工档案、考勤记录、工资核算资料、培训资料、安全资料等各类与劳务相关的文件、资料和记录的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保劳务资料管理工作合法合规。2.真实准确原则：劳务资料应如实反映劳务工作实际情况，数据准确、内容完整。3.安全保密原则：加强劳务资料的安全保护，防止资料泄露、丢失或损坏，对涉及公司机密和员工隐私的资料严格保密。4.便于查阅原则：资料分类清晰、标识明确，便于快速查阅和使用，提高工作效率。二、劳务资料的分类与编号（一）劳务合同类1.分类劳动合同劳务分包合同劳务派遣合同2.编号规则合同编号采用年份+合同类别代码+流水号的形式。例如：2023LD001，其中“2023”表示年份，“LD”表示劳务合同类别代码，“001”表示流水号。（二）员工档案类1.分类个人基本信息档案工作经历档案培训记录档案考核评价档案2.编号规则员工编号采用入职年份+部门代码+顺序号的形式。例如：2023BM01001，其中“2023”表示入职年份，“BM01”表示部门代码，“001”表示顺序号。员工档案编号在员工编号后加上档案类别代码，如个人基本信息档案编号为2023BM01001JB，工作经历档案编号为2023BM01001GJ等。（三）考勤记录类1.分类日常考勤记录请假记录加班记录2.编号规则考勤记录编号采用月份+部门代码+考勤类别代码+顺序号的形式。例如：202305BM01KQ001，其中“202305”表示月份，“BM01”表示部门代码，“KQ”表示考勤类别代码，“001”表示顺序号。（四）工资核算资料类1.分类工资表奖金分配表工资调整记录2.编号规则工资核算资料编号采用年份+月份+部门代码+资料类别代码+顺序号的形式。例如：202305BM01GZ001，其中“202305”表示年份和月份，“BM01”表示部门代码，“GZ”表示资料类别代码，“001”表示顺序号。（五）培训资料类1.分类内部培训教材外部培训证书培训签到表2.编号规则培训资料编号采用年份+培训类别代码+顺序号的形式。例如：2023PX001，其中“2023”表示年份，“PX”表示培训类别代码，“001”表示顺序号。（六）安全资料类1.分类安全培训记录安全检查报告事故处理记录2.编号规则安全资料编号采用年份+安全类别代码+顺序号的形式。例如：2023AQ001，其中“2023”表示年份，“AQ”表示安全类别代码，“001”表示顺序号。三、劳务资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责劳务资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.劳务合同签订后，合同签订部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关附件提交至劳务资料室。3.员工入职时，人力资源部门应及时收集员工个人基本信息资料，并在员工入职后[X]个工作日内整理归档。4.考勤记录由各部门考勤员每日记录，每月末汇总后在[X]个工作日内提交至劳务资料室。5.工资核算资料由财务部门负责收集和整理，每月工资核算完成后在[X]个工作日内提交至劳务资料室。6.培训资料由培训部门负责收集，培训结束后在[X]个工作日内将培训教材、签到表、证书等资料提交至劳务资料室。安全资料由安全管理部门负责收集，安全检查、事故处理等工作完成后在[X]个工作日内将相关资料提交至劳务资料室。（二）整理要求1.劳务资料室管理人员收到资料后，应及时进行整理。按照资料分类和编号规则进行分类编号，确保资料标识清晰、分类准确。2.对每份资料进行核对，检查资料内容是否完整、准确，签字盖章是否齐全。如有缺失或错误，及时与相关部门沟通补充或更正。3.将整理好的资料按照类别顺序存放，建立资料目录索引，便于查阅。四、劳务资料的存储与保管（一）存储环境1.劳务资料室应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.资料存储架应坚固耐用，能够满足资料存放的要求。3.资料应存放在干燥、清洁的环境中，避免阳光直射和潮湿。（二）保管方式1.劳务资料应按照类别和编号顺序存放，同一类别的资料应集中存放。2.对于重要的劳务合同、机密资料等应采取专柜保管，并设置专人负责管理。3.建立资料借阅登记制度，对借阅资料的人员、时间、内容等进行详细记录。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。4.定期对劳务资料进行盘点，确保资料数量与目录相符，资料无损坏、丢失等情况。盘点周期为每[X]个月一次。五、劳务资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅劳务资料的，应填写《劳务资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到劳务资料室查阅。2.涉及公司机密和员工隐私的劳务资料，未经公司领导批准，严禁查阅。3.外部单位因工作需要查阅劳务资料的，应提前向公司提出书面申请，经公司领导批准后，由劳务资料室管理人员陪同查阅，并严格按照查阅范围进行查阅。（二）使用规定1.查阅人员应爱护劳务资料，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁。如需复印或摘录资料内容，应经劳务资料室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。2.查阅人员查阅完毕后，应及时将资料归还劳务资料室，由管理人员进行核对和整理。3.严禁将劳务资料带出劳务资料室，如需临时借用，应按照借阅规定办理手续，并在规定时间内归还。六、劳务资料的销毁（一）销毁条件1.劳务资料超过保存期限且已无保存价值的，可进行销毁。2.因公司机构调整或业务变更，相关劳务资料不再适用的，可进行销毁。3.劳务资料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏无法修复且已无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.由相关部门提出劳务资料销毁申请，并填写《劳务资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等信息。2.劳务资料室管理人员对申请销毁的资料进行审核，确认符合销毁条件后，报公司领导批准。3.公司领导批准后，由劳务资料室管理人员会同相关部门人员共同对资料进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。4.销毁完成后，在《劳务资料销毁申请表》上签字确认，并将销毁记录存档。七、劳务资料室管理人员职责（一）资料管理职责1.负责劳务资料室的日常管理工作，包括资料的收集、整理、存储、保管、查阅、使用和销毁等。2.按照资料分类和编号规则对劳务资料进行分类编号，建立资料目录索引，确保资料管理规范、有序。3.定期对劳务资料进行盘点，检查资料的完整性和准确性，发现问题及时处理。（二）安全保密职责1.加强劳务资料室的安全管理，采取必要的安全措施，防止资料泄露、丢失或损坏。2.对涉及公司机密和员工隐私的劳务资料严格保密，严禁无关人员查阅和使用。3.对资料查阅和借阅情况进行登记，严格按照规定办理查阅和借阅手续。（三）沟通协调职责1.与各部门保持密切沟通，及时了解劳务资料的产生和需求情况，确保资料收集工作的顺利进行。2.对资料整理过程中发现的问题及时与相关部门沟通协调，督促补