规范用章制度

PAGE规范用章制度一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及印章使用的部门和人员。（三）印章种类及定义1.公章：公司/组织法定名称章，具有最高法律效力，代表公司/组织对外行使权力。2.法人章：公司/组织法定代表人个人印章，用于特定的法律文件签署等。3.财务章：用于公司/组织财务结算、票据等相关财务业务。4.合同章：专门用于签订各类合同文本。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、资料等的管理。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制流程1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.将《印章刻制申请表》提交至行政部门审核，行政部门根据实际情况进行审核，如涉及重要印章或需经上级领导审批的情况，应及时上报。3.审核通过后，行政部门统一安排到具有合法资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章进行验收，检查印章的规格、材质、文字等是否符合要求。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司/组织负责人审批后，方可正式启用。3.行政部门负责将印章启用的相关信息通知到各相关部门和人员，确保印章使用的准确性和规范性。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，各印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管地点1.公章、法人章、财务章等重要印章应存放于公司/组织指定的保险柜内，并放置在安全可靠的办公场所。2.合同章应根据合同签订业务的实际情况，由专人在指定地点保管，确保合同盖章的及时性和准确性。3.部门章可根据部门工作需要，由部门指定专人保管，但应放置在安全的办公区域。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，无遗失、被盗等情况发生。2.严格按照规定的流程和审批权限使用印章，对每一次印章使用进行详细登记。3.定期检查印章的使用情况，发现异常及时向上级领导报告。4.未经批准，不得私自携带印章外出。如需携带外出，必须办理相关审批手续，并采取必要的安全措施。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批流程使用印章，严禁违规用章。2.印章使用必须基于真实、合法、有效的业务需求，不得用于违法违规或损害公司/组织利益的行为。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息，并附上相关文件或合同文本。2.审批：一般事项用章，由部门负责人签字审批。重要事项用章，需经公司/组织分管领导签字审批。涉及重大决策、合同签订、资金支出等关键业务的用章，必须经公司/组织负责人签字审批。3.盖章：印章保管人员在收到经审批后的《印章使用申请表》后，对照申请内容和相关文件进行审核，确认无误后，方可在指定位置加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登记：印章保管人员对每一次印章使用进行详细登记，记录用章日期、用章部门、用章事由、用章文件名称、审批人等信息，以备查阅和追溯。（三）特殊情况用章1.紧急情况下（如因时间紧迫无法按正常流程审批）需要用章时，使用部门或个人应电话向上级领导请示，经同意后可先行用章，但事后必须及时补办审批手续，并向印章保管人员说明情况。2.异地用章时，可通过传真、邮件等方式将审批后的《印章使用申请表》及相关文件发送给印章保管人员，印章保管人员核实无误后，可在异地文件上加盖印章，并将盖章后的文件及时邮寄回公司/组织。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司/组织名称变更、机构撤销、业务调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失等情况需要更换新印章。（二）停用流程1.当出现印章停用情形时，由行政部门填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用日期等信息，并附上需停用的印章印模。2.《印章停用申请表》经公司/组织负责人审批后，行政部门负责通知各相关部门和人员印章已停用。（三）销毁流程1.对于停用的印章，行政部门应统一组织销毁。销毁前，应确保印章上的所有信息已清除，无法恢复。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。3.销毁记录应保存至少[X]年，以备查阅。六、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对印章使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组有权查阅印章使用登记记录、相关文件和合同文本等资料，对印章使用过程进行监督。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，一经发现，将视情节轻重给予相应的处罚。2.情节较轻的，给予警告、批评教育，并责令改正；情节严重的，给