收款收据规范制度

PAGE收款收据规范制度一、总则1.目的为加强公司收款收据的管理，规范收款行为，确保公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本规范制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及收款收据使用的部门和人员。3.收款收据定义本制度所称收款收据是指公司在经济活动中，向付款方开具的，证明款项已收到的书面凭证。二、收款收据的印制与保管1.印制收款收据由公司财务部统一负责印制，印制前需填写《收款收据印制申请表》，详细说明印制数量、格式要求等，经财务部负责人审核，报公司分管领导批准后，交由指定的印刷厂家印制。收款收据的格式应符合国家相关法律法规及行业标准要求，内容包括公司名称、地址、联系方式、收款日期、交款单位（个人）、收款事由、金额大小写、收款方式、收款人签名等必要信息。2.编号收款收据应按顺序编号，编号采用连续编号方式，不得跳号、重号。编号规则应明确、易识别，以便于管理和查询。每本收款收据启用前，应在封面上注明起讫号码。3.保管收款收据由财务部指定专人负责保管，设立专门的收款收据保管登记簿，详细记录收款收据的购入、发出、收回、作废等情况。保管人员应确保收款收据存放安全，防止丢失、被盗、损坏。存放地点应具备防火、防潮、防虫等条件。严禁非保管人员擅自接触收款收据。如因工作需要借阅，需经财务部负责人批准，并办理借阅登记手续，借阅期限届满应及时归还。三、收款收据的领用与发放1.领用各部门因业务需要领用收款收据时，应填写《收款收据领用申请表》，注明领用部门、领用人、预计使用数量、预计收款期限等信息，经部门负责人签字确认后，报财务部审核。财务部根据各部门实际业务需求，合理发放收款收据，并在《收款收据领用申请表》上注明发放日期、实际发放数量等信息。2.发放收款收据发放时，保管人员应与领用人当面核对收据编号、数量等信息，并在收款收据保管登记簿上进行登记。领用人应在收款收据上加盖本部门印章，并妥善保管，不得转借、转让他人使用。四、收款收据的使用规范1.开具要求收款收据应按照规定的格式和内容如实开具，不得涂改、挖补、撕毁。如有填写错误，应在收据上注明“作废”字样，并完整保存各联次，不得私自销毁。开具收款收据时，应做到字迹清晰、内容完整、金额准确、印章齐全。收款事由应详细注明收款项目，不得模糊不清或故意隐瞒。收款收据的金额大小写必须一致，小写金额前应加注人民币符号“￥”，大写金额应用汉字正楷或行书填写，不得使用简化字。收款方式应明确填写现金、支票、转账等具体方式。如为支票，应注明支票号码；如为转账，应注明转账日期、收款账号及开户行等信息。收款人签名应与领用人一致，不得代签。2.开具流程业务人员在收到款项后，应及时开具收款收据。开具时，应先在收款收据上填写交款单位（个人）、收款事由、金额大小写、收款方式等信息，然后加盖公司财务专用章或发票专用章。收款收据一式多联的，应分别填写各联次内容，确保各联次内容一致。各联次应按规定用途使用，不得混用。收款人员开具收款收据后，应将收据联交付款方，记账联留存作为记账凭证附件，存根联留存备查。3.特殊情况处理如因客户要求开具发票而暂时无法开具收款收据的，业务人员应向客户说明情况，并在收款后及时开具收款收据。对于预收款项，应在收款时开具收款收据，并在收据上注明“预收”字样及预计发货或服务日期。待实际发货或提供服务后，再根据实际情况进行处理。对于退款业务，应收回原收款收据，并开具红字收款收据冲减原收款记录。红字收款收据的开具应符合相关规定，注明退款原因、退款金额等信息。五、收款收据的核销与归档1.核销各部门应定期将已使用的收款收据进行核销，核销期限不得超过一个月。核销时，应填写《收款收据核销申请表》，注明收款收据起止号码、收款金额合计、交款单位（个人）等信息，并附上已使用的收款收据存根联。财务部收到各部门的《收款收据核销申请表》后，应认真核对存根联与记账联的一致性，包括编号、金额、收款事由等信息。如发现不一致或存在疑问，应及时与相关部门核实。经核对无误后，财务部在《收款收据核销申请表》上签字确认，并在收款收据保管登记簿上进行核销记录。核销后的收款收据存根联应妥善保管，以备查阅。2.归档已核销的收款收据存根联应按照年度、月份顺序进行整理归档，归档期限为五年。归档后的收款收据应存放于专门的档案柜中，便于查阅和管理。档案柜应标明年份、月份等信息，以便快速查找。公司应建立收款收据电子档案，将收款收据的相关信息录入电子系统，包括编号、开具日期、交款单位（个人）、收款事由、金额、收款方式等，以便于查询和统计分析。六、监督与检查1.内部监督财务部应定期对各部门收款收据的使用情况进行检查，检查内容包括收款收据开具的规范性、领用与发放的登记情况、核销情况等。各部门负责人应加强对本部门收款收据使用情况的监督，确保本部门人员严格按照制度规定使用收款收据。公司审计部门应不定期对收款收据的管理情况进行审计，检查制度执行的有效性，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督公司应接受税务机关、审计机关等外部部门的监督检查，如实提供收款收据的使用情况及相关资料。对于外部部门提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改完善收款收据管理制度。七、违规处理1.违规行为界定未按本制度规定领用、保管、使用收款收据的，如擅自转借、转让、涂改、撕毁收款收据等。未按规定开具收款收据，如开具内容不完整、金额不准确、印章不全等。未及时核销收款收据，超过规定核销期限的。丢失收款收据未及时报告或隐瞒不报的。其他违反本制度规定的行为。2.处理措施对于首次违反规定的部门或个人，给予警告处分，并责令其限期整改。对于多次违反规定或情节严重的部门或个人，除给予警告处分外，还将视情节轻重给予罚款、降职、辞退等处理措施。因违规行为给