制度常用词语规范

PAGE制度常用词语规范一、总则（一）目的本规范旨在统一公司/组织内部制度常用词语的使用，确保制度文件的准确性、规范性和一致性，避免因词语理解差异导致的执行偏差，提高制度的执行效率和效果，保障公司/组织各项工作的顺利开展。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部所有制度文件的制定、修订和执行，包括但不限于公司章程、管理制度、操作流程、岗位职责等各类规范性文件。（三）基本原则1.准确性原则：制度常用词语应准确表达其含义，避免模糊、歧义或容易引起误解的表述。2.规范性原则：遵循国家法律法规、行业标准以及通用的语言文字规范，确保词语使用符合正式公文的要求。3.一致性原则：在公司/组织内部，相同或相似的概念应使用统一的词语进行表述，保持制度文件之间的协调一致。4.通俗易懂原则：在保证准确性和规范性的前提下，尽量选用通俗易懂的词语，便于制度的传达和执行，确保全体员工能够理解制度的要求。二、常用词语规范细则（一）关于“必须”与“应当”1.定义“必须”：表示事理上和情理上的必要，带有指令性和强制性意味，通常用于明确规定在某种情况下绝对不可缺少的行为或条件。“应当”：表示情理上必然或必须如此，带有一定的倡导性和规范性，强调在正常情况下应该遵循的行为准则。2.使用规范在制度文件中，“必须”一般用于对关键事项、重要操作或涉及安全、合规等核心要求的规定，如“员工必须遵守国家法律法规和公司的各项规章制度”。“应当”则更多地用于一般性的行为指引和规范，如“员工应当按时完成工作任务，并保证工作质量”。（二）关于“禁止”与“严禁”1.定义“禁止”：指不准许、不许可，明确限制某种行为的发生。“严禁”：比“禁止”的语气更强烈，强调严格禁止，绝对不允许，带有严厉的强制性。2.使用规范“禁止”适用于一般性的行为限制，如“禁止在办公区域吸烟”。“严禁”用于对严重违规行为、可能造成重大危害后果的行为的禁止，如“严禁泄露公司机密信息”。（三）关于“截止”与“截至”1.定义“截止”：表示到某个时间停止，强调“停止”。“截至”：表示截止到某个时间，强调“时间”。2.使用规范“截止”后面一般直接跟时间点，如“报名截止日期为[具体日期]”。“截至”后面要跟具体的时间点，表示在这个时间点的状态，如“截至[具体日期]，项目已完成[具体进度]”。（四）关于“制定”与“制订”1.定义“制定”：强调创制、拟定，是对已有的、原则性的东西进行具体化，使其更具操作性。“制订”：着重指从无到有的创制、草拟而后的订立，强调过程性。2.使用规范在制度文件中，涉及到对已有规则、框架进行细化、完善时，使用“制定”，如“制定本部门的绩效考核制度”。当表述首次起草、拟定某项制度时，使用“制订”，如“制订公司的薪酬改革方案”。（五）关于“权利”与“权力”1.定义“权利”：指法律赋予人实现其利益的一种力量，与义务相对应，是法律关系的内容之一。“权力”：指政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。2.使用规范在制度文件中，涉及员工个人依法享有的利益、资格等方面，使用“权利”，如“员工享有休息休假的权利”。涉及公司/组织的管理、决策、指挥等方面的强制力量或支配权，使用“权力”，如“公司管理层拥有相应的决策权和指挥权”。（六）关于“其他”与“其它”1.定义“其他”：可指人，也可指事物，是一个使用较为普遍的词汇。“其它”：一般只能指事物，不能指人。2.使用规范在制度文件中，当泛指人或事物时，优先使用“其他”，如“其他部门应积极配合本部门工作”。当明确指事物时，可使用“其它”，但应尽量避免使用，以保持语言的简洁和通用性，如“请检查设备及其它相关物品是否齐全”，可改为“请检查设备及其他相关物品是否齐全”。（七）关于“规范”与“规定”1.定义“规范”：是指群体所确立的行为标准，具有引导、约束和示范作用，强调标准性和指导性。“规定”：是对某一事物做出关于方式、方法或数量、质量的决定，侧重于明确具体的要求和约束。2.使用规范在制度文件中，当阐述一般性的行为准则、标准时，使用“规范”，如“员工行为规范”。当针对特定事项做出具体的要求、限制或决定时，使用“规定”，如“考勤管理规定”。（八）关于“执行”与“履行”1.定义“执行”：指实施、实行，强调使制度、命令、计划等发生效力，通常用于对上级指示、规定、任务等的贯彻落实。“履行”：指实行自己答应做的或应该做的事，强调按照约定或规定的要求去实现相应的行为或责任，一般用于对职责、义务、合同等的践行。2.使用规范在制度文件中，涉及对公司/组织各项规章制度、工作任务的贯彻实施，使用“执行”，如“员工应严格执行公司的财务制度”。涉及对岗位职责、合同义务、承诺等的践行，使用“履行”，如“员工应认真履行岗位职责”。（九）关于“审核”与“审批”1.定义“审核”：指审查核实，对相关文件、事项的真实性、准确性、完整性等进行检查核对，提出意见和建议。“审批”：指审查批示，对审核通过的文件、事项进行最终的批准决定，具有权威性和决定性。2.使用规范在制度文件中，对于一般性的文件、方案、报告等，先进行“审核”，如“部门负责人应在收到文件后3个工作日内完成审核”。对于涉及重大决策、重要事项、资金支出等，最终进行“审批”，如“该项目预算需经总经理审批后实施”。（十）关于“通知”与“通告”1.定义“通知”：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。“通告”：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。2.使用规范在公司/组织内部，当传达上级对下级的工作要求、任务安排等时，使用“通知”，如“关于召开部门会议的通知”。当向全体员工或特定范围内的人员公布需要遵守或周知的事项时，使用“通告”，如“关于公司停车场管理规定的通告”。三、制度文件的审核与发布（一）审核流程1.制度文件起草完成后，由起草部门负责人进行初步审核，重点审核文件内容是否符合部门职责和工作实际，语言表达是否准确、规范。2.将初步审核通过的制度文件提交至公司/组织的归口管理部门进行审核，归口管理部门从专业角度对文件进行审查，确保文件符合相关业务领域的法律法规、行业标准以及公司/组织的整体管理要求。3.归口管理部门审核通过后，将制度文件提交至公司/组织的法务部门进行合规性审核，法务部门对文件的合法性、合规性进行把关，避免出现法律风险。4.法务部门审核通过后，制度文件提交至公司/组织的管理层进行审批，管理层根据公司/组织的战略目标、发展规划以及整体利益，对文件进行最终审定。（二）发布要求1.制度文件审核通过并经管理层审批后，由公司/组织的行政部门负责统一发布。发布渠道应包括公司内部办公系统、公告栏、邮件等，确保全体员工能够及时知晓。2.在发布制度文件时，应明确文件的生效日期、适用范围、解释部门等关键信息，以便员工准确理解和执行。3.对于涉及员工切身利益的重要制度文件，应在发布前组织相关培训或解读会议，确保员工充分了解制度的内容和要求，避免因信息不畅导致执行偏差。四、制度执行与监督（一）执行要求1.全体员工应认真学习和理解制度文件的内容，严格按照制度规定执行各项工作任务，确保制度的有效落实。2.各级管理人员应以身作则，带头遵守制度，加强对下属员工的指导和监督，及时纠正员工在执行过程中出现的偏差。3.在制度执行过程中，如发现制度存在不合理或不完善之处，应及时向上级反馈，以便对制度进行修订和完善。（二）监督机制1.公司/组织应建立健全制度执行监督机制，明确监督部门和监督职责，定期对制度执行情况进行检查和评估。2.监督部门可通过日常检查、专项审计、员工举报等方式收集制度执行情况的信息，对发现的违规行为及时进行调查处理，并按照制度规定进行相应的处罚。3.对于制度执行情况良好的部门和个人，应给予表彰和奖励，树立正面典型，激励全体员工积极遵守制度。五、制度修订与废止（一）修订情形1.国家法律法规、行业标准发生变化，导致公司/组织的制度需要相应调整。2.公司/组织的战略目标、发展规划、业务范围等发生重大变化，原制度已不适应新的工作要求。3.在制度执行过程中发现存在明显漏洞、缺陷或不合理之处，影响制度的执行效果。4.其他原因需要对制度进行修订的情况。（二）修订流程制度修订的流程与制度制定的流程基本一致，包括起草、审核、审批、发布等环节。修订后的制度文件应明确注明修订的条款内容、修订日期等信息，以便员工能够清晰了解制度的变化情况。（三）废止情形1.制度所依据的法律法规、行业标准已失效或废止。2.公司/组织的相关业务已停止或调整，制度已不再适用。3.制度内容与新发布的制度存在冲突，且无法协调一致。4.其他原因需要废止制度的情况。（四）废止程序制度废止由相关