公关部管理规范制度

PAGE公关部管理规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公关部的工作流程和行为准则，确保公关部高效、有序地开展工作，提升公司/组织的形象和声誉，促进公司/组织与内外部公众的良好沟通与合作，为公司/组织的发展创造有利的公共关系环境。（二）适用范围本制度适用于公司/组织公关部全体员工，包括公关经理、公关专员、媒体关系专员、活动策划专员等各级岗位人员。（三）基本原则1.合法性原则：公关活动必须遵守国家法律法规，确保所有行为合法合规。2.真实性原则：传播的信息应真实、准确，不得虚假宣传或误导公众。3.及时性原则：及时响应内外部公众的需求和关切，及时发布信息，处理公关事件。4.专业性原则：公关工作应具备专业素养和技能，运用科学的方法和策略开展活动。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的信息严格保密，防止泄露。二、岗位职责（一）公关经理1.制定公关部年度工作计划和预算，并组织实施。2.负责公司/组织整体公关策略的制定和执行，提升公司/组织形象。3.领导公关团队开展媒体关系维护、危机公关处理、活动策划与执行等工作。4.协调公司/组织内部各部门之间的公关工作，确保公关活动与公司/组织整体战略目标一致。5.定期向上级领导汇报公关工作进展和效果，根据领导意见及时调整工作策略。6.负责与外部公关机构、合作伙伴等进行沟通与合作，拓展公关资源。（二）公关专员1.协助公关经理制定公关计划和方案，并负责具体执行。2.负责日常媒体关系维护，包括媒体资料收集、媒体沟通与联络、新闻稿撰写与发布等。3.协助策划和执行各类公关活动，如新闻发布会、研讨会、庆典活动等，负责活动现场的组织与协调工作。4.收集、整理和分析公关信息，及时反馈公关活动效果，为公关策略调整提供数据支持。5.协助处理危机公关事件，按照应急预案及时采取措施，降低负面影响。6.完成领导交办的其他公关相关工作任务。（三）媒体关系专员1.建立和维护与各类媒体的良好合作关系，包括报纸、杂志、电视台、电台、网络媒体等。2.负责媒体资源的拓展与整合，挖掘潜在的媒体合作机会，提高公司/组织在媒体上的曝光度。3.及时了解媒体动态和行业趋势，为公关策略制定提供媒体视角的建议。4.协助公关专员撰写和发布新闻稿，确保新闻稿符合媒体要求和传播规律，提高新闻稿的采用率。5.负责媒体舆情监测，及时发现和汇报与公司/组织相关的媒体负面信息，并协助制定应对措施。6.组织和参与媒体沟通会、采访活动等，代表公司/组织与媒体进行有效沟通。（四）活动策划专员1.负责各类公关活动的策划与创意设计，包括活动主题、形式、流程等方面的策划。2.制定活动详细执行方案，明确活动目标、时间、地点、参与人员、活动内容等要素，并组织实施。3.负责活动现场的布置与安排，确保活动现场氛围符合活动主题和公司/组织形象。4.协调活动所需的各类资源，如场地租赁、设备租赁、人员邀请、物料制作等，确保活动顺利进行。5.对活动效果进行评估和总结，收集反馈意见，为后续活动策划提供经验参考。6.协助公关专员进行活动的宣传推广工作，提高活动的知晓度和参与度。三、工作流程（一）公关策划流程1.需求调研公关专员收集公司/组织内部各部门的公关需求，了解业务发展目标和近期重点工作。关注外部市场动态、行业趋势以及社会热点事件，分析对公司/组织的潜在影响。收集内外部公众的意见和反馈，了解公众对公司/组织的关注点和期望。2.目标设定根据需求调研结果，公关经理与团队成员共同确定公关活动的目标，如提升品牌知名度、改善企业形象、促进产品销售等。目标应具体、可衡量、可实现、相关联、有时限（SMART原则）。3.策略制定公关经理组织团队成员进行头脑风暴，结合公司/组织实际情况和目标受众特点，制定公关策略。策略包括传播渠道选择、传播内容规划、活动形式设计、资源配置等方面，确保公关活动能够有效传达公司/组织信息，达成预期目标。4.方案撰写公关专员根据公关策略，撰写详细的公关活动方案。方案应包括活动背景、目标、时间地点、参与人员、活动内容、传播计划、预算安排、效果评估等内容。方案需经公关经理审核，确保方案的可行性和合理性，审核通过后报上级领导审批。5.方案执行根据审批后的方案，各岗位人员分工协作，组织实施公关活动。公关专员负责活动现场的组织与协调，确保活动流程顺畅，参与人员有序参与。媒体关系专员负责媒体邀请、新闻稿撰写与发布等工作，扩大活动影响力。活动策划专员负责活动现场的布置与安排，营造良好的活动氛围。6.效果评估活动结束后，公关专员负责收集活动相关数据，如参与人数、媒体报道数量、传播覆盖范围、公众反馈意见等。公关经理组织团队成员对活动效果进行评估，对比活动目标，分析活动达成情况。根据评估结果，总结经验教训，为后续公关活动提供参考和改进建议。（二）媒体关系维护流程1.媒体资料收集媒体关系专员定期收集各类媒体的基本信息，包括媒体名称、类型、受众群体、传播渠道、联系方式等。关注媒体的动态变化，如媒体改版、新栏目推出、人员变动等信息，及时更新媒体资料。2.媒体沟通与联络每周至少与重点媒体进行一次沟通，了解媒体近期报道重点和需求。定期向媒体发送公司/组织的新闻资讯、活动信息等资料，保持与媒体的良好互动。对于媒体的采访需求，及时协调相关人员安排采访，并提前准备好采访提纲和相关资料。3.新闻稿撰写与发布公关专员根据公司/组织的新闻事件和宣传需求，撰写新闻稿。新闻稿应内容真实、语言简洁、逻辑清晰，突出新闻价值。新闻稿撰写完成后，经公关经理审核把关，确保新闻稿质量。媒体关系专员选择合适的媒体渠道发布新闻稿，根据媒体特点和要求进行针对性调整。发布后及时跟踪新闻稿的采用情况和传播效果。4.媒体舆情监测每天定时监测与公司/组织相关的媒体舆情信息，通过专业的舆情监测工具和网站，收集各类媒体对公司/组织的报道、评论、网友反馈等。对监测到的舆情信息进行分类整理和分析，及时发现正面、负面和中性舆情。对于负面舆情，第一时间汇报给公关经理，并启动危机公关预案。5.媒体合作拓展媒体关系专员每月分析媒体合作现状，寻找潜在的合作机会。主动与新的媒体机构建立联系，介绍公司/组织的优势和合作需求，寻求合作切入点。定期评估媒体合作效果，根据合作效果调整合作策略和方式，不断优化媒体合作资源。（三）危机公关处理流程1.危机监测与预警公关部建立危机监测机制，通过多种渠道收集与公司/组织相关的危机信息，如媒体报道、网络舆情、投诉举报等。对收集到的信息进行分析评估，判断是否存在潜在危机。一旦发现危机迹象，及时发出预警信号，通知公关经理及相关部门负责人。2.危机评估危机发生后，公关经理迅速组织团队进行危机评估。评估内容包括危机的性质、影响范围、严重程度、发展趋势等。与相关部门协同合作，收集危机事件的详细信息，如事件发生的时间、地点、经过、原因等，为制定应对策略提供依据。3.应对策略制定根据危机评估结果，公关经理组织团队成员制定危机应对策略。应对策略应根据危机的类型和特点进行针对性设计，包括信息发布策略、沟通协调策略、危机处理措施等。确保应对策略符合公司/组织的利益和形象，遵循合法性、真实性、及时性等原则，最大程度降低危机带来的负面影响。4.危机处理执行按照危机应对策略，各岗位人员迅速行动，开展危机处理工作。公关专员负责组织新闻发布会、撰写声明等信息发布工作，及时向公众通报危机事件的真相和公司/组织的应对措施。媒体关系专员加强与媒体的沟通协调工作，引导媒体客观、公正地报道危机事件，避免不实信息的传播。与相关部门共同采取措施解决危机事件，如处理投诉、召回产品、改进服务等，以实际行动化解危机。5.危机跟踪与反馈在危机处理过程中，持续跟踪危机事件的发展动态，及时调整应对策略。收集公众对危机处理措施的反馈意见，评估危机处理效果。危机处理结束后，对危机事件进行总结分析，总结经验教训，提出改进建议，完善公司/组织的危机管理体系。四、信息管理（一）公关信息收集1.公关专员负责收集与公司/组织相关的内外部信息，包括公司业务动态、行业政策法规、市场竞争情况、媒体报道、公众意见等。2.建立多种信息收集渠道，如内部沟通会议、行业报告、媒体监测工具、社交媒体平台、公众调查问卷等。3.定期对收集到的信息进行整理和分类，形成信息数据库，为公关决策提供数据支持。（二）公关信息发布1.公关信息发布应遵循公司/组织的信息发布制度和流程，确保信息的准确性和一致性。2.新闻稿、声明等重要公关信息需经公关经理审核，重大信息报上级领导审批后发布。3.根据信息的性质和受众特点，选择合适的发布渠道，如公司官网、社交媒体平台、新闻媒体等，确保信息能够及时、准确地传达给目标受众。（三）公关信息保密1.公关部员工应严格遵守公司/组织的保密制度，对涉及公司/组织机密的公关信息予以保密。2.在公关活动策划和执行过程中，对尚未公开的信息严格保密，防止信息泄露造成不良影响。3.对于因工作需要接触到的机密信息，应妥善保管，不得随意传播或用于非工作目的。五、资源管理（一）人力资源管理1.根据公关部工作任务和岗位职责要求，合理配置人员，确保各岗位工作顺利开展。2.定期对公关部员工进行培训和考核，提升员工的专业素养和业务能力。培训内容包括公关理论知识、沟通技巧、媒体关系维护、活动策划等方面。3.关注员工职业发展需求，为员工提供晋升机会和职业发展规划指导，激励员工积极工作，提高工作效率和质量。（二）物力资源管理1.建立公关部物力资源台账，对办公设备、活动物料、宣传资料等物力资源进行详细登记和管理。2.定期对物力资源进行盘点和清查，确保资源的完好性和安全性。3.根据公关活动需求，合理调配物力资源，提高资源利用率，避免浪费。（三）财力资源管理1.公关部年度预算由公关经理负责编制，经上级领导审批后执行。预算内容包括人员费用、活动费用、媒体合作费用、物料制作费用等。2.严格控制公关费用支出，各项费用报销需按照公司/组织的财务制度进行审批，