完善规范采购制度

PAGE完善规范采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在完善公司采购流程，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，满足公司生产经营及业务发展需求。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购人员应秉持诚信原则，与供应商建立良好的合作关系，确保信息真实、交易诚信。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责统筹管理公司的采购工作。采购部门根据业务需求，合理设置岗位，明确各岗位职责。（二）采购部门职责1.制定和完善采购管理制度、流程及相关标准。2.负责供应商的开发、评估、选择、管理及考核工作。3.编制采购计划，根据公司需求下达采购订单，并跟踪订单执行情况。4.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。5.负责采购物资的验收工作，确保物资质量、数量符合要求。6.建立采购档案，妥善保管采购相关文件、资料及记录。7.定期对采购工作进行总结分析，提出改进措施和建议，不断优化采购流程和降低采购成本。（三）其他部门职责1.需求部门根据公司业务发展和实际需求，及时、准确地向采购部门提交采购申请。参与采购过程中的技术、质量等方面的评审工作，提供专业意见和建议。负责对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，协助采购部门做好验收工作。2.财务部门根据采购合同及相关规定，审核采购付款申请，确保付款合规、准确。负责采购成本的核算与分析，提供财务数据支持，协助采购部门控制采购成本。3.质量部门参与采购物资的质量标准制定和供应商质量评估工作。在采购物资到货时，负责按照质量标准进行检验和验收，出具检验报告，对不合格物资提出处理意见。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司年度预算、生产计划、项目需求等，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性进行初步审核。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限规定进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司分管领导或总经理审批。3.对于紧急采购申请，采购部门应在确保合规的前提下，优先处理，并及时向上级领导汇报。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产能力、技术水平、质量控制、价格水平、售后服务等方面的情况，评估其是否符合公司采购要求。2.供应商评估与选择采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类分级管理，建立供应商档案。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰或进行整改。在选择供应商时，采购部门应遵循公平公正原则，采用招标、询价、竞争性谈判等方式，综合比较各供应商的优势，选择最合适的供应商。3.供应商管理采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。定期与供应商沟通，了解其生产经营情况，协调解决合作过程中出现的问题。对供应商的表现进行跟踪评估，根据评估结果决定是否继续合作或调整合作策略。（四）采购执行1.采购部门根据审批通过的采购申请和选定的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。3.如因特殊情况需要变更采购订单，采购人员应及时与需求部门、供应商协商一致，并办理相关变更手续。（五）验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照质量标准对采购物资进行检验和验收，出具检验报告。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.需求部门负责对采购物资的数量、规格型号等进行核对验收，确保物资符合采购申请要求。（六）付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购发票、验收报告等相关凭证，提交至财务部门审核。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应在合同约定的时间内跟踪供应商的供货进度，确保预付款项的合理使用。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.质量风险：供应商提供的物资质量不符合要求，可能影响公司生产经营和产品质量。3.合同风险：采购合同条款不完善、执行过程中出现纠纷等，可能给公司带来经济损失。4.人员风险：采购人员违规操作、受贿等行为，可能损害公司利益。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低采购成本。与供应商签订长期合作协议，锁定价格和供应数量，降低供应短缺风险。拓展供应商渠道，增加供应商选择范围，提高供应保障能力。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的质量检验和验收工作。定期对供应商进行质量评估和培训，督促供应商提高质量管理水平。建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资及时追溯原因，采取相应措施处理。3.合同风险应对加强采购合同管理，制定标准合同模板，确保合同条款合法、合规、完善。在签订合同前，组织相关部门对合同条款进行审核，避免合同漏洞和风险。跟踪合同执行情况，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。4.人员风险应对加强采购人员职业道德教育和业务培训，提高采购人员的法律意识和廉洁自律意识。建立健全采购人员考核机制，对违规行为进行严肃处理。加强内部监督和审计，防范采购人员的舞弊行为。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购订单信息、验收信息、付款信息等。2.通过多种渠道收集信息，如市场调研、供应商反馈、行业报告、网络平台等。（二）采购信息整理与分析1.采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，总结采购工作中的经验教训，发现存在的问题和不足，为采购决策提供数据支持。（三）采购信息共享与利用1.采购信息数据库应实现内部共享，需求部门、财务部门、质量部门等相关部门可根据权限查询和使用采购信息。2.利用采购信息进行采购绩效评估、成本分析、供应商管理等工作，不断优化采购流程和提高采购管理水平。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：实际采购成本与预算成本的对比情况，包括采购价格、运输费用、仓储费用等。2.采购质量：采购物资质量合格率、退货率等指标。3.交货期：供应商按时交货率、交货延迟天数等指标。4.供应商管理：供应商满意度、供应商投诉率等指标。5.采购效率：采购周期、订单处理时间等指标。（二）评估方法1.定期对采购绩效进行评估，采用定量与定性相结合的评估方法。2.收集相关数据和信息，通过数据分析、统计报表、实地考察、供应商反馈等方式进行评估。（三）评估结果应用