规范档案移交管理制度

PAGE规范档案移交管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案移交工作的规范化、标准化，保障档案的完整与安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案形成、整理、保管、移交等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案移交应确保所移交档案内容真实、准确，与实际工作情况相符。2.完整性原则：移交的档案应涵盖公司各项业务活动中形成的具有保存价值的各类文件、资料，保证档案的全面性和系统性。3.规范性原则：档案移交工作应严格按照国家有关法律法规、行业标准以及公司内部规定的程序和要求进行，确保档案整理规范、格式统一。4.及时性原则：各部门应在规定的时间内完成档案的整理和移交工作，不得拖延，以保证档案管理工作的连续性。二、档案移交管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案移交管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门档案移交工作，对移交档案进行审核、验收。3.集中保管公司各类档案，建立健全档案检索体系，便于档案的查询和利用。4.定期对档案移交情况进行总结分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.按照公司档案移交管理制度的要求，按时向档案管理部门移交档案，并办理相关移交手续。3.配合档案管理部门做好档案的审核、验收工作，对存在的问题及时进行整改。（三）档案形成人员职责1.在工作过程中，应及时将形成的各类文件、资料进行整理，确保其符合档案归档要求。2.对所形成档案的真实性、完整性负责，并积极配合部门做好档案移交工作。三、档案移交范围（一）文书档案1.公司发布的各类文件、通知、通报、报告、请示、批复等。2.公司召开的各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部的工作计划、总结、统计报表等。（二）科技档案1.公司科研项目立项、研究、验收等过程中形成的文件、资料，包括项目申请书、可行性研究报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。2.公司工程建设项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件、资料，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、施工组织设计、工程变更记录、工程竣工验收报告等。3.公司设备仪器的购置、安装、调试、运行、维护、报废等环节形成的数据资料，包括设备购置合同、设备清单、操作手册、维修记录、报废申请等。（三）财务档案1.公司的会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.公司的财务预算、决算报告，资金筹集、使用、管理等方面的文件。3.公司的税务申报、缴纳等相关资料。（四）人事档案1.员工的入职、转正、晋升、调动、离职等手续办理过程中形成的文件，如员工登记表、劳动合同、考核评价表、任免文件等。2.员工的教育培训记录、奖惩情况记录等。3.公司人事管理工作中制定的规章制度、工作计划、总结等文件。（五）其他档案1.公司的声像档案，包括照片、录音、录像等，反映公司重大活动、重要事件、生产经营场景等。2.公司的电子档案，包括各类电子文件、数据库等，应按照相关规定进行整理和移交。四、档案移交要求（一）档案整理要求1.各部门应按照国家档案局《归档文件整理规则》等相关标准，对本部门形成的档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作。2.档案应保持齐全、完整，字迹清晰，签署完备，载体和记录方式应符合保管要求。对于破损、褪色、字迹模糊的档案，应进行修复或复制。3.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，同一事由的文件应集中排列在一起。4.编制档案目录，目录应包括文件题名、日期、文号、责任者等项目，便于查找和核对。（二）档案质量要求1.移交的档案应真实反映公司各项业务活动的实际情况，内容准确无误，不得弄虚作假。2.档案应具有完整性，涵盖公司业务活动的各个方面，不得遗漏重要文件和资料。3.档案整理应符合规范性要求，格式统一，装订整齐，编目清晰。（三）档案移交时间要求1.文书档案应在次年上半年完成整理并移交档案管理部门。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成整理并移交。3.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照规定整理成册，在次年上半年移交档案管理部门。4.人事档案应根据员工人事变动情况及时整理，在员工离职后一个月内移交档案管理部门。5.其他档案应根据实际形成情况，按照规定的时间及时移交。（四）档案移交手续要求1.各部门向档案管理部门移交档案时，应填写《档案移交清单》，清单应详细列出移交档案的名称、数量、年度、保管期限等内容。2.移交双方应在《档案移交清单》上签字确认，一式两份，双方各执一份。3.档案管理部门应对移交的档案进行审核、验收，如发现问题应及时通知移交部门进行整改，整改合格后重新办理移交手续。五、档案移交流程（一）准备阶段1.各部门确定档案移交责任人，负责组织本部门档案的整理和移交工作。2.档案移交责任人按照档案整理要求，对本部门档案进行全面梳理，确保档案齐全、完整、准确。3.准备好《档案移交清单》等相关表格和资料。（二）移交阶段1.各部门档案移交责任人将整理好的档案及《档案移交清单》一并提交给档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对档案的数量、质量、整理情况等进行初步审核。3.如发现问题，档案管理部门应与移交部门进行沟通，提出整改意见，移交部门应在规定时间内完成整改。（三）验收阶段1.档案管理部门组织对移交档案进行正式验收，验收人员应包括档案管理部门负责人、专业档案管理人员以及相关业务部门代表。2.验收人员按照档案移交要求，对档案的真实性、完整性、规范性等进行全面检查。3.验收合格后，验收人员在《档案移交清单》上签字确认，档案正式移交档案管理部门保管。（四）归档阶段1.档案管理部门将验收合格的档案按照规定的分类方法和编号顺序进行归档，建立档案检索体系。2.将《档案移交清单》等相关资料进行整理归档，以备查阅。六、档案移交监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案移交监督机制，档案管理部门负责对各部门档案移交工作进行日常监督。2.定期对档案移交情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案移交是否按时进行。2.档案整理是否符合要求，包括分类、编号、装订、编目等。3.档案质量是否符合标准，是否真实、完整、准确。4.档案移交手续是否齐全，《档案移交清单》填写是否规范。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门每年至少组织一次全面的档案移交检查，对各部门档案移交工作进行集中检查和评估。2.不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对部分部门的档案移交情况进行抽查，及时发现和解决问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应下达《档案移交整改通知书》，明确整改要求和期限。2.移交部门应按照整改通知书的要求，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告档案管理部门。3.对整改不力的部门，公司将视情节轻重给予相应的处罚。七、档案移交后的管理与利用（一）档案保管1.档案管理部门应按照国家有关档案保管的规定，为移交档案提供适宜的保管环境，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查、核对，对破损、变质的档案及时进行修复或复制。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的实体安全。（二）档案利用1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、审批程序等。2.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.外单位因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，在档案管理部门指定人员的陪同下查阅。4.档案利用应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、专业档案管理人员以及相关业务部门代表组成，负责对档案鉴定工作进行审核。3.对确无保存价值的档案，应填写《档案销