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文档简介

PAGE规范电话管理制度一、总则（一）目的为加强公司电话使用管理，规范电话使用行为，提高工作效率，确保通讯畅通，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及电信行业相关规定。2.倡导文明、高效、节约的通讯理念。3.确保电话使用服务于公司业务工作，不得用于私人事务。二、电话使用规范（一）公司内部电话1.员工应熟悉公司内部电话号码分布，准确、迅速地拨打电话。2.拨打内部电话时，直接拨打对方分机号码，无需加拨外线号码。3.通话应简洁明了，避免冗长、无关话题，确保重要信息准确传达。4.若遇占线情况，应耐心等待，不得频繁重拨，以免影响他人工作。（二）外部电话1.拨打外部电话前，应确认对方电话号码及通话时间是否合适。2.明确通话目的，组织好语言，提高通话效率。3.如需转接他人，应向转接人员清晰说明转接对象及事由。4.严禁拨打与工作无关的外部电话，如私人聊天、娱乐热线等。（三）紧急电话1.遇紧急情况需拨打紧急电话时，应保持冷静，准确提供关键信息。2.事后应及时向相关部门或领导汇报紧急事件处理情况。三、电话费用管理（一）费用核算1.公司电话费用由行政部门统一负责核算，每月根据实际使用情况进行统计。2.核算范围包括公司内部电话通话费用、外部长途及国际电话费用等。（二）费用控制1.各部门应合理控制电话使用，避免不必要的费用支出。2.行政部门定期对电话费用进行分析，如发现异常高额费用，及时查明原因并采取措施。（三）费用报销1.员工因工作需要产生的电话费用，按照公司报销制度进行申请报销。2.报销时需提供正规发票，并注明通话日期、时长、对方号码等详细信息。四、电话设备管理（一）设备配备1.根据工作需要，为员工配备必要的电话设备，包括固定电话、移动电话等。2.确保电话设备性能良好，通讯畅通，定期进行检查和维护。（二）设备使用1.员工应爱护电话设备，不得擅自拆卸、改装或损坏。2.如发现设备故障，应及时报告行政部门，由专业人员进行维修。（三）设备保管1.员工离职或岗位调动时，应将所使用的电话设备完好归还行政部门。2.行政部门对收回的设备进行检查、清理和入库保管。五、违规处理（一）违规行为界定1.未经许可使用公司电话拨打私人电话。2.因个人疏忽导致电话设备损坏或遗失。3.故意浪费电话费用，如长时间拨打无关电话、恶意占线等。4.违反电话使用规范，影响公司正常通讯秩序。（二）处理措施1.对于首次违规行为，给予口头警告，责令改正。2.多次违规或情节严重的，将视情况给予书面警告、罚款、降职等处理。3.因违规行为给公司造成经济损失的，由责任人承担相应赔偿责任。六、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与更

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