规范软件正化工作制度

PAGE规范软件正化工作制度一、总则（一）目的为加强公司软件正化工作管理，确保公司软件使用符合法律法规和行业标准，保障公司信息安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及软件使用、开发、管理等相关工作的部门和人员。（三）相关定义1.软件正化：指对公司所使用的各类软件进行合规性审查、登记、授权管理等一系列活动，确保软件来源合法、使用合规。2.正版软件：获得软件著作权人合法授权，具有合法版权的软件产品。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保公司软件使用合法合规。2.安全性原则：保障公司信息系统安全稳定运行，防止因软件问题引发安全风险。3.效益性原则：在满足合规要求的前提下，合理控制软件采购成本，提高软件使用效益。二、软件采购与选型（一）需求评估1.各部门根据工作实际需求，填写《软件需求申请表》，详细说明软件功能、使用范围、预计使用人数等信息。2.由信息技术部门对需求进行初步评估，判断是否必要采购新软件，以及现有软件是否能够满足需求。（二）选型标准1.优先选择具有良好口碑、技术实力强、市场占有率高的软件供应商。2.软件应具备合法的版权授权，符合国家相关法律法规要求。3.评估软件的功能适用性、稳定性、易用性、可扩展性等方面，确保能够满足公司长期发展需求。4.参考同行业其他公司的软件使用经验和评价，综合考虑软件性价比。（三）采购流程1.经过需求评估和选型后，由采购部门负责与选定的软件供应商进行商务谈判，签订采购合同。2.采购合同应明确软件的名称、版本、功能、数量、价格、授权方式、售后服务等条款。3.采购部门在签订合同前，需将合同文本提交给法务部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。4.合同签订后，采购部门及时将软件采购情况通知信息技术部门，以便进行后续的安装、配置和使用培训等工作。三、软件使用管理（一）安装与配置1.信息技术部门根据采购合同和软件使用说明，负责软件的安装和配置工作。2.在安装过程中，应严格按照软件安装指南进行操作，确保软件安装正确、运行稳定。3.对软件的初始配置参数进行记录，以便后续维护和管理。（二）使用授权1.公司所使用的软件必须获得合法的授权许可，信息技术部门负责对软件授权情况进行管理。2.对于购买的正版软件，应妥善保存软件授权证书、序列号等相关资料，并建立软件授权台账。3.定期对软件授权情况进行检查，确保软件使用在授权范围内，防止未经授权使用软件的情况发生。（三）使用培训1.信息技术部门负责组织对公司员工进行软件使用培训，确保员工能够熟练掌握软件的操作方法和功能。2.根据软件的复杂程度和使用人员的不同需求，制定相应的培训计划，包括培训内容、培训方式、培训时间等。3.在培训过程中，应注重实践操作，让员工通过实际操作加深对软件的理解和掌握。（四）使用规范1.员工应严格按照软件的使用说明书和公司制定的操作规范使用软件，不得擅自更改软件的设置和功能。2.禁止使用未经授权的盗版软件，不得将公司购买的正版软件用于非公司业务目的。3.对于涉及公司核心业务和敏感信息的软件，应采取必要的安全防护措施，防止信息泄露。四、软件更新与升级（一）更新计划1.信息技术部门应根据软件供应商提供的软件更新信息和公司业务需求，制定软件更新计划。2.软件更新计划应包括更新时间、更新内容、更新方式、可能影响的业务范围等详细信息。3.在制定更新计划时，应充分考虑软件更新对公司现有业务系统的影响，提前做好风险评估和应对措施。（二）更新流程1.在进行软件更新前，信息技术部门应进行全面的测试，确保更新后的软件能够正常运行，不影响公司业务。2.对于涉及重要业务系统的软件更新，应提前通知相关部门和人员，做好数据备份和应急准备工作。3.按照软件更新计划，由信息技术部门负责组织实施软件更新工作，确保更新过程顺利进行。4.更新完成后，对软件进行全面检查和测试，验证更新效果，并及时将更新情况反馈给相关部门和人员。五、软件安全管理（一）安全策略1.信息技术部门应制定软件安全策略，明确软件安全管理的目标、原则和措施。2.软件安全策略应包括用户认证与授权、数据加密、访问控制、安全审计等方面的内容。3.根据软件的特点和公司业务需求，定期对软件安全策略进行评估和调整，确保其有效性和适应性。（二）安全防护措施1.安装必要的杀毒软件、防火墙等安全防护软件，对软件系统进行实时监控和防护。2.定期对软件系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现并处理潜在的安全风险。3.对软件用户的账号和密码进行严格管理，设置强密码要求，并定期提醒用户更换密码。4.加强对软件数据的备份管理，定期备份重要数据，并将备份数据存储在安全的地方，防止数据丢失。（三）安全事件处理1.建立软件安全事件应急响应机制，一旦发生安全事件，能够迅速采取措施进行处理。2.安全事件发生后，信息技术部门应及时进行调查和分析，确定事件的原因、影响范围和损失程度。3.根据安全事件的严重程度，采取相应的处理措施，如修复系统漏洞、恢复数据、加强安全防护等，并及时向上级领导汇报。4.对安全事件进行总结和反思，并采取相应的改进措施，防止类似事件再次发生。六电子软件资产管理（一）资产登记1.信息技术部门负责建立公司电子软件资产台账，详细记录软件的名称、版本、购买时间、授权情况、使用部门等信息。2.对每一项电子软件资产进行唯一标识，以便于管理和查询。3.定期对电子软件资产台账进行更新，确保资产信息的准确性和完整性。（二）资产清查1.每年定期组织对公司电子软件资产进行清查，核实资产的实际情况。2.清查内容包括软件的安装使用情况、授权情况、是否存在闲置软件等。3.根据清查结果，对电子软件资产进行分类整理，对于闲置或不再使用的软件，及时进行处理。（三）资产处置1.对于因不再使用、版本过期、授权到期等原因需要处置的电子软件资产，由信息技术部门提出处置申请。2.处置申请应包括软件资产的基本情况、处置原因、处置方式等内容。3.经公司相关部门审批后，按照规定的处置方式进行处理，如删除、卸载、报废等，并做好相关记录。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对公司软件正化工作进行审计，检查软件采购、使用、管理等环节是否符合本制度要求。2.审计内容包括软件采购合同的合法性、软件授权情况、软件使用规范执行情况、软件安全管理措施等。3.对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）日常检查1.信息技术部门负责对公司软件使用情况进行日常检查，及时发现和纠正违规使用软件的行为。2.日常检查内容包括软件安装情况、授权情况查询、使用记录检查等。3.对于检查中发现的问题，及时通知相关部门和人员进行整改，并记录整改情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用软件的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括警告、罚款、责令整改、解除劳动合同等。3.对于因违规使用软件给公