公司打印机规范制度

PAGE公司打印机规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司打印机的使用，提高打印机的使用效率，确保打印工作的顺利进行，同时节约资源、保护环境，保障公司信息安全。2.适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工使用的打印机设备。3.基本原则高效使用原则：鼓励员工合理安排打印任务，提高打印机的使用效率，减少等待时间和资源浪费。安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，防止打印过程中涉及的公司机密信息泄露。节能环保原则：倡导员工双面打印、按需打印，降低纸张和油墨消耗，减少能源浪费。二、打印机管理职责1.行政部门职责负责公司打印机设备的选型、采购、安装、调试及日常维护管理。制定打印机设备的配置标准和更新计划，确保设备满足公司业务需求。定期检查打印机设备的运行状况，及时安排维修和保养工作，保障设备正常运行。负责打印机耗材（纸张、墨盒、硒鼓等）的采购、库存管理和发放工作。监督和检查各部门打印机的使用情况，对违反本制度的行为进行纠正和处理。2.使用部门职责负责本部门打印机的日常使用管理，指定专人负责打印机的操作和维护。组织本部门员工学习和遵守打印机使用规范，提高员工的节约意识和安全意识。配合行政部门做好打印机设备的定期检查和维修工作，及时反馈设备故障和使用问题。监督本部门员工的打印行为，对不合理的打印需求进行审核和控制。3.员工职责严格遵守本制度及打印机操作规程，正确使用打印机设备。爱护打印机设备，不得随意拆卸、损坏或私自改装打印机。节约使用打印纸张和耗材，提倡双面打印、按需打印，减少不必要的打印浪费。妥善保管个人打印文件，防止丢失或泄露公司机密信息。发现打印机设备故障或异常情况时，及时向本部门负责人或行政部门报告。三、打印机使用规范1.打印申请与审批员工因工作需要打印文件，应先填写《打印申请表》，注明打印文件的名称、内容、份数、用途等信息。部门负责人对打印申请进行审核，对于不必要的打印需求应予以拒绝，并说明理由。涉及公司机密文件的打印申请，需按照公司保密规定进行审批，经授权人员批准后方可打印。2.打印操作流程开启打印机电源，等待打印机自检完成，确保打印机处于正常工作状态。连接电脑与打印机，通过相应的打印驱动程序进行打印机设置，如纸张大小、打印质量、打印方向等。打开需要打印的文件，选择“打印”选项，在打印设置对话框中确认打印份数、打印范围等参数，无误后点击“确定”按钮开始打印。打印过程中，请勿随意中断打印任务或关闭打印机电源，以免造成打印错误或设备损坏。打印完成后，及时取走打印文件，并整理好打印机周围的纸张和杂物。3.双面打印鼓励员工优先采用双面打印方式，以节约纸张资源。在打印设置中选择“双面打印”选项，根据打印机型号和纸张类型进行相应的设置。对于无法自动双面打印的打印机，可先打印奇数页，然后将纸张翻面重新放入打印机，再打印偶数页。4.彩色打印严格控制彩色打印的使用，仅在确实需要彩色效果的情况下进行彩色打印。彩色打印申请需额外注明原因，并经部门负责人审核批准。彩色打印文件应妥善保管，避免因颜色褪色或损坏影响文件的可读性。5.打印机共享如需共享打印机，应确保共享设置正确，其他用户能够正常访问和使用共享打印机。共享打印机的用户应遵守本制度及打印机操作规程，不得擅自更改共享设置或损坏打印机设备。各部门之间如需共享打印机资源，应提前与行政部门沟通协调，经同意后方可进行共享操作。四、打印机维护与保养1.日常维护打印机使用人员应保持打印机清洁，定期清理打印机外部灰尘和杂物，避免灰尘进入打印机内部影响设备性能。每天工作结束后，关闭打印机电源，拔掉电源线，防止打印机长时间通电造成设备老化和能源浪费。定期检查打印机的纸张输送通道，清除纸屑和卡纸等异物，确保纸张能够顺畅输送。注意观察打印机的墨盒、硒鼓等耗材的使用情况，当耗材接近使用寿命时，及时通知行政部门进行更换。2.定期保养行政部门应制定打印机定期保养计划，每季度对打印机进行一次全面保养。定期保养内容包括清洁打印机内部部件、检查打印头、校准打印机等，确保打印机的各项性能指标处于最佳状态。打印机的定期保养工作应由专业维修人员进行，维修人员应做好保养记录，包括保养时间、保养内容、更换的零部件等信息。3.故障维修打印机出现故障时，使用人员应及时停止打印操作，并向本部门负责人或行政部门报告。行政部门接到故障报告后，应及时安排维修人员进行检修，确定故障原因并采取相应的维修措施。在维修打印机时，维修人员应做好维修记录，记录故障现象、故障原因、维修过程及更换的零部件等信息。对于因人为原因造成的打印机故障，维修费用由责任人承担；对于正常损耗或质量问题导致的故障，维修费用由公司承担。五、打印机耗材管理1.耗材采购行政部门应根据打印机的使用情况和耗材库存，定期采购打印机耗材（纸张、墨盒、硒鼓等）。采购耗材时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保耗材的性能和质量符合打印机的要求。建立耗材采购台账，记录耗材的采购日期、供应商名称、规格型号、数量、价格等信息，便于查询和管理。2.耗材库存管理设立专门的耗材仓库，对打印机耗材进行分类存放，确保耗材的存放环境干燥、通风，避免受潮、变质。建立耗材库存管理制度，定期盘点耗材库存，核对库存数量与台账记录是否一致，做到账实相符。对于库存积压的耗材，应及时采取措施进行处理，如调整采购计划、与供应商协商退货等，避免造成资源浪费。3.耗材发放各部门根据工作需要，填写《耗材领用申请表》，注明领用耗材的名称、规格型号、数量等信息，经部门负责人审核签字后，到行政部门领取耗材。行政部门按照申请表的内容发放耗材，并做好发放记录，记录领用部门、领用日期、领用人员、耗材名称、规格型号、数量等信息。对于贵重耗材（如墨盒、硒鼓等），应实行限量领用制度，严格控制领用数量，避免浪费。六、信息安全管理1.数据保密员工在打印涉及公司机密信息的文件时，应严格遵守公司保密规定，确保信息不被泄露。禁止在未经授权的情况下打印公司机密文件，如需打印，应按照公司保密流程进行审批。打印完成后，及时将机密文件妥善保管，不得随意丢弃或在非保密环境下存放。2.防止信息泄露不得在打印机上打印涉及个人隐私或敏感信息的文件，避免因打印机故障或其他原因导致信息泄露。定期清理打印机缓存和临时文件，防止残留信息被他人获取。对于废弃的打印文件，应按照公司文件销毁规定进行处理，确保文件信息彻底销毁。七、违规处理1.违规行为界定未经批准擅自使用打印机设备。违反打印机使用规范，如随意更改打印设置、损坏打印机设备等。浪费打印纸张和耗材，如过度打印、不必要的彩色打印等。泄露公司机密信息，通过打印文件造成信息安全事故。拒绝配合打印机管理工作，如不遵守维修安排、不提供相关信息等。2.违规处理措施对于首次违规行为，给予口头警告，并责令其立即改正。对于多次违规或情节严重的行为，将视情节轻重给予书面警告、罚款、通报批评等处理措施。因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的